Guardar correctamente las facturas no es únicamente una cuestión de organización administrativa. Estos documentos permiten justificar ingresos, gastos, impuestos y numerosas operaciones realizadas por una empresa o autónomo. Además, pueden ser necesarios años después de haber sido emitidos o recibidos si existe una comprobación de la Administración o es necesario acreditar una determinada operación.
Una de las principales dificultades está en que no existe un único periodo aplicable en todas las situaciones. Para determinar el plazo de conservación de facturas en una empresa hay que tener en cuenta la normativa tributaria, las obligaciones mercantiles y determinadas circunstancias que pueden hacer recomendable o necesario conservar algunos documentos durante más tiempo.
Por ello, eliminar automáticamente las facturas una vez transcurridos cuatro años puede ser un error. Analizamos los principales plazos que debe conocer cualquier negocio.
Índice
Por qué es obligatorio conservar las facturas
Las facturas constituyen uno de los principales justificantes de la actividad económica.
Permiten acreditar, entre otras cuestiones:
- Ventas realizadas.
- Servicios prestados.
- Compras.
- Gastos empresariales.
- IVA repercutido.
- IVA soportado.
- Relaciones con clientes y proveedores.
Además, la Administración tributaria puede requerir determinada documentación durante un procedimiento de comprobación.
Una empresa debe ser capaz de localizar los documentos correspondientes y demostrar que los datos incluidos en sus declaraciones tienen respaldo documental.
El plazo fiscal de cuatro años
Uno de los periodos que más se utiliza como referencia es el plazo general de prescripción tributaria de cuatro años establecido por la Ley General Tributaria.
Con carácter general, la Administración dispone de cuatro años para determinar una deuda tributaria mediante la correspondiente liquidación, mientras que también existen plazos de prescripción para otros derechos y acciones tributarias.
Este periodo explica por qué suele recomendarse conservar como mínimo la documentación fiscal durante ese horizonte temporal.
Sin embargo, el cómputo del plazo no debe realizarse simplemente desde la fecha que aparece en cada factura.
Hay que analizar desde cuándo comienza a contar la prescripción de la obligación tributaria relacionada.
¿Entonces basta con guardar las facturas cuatro años?
No necesariamente.
Esta es una de las confusiones más habituales.
Aunque los cuatro años son fundamentales desde el punto de vista tributario, las empresas también están sometidas a obligaciones mercantiles.
El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar determinados libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio durante seis años, contados desde el último asiento realizado en los libros.
Por tanto, al determinar el plazo conservación facturas con criterios fiscales y mercantiles, conviene considerar ambos marcos normativos.
El plazo mercantil de seis años
El plazo de seis años resulta especialmente importante para las empresas.
La obligación mercantil comprende documentación y justificantes relacionados con la actividad empresarial.
Esto significa que una política documental basada exclusivamente en eliminar todos los documentos al alcanzar cuatro años podría no respetar otras obligaciones de conservación.
Por este motivo, muchas empresas establecen periodos internos más amplios para evitar eliminar prematuramente información relevante.
Cuándo puede ser necesario conservar documentos durante más tiempo
Existen situaciones en las que determinados documentos pueden seguir siendo relevantes incluso después de los plazos generales.
Puede ocurrir, por ejemplo, cuando existen operaciones relacionadas con:
- Bienes de inversión.
- Amortizaciones.
- Compensaciones fiscales pendientes.
- Procedimientos administrativos abiertos.
- Inspecciones.
- Operaciones cuyo efecto fiscal se prolonga durante varios ejercicios.
En estos casos resulta especialmente importante no aplicar una política automática de eliminación basada únicamente en la antigüedad de la factura.
Facturas relacionadas con bienes de inversión
Las adquisiciones de bienes de inversión merecen especial atención.
Determinados bienes pueden tener efectos fiscales durante varios ejercicios, especialmente por las reglas de regularización del IVA y por su tratamiento contable o fiscal.
Por ejemplo, la factura de adquisición de un inmueble empresarial puede seguir siendo relevante mucho tiempo después de la compra.
Eliminar este tipo de documentación demasiado pronto podría dificultar la justificación posterior de determinados cálculos o derechos.
Facturas y bases imponibles negativas
También debe prestarse atención a los documentos vinculados con situaciones fiscales que producen efectos durante ejercicios posteriores.
Cuando una empresa dispone de determinados créditos fiscales, deducciones, bases imponibles negativas u otros conceptos pendientes, la Administración puede disponer de facultades de comprobación que hacen especialmente importante conservar la documentación justificativa.
Por ello, una política documental debe considerar no solamente la fecha de la factura, sino también la operación a la que pertenece.
¿Se pueden conservar las facturas digitalmente?
La conservación digital es una solución cada vez más utilizada por empresas y autónomos.
Las facturas electrónicas pueden almacenarse electrónicamente, siempre respetando los requisitos establecidos por la normativa.
La conservación debe garantizar aspectos esenciales como:
- Autenticidad del origen.
- Integridad del contenido.
- Legibilidad.
- Accesibilidad durante el periodo correspondiente.
Esto permite mantener un archivo documental organizado sin depender exclusivamente de carpetas físicas.
¿Qué ocurre con las facturas en papel?
Las empresas que reciben documentación física también deben establecer un sistema adecuado de archivo.
Guardar simplemente las facturas en cajas durante años puede generar problemas.
El papel puede deteriorarse, extraviarse o resultar difícil de localizar.
Además, determinados tickets y documentos impresos en papel térmico pueden perder legibilidad con el paso del tiempo.
Por ello, digitalizar y organizar la documentación puede mejorar considerablemente su conservación, aunque el procedimiento utilizado debe respetar los requisitos legales correspondientes si se pretende sustituir determinados originales.
Cómo organizar un archivo de facturas
Para cumplir adecuadamente el plazo de conservación de facturas mediante un archivo organizado, conviene establecer criterios uniformes desde el principio.
Las facturas pueden clasificarse por:
- Año.
- Periodo.
- Cliente o proveedor.
- Tipo de documento.
- Número de factura.
- Categoría.
- Estado de cobro o pago.
También resulta recomendable separar las facturas emitidas de las recibidas y mantener vinculadas las facturas rectificativas con sus documentos originales.
Qué ocurre con las facturas rectificativas
Las facturas rectificativas forman parte del historial fiscal de una operación.
No deberían conservarse de manera aislada sin posibilidad de identificar el documento que modifican.
Si una factura original es corregida posteriormente, ambos documentos pueden resultar necesarios para comprender el tratamiento aplicado.
Por ello, un buen sistema documental debe permitir consultar fácilmente la relación entre factura original y rectificación.
Errores frecuentes al conservar facturas
Una gestión documental deficiente puede generar dificultades años después.
Entre los errores habituales se encuentran:
Eliminar todas las facturas después de cuatro años
Puede haber obligaciones mercantiles o circunstancias fiscales que exijan conservarlas durante más tiempo.
Guardar documentos sin ningún sistema
La conservación es poco útil si resulta imposible localizar rápidamente una factura concreta.
Depender exclusivamente del correo electrónico
El email no debería convertirse en el único archivo documental de la empresa.
No realizar copias de seguridad
Un fallo informático podría provocar la pérdida de años de documentación.
Guardar documentos ilegibles
La documentación debe poder consultarse adecuadamente durante el periodo de conservación.
Facturas y posibles inspecciones
Durante una comprobación tributaria, la Administración puede solicitar documentación que justifique determinadas operaciones.
Puede ser necesario aportar:
- Facturas emitidas.
- Facturas recibidas.
- Contratos.
- Justificantes de pago.
- Albaranes.
- Registros contables.
- Otra documentación relacionada.
Disponer de un archivo digital correctamente estructurado permite localizar esta información con mucha mayor rapidez.
Cuándo empieza a contar el plazo
Otro error consiste en contar siempre el periodo desde la fecha de emisión de la factura.
El cálculo depende de la obligación que estemos analizando.
Desde el punto de vista tributario, los plazos de prescripción comienzan conforme a las reglas establecidas en la Ley General Tributaria.
En el ámbito mercantil, el Código de Comercio establece su propio criterio respecto de los libros y documentación empresarial.
Por tanto, no debe aplicarse una única fecha automática a todos los documentos.
Cómo establecer una política de conservación documental
Una empresa debería disponer de reglas internas que indiquen qué documentación conservar y durante cuánto tiempo.
Una política adecuada puede establecer:
- Tipos de documentos.
- Fecha de incorporación al archivo.
- Periodo mínimo de conservación.
- Excepciones que requieren periodos superiores.
- Sistema de copias de seguridad.
- Procedimiento de eliminación segura.
Esta planificación evita que cada empleado tome decisiones diferentes sobre qué documentos conservar.
Cómo ayuda un software de facturación
La tecnología facilita considerablemente el archivo documental.
Un software puede permitir:
- Centralizar facturas.
- Buscar documentos por fecha.
- Clasificar clientes y proveedores.
- Mantener históricos.
- Vincular rectificaciones.
- Controlar numeraciones.
- Consultar operaciones antiguas.
Gestionar el plazo conservación facturas dentro de un sistema digital centralizado reduce el riesgo de pérdida documental y facilita recuperar información años después.
Además, evita depender de archivos repartidos entre ordenadores, correos electrónicos y carpetas físicas.
Cómo puede ayudarte Facturalia
Facturalia permite mantener la documentación de facturación organizada desde un único entorno digital.
Centralizar facturas y operaciones facilita consultar históricos, localizar documentos y mantener una mayor trazabilidad sobre la actividad empresarial.
Una buena organización también simplifica la preparación de declaraciones fiscales y permite responder con mayor rapidez cuando es necesario revisar operaciones realizadas en ejercicios anteriores.
Conclusión
No existe un único plazo universal que permita eliminar automáticamente todas las facturas de una empresa. El periodo general de prescripción tributaria de cuatro años es una referencia fundamental, mientras que la normativa mercantil establece un plazo de conservación de seis años para determinados libros, documentación y justificantes empresariales.
Además, algunas operaciones pueden exigir conservar documentos durante periodos superiores debido a sus efectos fiscales o a la existencia de procedimientos pendientes.
Por ello, para cumplir correctamente el plazo conservación facturas según las obligaciones de cada negocio, lo más recomendable es establecer una política documental que tenga en cuenta tanto las normas fiscales como las mercantiles y las particularidades de cada operación.
Digitalizar la documentación permite mantener un archivo más ordenado, accesible y fácil de consultar.
Con Facturalia puedes centralizar tus facturas, organizar la información de clientes y proveedores y mantener un historial documental que facilite la gestión administrativa y fiscal de tu empresa.
