Uno de los mayores temores de los autónomos y pequeños empresarios es descubrir que tienen facturas no declaradas de años anteriores.
Ya sea por un descuido, un error administrativo o la gestión de un asesor anterior, esta situación puede generar incertidumbre y preocupación: ¿qué pasa si Hacienda se da cuenta? ¿Hay sanciones? ¿Se pueden declarar a posteriori?
La buena noticia es que sí existen soluciones.
No todo está perdido, pero actuar con rapidez y conocimiento es fundamental para evitar problemas mayores.
En este artículo, te explicamos paso a paso qué hacer si descubres facturas no declaradas, cómo regularizar tu situación y qué riesgos existen dependiendo del tiempo transcurrido.
Índice
Qué significa tener facturas no declaradas
Cuando hablamos de facturas no declaradas, nos referimos a documentos emitidos o recibidos que no se incluyeron en los modelos tributarios correspondientes (IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades) dentro del plazo legal.
Por ejemplo:
- Emitiste una factura en diciembre de 2023 y olvidaste incluirla en el modelo 303 del cuarto trimestre.
- Recibiste una factura de proveedor en 2022 y nunca la contabilizaste como gasto.
- Emitiste facturas pero no presentaste las declaraciones trimestrales ese año.
En cualquiera de estos casos, se trata de una omisión de ingresos o gastos que puede alterar tus impuestos declarados y, por tanto, tu situación frente a Hacienda.
Cuándo te puedes dar cuenta de que tienes facturas no declaradas
Los motivos por los que aparecen facturas no declaradas pueden ser muy diversos:
- Cambiaste de asesor y hubo un error en el traspaso de información.
- Usabas un sistema manual o desorganizado de facturación.
- No revisaste correctamente tus modelos trimestrales.
- Recibiste tarde una factura o ticket de proveedor.
- Enviabas facturas sin reflejarlas contablemente.
A veces el error se descubre durante una revisión interna, y otras veces es Hacienda quien lo detecta en una comprobación o inspección.
Sea cual sea el caso, lo importante es no ignorar el problema. Cuanto antes actúes, menor será el impacto económico y legal.
Plazo de prescripción: hasta cuándo puede reclamarte Hacienda por facturas no declaradas
El primer punto clave es saber si Hacienda todavía puede reclamarte por esas facturas no declaradas.
El plazo general de prescripción tributaria es de cuatro años desde el último día en que debiste presentar la declaración correspondiente.
Por ejemplo:
Si olvidaste incluir una factura en el cuarto trimestre de 2020 (modelo 303 presentado en enero de 2021), Hacienda puede reclamarte hasta enero de 2025.
Pasado ese plazo, la deuda prescribe y Hacienda ya no puede exigirte el pago del impuesto ni sancionarte. Sin embargo, la prescripción debe cumplirse de forma efectiva (sin requerimientos ni notificaciones intermedias).
Qué pasa si aún estás dentro del plazo
Si descubres que tienes facturas no declaradas dentro de los últimos cuatro años, puedes regularizar voluntariamente tu situación.
Esto te permite corregir los errores antes de que Hacienda te lo exija, evitando sanciones mayores.
A) Si la factura era emitida (ingresos no declarados)
Debes presentar una declaración complementaria del modelo correspondiente:
Modelo 303 (IVA): incluirás el IVA de esa factura en una complementaria del periodo en que se emitió.
Modelo 130 o 131 (IRPF): declararás los ingresos adicionales que omitiste.
Estas declaraciones complementarias se presentan a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, marcando la opción “Declaración complementaria” e indicando el ejercicio y periodo a corregir.
Se aplicará un recargo reducido según el tiempo transcurrido:
- 1% más otro 1% adicional por cada mes de retraso hasta 12 meses.
- A partir del mes 12, recargo fijo del 15% sin sanción ni intereses.
Si presentas la declaración voluntariamente, no se considera infracción y evitarás sanciones.
B) Si la factura era recibida (gasto no declarado)
Si olvidaste contabilizar un gasto, puedes incluirlo en el ejercicio actual siempre que no altere de forma significativa tu resultado fiscal.
No obstante, si el importe es relevante o afecta a ejercicios pasados aún abiertos, conviene modificar la contabilidad y presentar declaraciones complementarias.
Qué pasa si el error y las facturas no declaradas son de hace más de cuatro años
Si tus facturas no declaradas corresponden a ejercicios ya prescritos (más de cuatro años), Hacienda no puede reclamarte ni imponer sanciones.
Aun así, hay matices importantes:
- No podrás deducir el IVA de facturas recibidas fuera del plazo.
- Tampoco podrás modificar tus declaraciones de IRPF o Sociedades de ejercicios prescritos.
- Pero sí puedes conservar esos documentos por si Hacienda revisa la coherencia de tus ingresos actuales.
En estos casos, lo recomendable es regularizar internamente tus registros contables y tener toda la documentación lista para justificar tu actividad en caso de inspección.
Cómo actuar paso a paso con facturas no declaradas
Aquí te dejamos una guía práctica de actuación si detectas facturas no declaradas:
Paso 1 – Localiza todas las facturas afectadas y no declaradas
Revisa tus registros, correos, extractos bancarios y documentos contables. Identifica si se trata de facturas emitidas o recibidas, y a qué periodo corresponden.
Paso 2 – Comprueba si están dentro o fuera del plazo de prescripción
Si tienen menos de cuatro años, puedes regularizar; si tienen más, simplemente organízalas y consérvalas.
Paso 3 – Presenta declaraciones complementarias
Hazlo cuanto antes para reducir recargos. Puedes hacerlo tú mismo o con la ayuda de tu asesor fiscal.
Paso 4 – Ajusta tu contabilidad
Registra correctamente las facturas y sus efectos fiscales.
Si utilizas un programa como Facturalia, podrás automatizar la numeración y sincronizar tus registros con los modelos tributarios.
Paso 5 – Evita repetir el error
Implementa controles y herramientas digitales que te avisen cuando haya facturas pendientes o desajustes en tus declaraciones.
Qué consecuencias puede tener no regularizar las facturas no declaradas
Si decides no declarar las facturas omitidas y Hacienda lo detecta, las consecuencias pueden ser importantes:
- Reclamación de impuestos. Hacienda te exigirá el IVA no declarado y los pagos fraccionados de IRPF omitidos, más los intereses de demora.
- Sanciones económicas. Si considera que hubo ocultación o negligencia, puede aplicar sanciones del 50% al 150% del importe defraudado.
- Pérdida de deducciones. No podrás deducirte el IVA soportado de facturas fuera de plazo ni computar gastos antiguos en ejercicios cerrados.
Por eso, regularizar por iniciativa propia siempre será mejor que esperar a que te requieran.
Qué hacer si Hacienda ya te ha enviado un requerimiento por facturas no declaradas
Si recibes un aviso o requerimiento de la Agencia Tributaria solicitando información sobre tus facturas, lo más importante es responder dentro del plazo (10 días hábiles).
Te pedirán que justifiques:
- Las facturas emitidas y recibidas.
- Extractos bancarios.
- Contratos con clientes o proveedores.
- Libros de registro de IVA o ingresos y gastos.
Si tienes un software como Facturalia, podrás exportar todas tus facturas en segundos y demostrar que estás actuando de buena fe para regularizar tu situación.
Una respuesta ordenada y coherente puede evitar sanciones o reducirlas considerablemente.
Cómo evitar futuras omisiones de facturas
El mejor remedio para los errores con Hacienda es la prevención.
Aquí tienes algunas recomendaciones:
Usa un software de facturación homologado
Aplicaciones como Facturalia te permiten:
- Emitir facturas numeradas y válidas según el reglamento.
- Sincronizar tus ingresos y gastos con tus modelos tributarios.
- Evitar duplicidades o saltos de numeración.
- Tener copias de seguridad automáticas en la nube.
Revisa tus modelos antes de presentarlos
Antes de enviar el modelo 303 o 130, compara los totales con tu listado de facturas del trimestre.
Digitaliza tus documentos
Escanea o sube todas tus facturas recibidas y guarda las emitidas en formato PDF firmado.
Haz un cierre anual interno
Revisa cada año tus cifras de ingresos y gastos para detectar errores antes de la campaña de la Renta.
Forma a tu equipo o colabora con un asesor
Una buena coordinación entre tu negocio, tu asesor y tus herramientas digitales es clave para evitar despistes.
Regularizar con Facturalia: sencillo y seguro
Si tienes facturas no declaradas, la plataforma Facturalia puede ayudarte a regularizarlas fácilmente.
Con su sistema de gestión de facturación en la nube, podrás:
- Importar tus facturas atrasadas.
- Generar informes trimestrales para corregir modelos presentados.
- Revisar el histórico de IVA e IRPF por año.
- Emitir facturas rectificativas si fuera necesario.
Cumplir con el sistema VeriFactu y estar preparado para la factura electrónica obligatoria.
De esta forma, podrás resolver tus errores pasados y mantener tu facturación actual al día, sin miedo a olvidos.
Conclusión Qué hacer con facturas de años anteriores no declaradas
Tener facturas no declaradas no es el fin del mundo, pero ignorar el problema sí puede convertirse en una pesadilla fiscal.
- Si el error es reciente, actúa cuanto antes: presenta declaraciones complementarias y regulariza tu contabilidad.
- Si es antiguo y ha prescrito, organiza tus archivos y evita repetir el fallo.
Recuerda que Hacienda valora la buena fe y la voluntad de regularizar. Y con herramientas digitales como Facturalia, controlar tu facturación y evitar errores humanos es más fácil que nunca.
En resumen:
Detectar a tiempo, regularizar sin miedo y prevenir con orden son las tres claves para no tener problemas con tus facturas, ni ahora ni en el futuro.
