En el día a día de los autónomos, las pymes y las grandes empresas, los documentos comerciales juegan un papel fundamental, entre ellos, dos de los más utilizados son el albarán y la factura, que aunque están estrechamente relacionados, cumplen funciones diferentes.
Comprender su utilidad, sus diferencias y la relación que guardan entre sí es clave para llevar una gestión administrativa ordenada y cumplir con las obligaciones legales.
En este artículo vamos a explicar en detalle qué es un albarán, cuáles son sus características principales, qué papel desempeña en el proceso de compraventa y cómo se vincula con la factura.
Índice
¿Qué es un albarán?
El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un bien o servicio.
En otras palabras, es un justificante de entrega que el proveedor entrega al cliente cuando recibe los productos o servicios contratados.
Se trata de un documento no obligatorio legalmente, a diferencia de la factura, pero de uso muy extendido en las transacciones comerciales.
Sirve para dejar constancia de que el cliente ha recibido lo pactado, en qué cantidad y en qué fecha.
Características principales del albarán
- Un albarán suele incluir:
- Datos del proveedor y del cliente (nombre, CIF/NIF, dirección).
- Número de albarán y fecha de emisión.
- Descripción detallada de los bienes o servicios entregados.
- Cantidades y referencias de los productos.
- Lugar de entrega.
- Firma del receptor como prueba de conformidad.
Importante: El albarán no incluye precios ni impuestos obligatoriamente, aunque algunas empresas sí lo incorporan de forma informativa.
Tipos de albaranes
En la práctica, existen varios tipos de albarán en función de su uso:
Albarán valorado
Incluye el precio de los productos entregados, aunque no sustituye a la factura.
Se utiliza cuando el cliente necesita conocer el valor de la entrega en el momento de recibirla.
Albarán sin valorar
Refleja únicamente la cantidad y la descripción de los bienes entregados, sin incluir precios.
Es el más habitual en operaciones comerciales, especialmente en grandes volúmenes de productos.
Albarán digital
Gracias a la facturación electrónica, los albaranes también pueden generarse y firmarse digitalmente, lo que agiliza la gestión documental y reduce costes administrativos.
Funciones del albarán
El albarán cumple varias funciones relevantes en la relación comercial entre empresas y clientes:
- Justificante de entrega: prueba que el cliente ha recibido lo pactado.
- Herramienta de control interno: permite a la empresa comprobar que se han entregado las cantidades correctas.
- Base para la facturación: en muchos casos, la factura se emite en base a los albaranes acumulados.
- Prevención de conflictos: reduce la posibilidad de reclamaciones posteriores al dejar constancia de la conformidad del cliente.
Diferencia entre albarán y factura
Aunque ambos documentos están relacionados, presentan diferencias esenciales:
| Aspecto | Albarán | Factura |
| Obligatoriedad | No es obligatorio legalmente | Es obligatorio por ley en toda transacción |
| Función principal | Justificar entrega | Justificar y documentar el pago y la operación |
| Contenido | Datos de entrega, productos, cantidades | Datos fiscales, precios, impuestos, totales |
| Valor fiscal | No tiene valor fiscal | Es un documento fiscal y contable |
| Uso | Entregas de mercancías o servicios | Declaración tributaria y contable |
Relación entre albarán y factura
El albarán y la factura están estrechamente relacionados porque, en muchos casos, la factura se emite en base a los albaranes previos.
Por ejemplo, en sectores como la distribución o la construcción, es común que se generen varios albaranes de entrega y, posteriormente, una sola factura que los agrupe.
Ejemplo práctico
Una empresa suministra materiales de construcción en tres entregas distintas a lo largo del mes.
Cada entrega se acompaña de un albarán firmado por el cliente.
A final de mes, el proveedor emite una única factura que incluye los tres albaranes.
De esta forma, el albarán actúa como respaldo de la factura y como prueba en caso de que haya discrepancias.
Importancia del albarán para autónomos y pymes
Aunque no sea un documento obligatorio, el albarán tiene una gran utilidad para autónomos y pymes:
- Ayuda a controlar el stock y las entregas realizadas.
- Facilita la emisión de facturas agrupadas en caso de varios envíos.
- Sirve como prueba en litigios o reclamaciones.
- Mejora la relación con clientes al aportar transparencia en las operaciones.
Aspectos legales y fiscales
Valor probatorio
El albarán firmado por el cliente tiene valor probatorio en un juicio.
Permite demostrar que la mercancía fue entregada en el lugar, la fecha y la cantidad acordada.
Conservación
Aunque no es obligatorio conservarlos a efectos fiscales, es recomendable archivarlos junto con las facturas durante al menos 4 años, coincidiendo con el plazo de prescripción tributaria.
Relación con el SII y VeriFactu
Con el futuro sistema VeriFactu, que digitaliza la facturación desde 2026, los albaranes tenderán a integrarse en sistemas digitales que conecten directamente entregas y facturas.
Digitalización de albaranes
Cada vez más empresas están adoptando sistemas digitales de gestión de albaranes:
- Firma digital del cliente mediante tablet o dispositivo móvil.
- Integración automática con software de facturación, como Facturalia.
- Reducción del papel y mayor eficiencia en los procesos administrativos.
- Trazabilidad completa, vinculando albaranes, facturas y pagos en un mismo sistema.
Esto supone un gran avance para la gestión empresarial, ya que evita errores y agiliza el flujo documental.
Errores comunes al gestionar albaranes
- No numerar los albaranes: dificulta la relación con las facturas posteriores.
- No incluir firma del receptor: resta valor probatorio al documento.
- Confundir albarán con factura: algunos negocios entregan albaranes con precios como si fueran facturas, lo que puede generar errores contables.
- No conservar copias: en caso de reclamaciones, la falta de albarán firmado complica la defensa.
Buenas prácticas en la gestión del albarán y la factura
- Numerar los albaranes y vincularlos a las facturas correspondientes.
- Pedir siempre firma y sello del receptor.
- Digitalizar los albaranes para mayor seguridad.
- Agrupar albaranes por cliente para facturar de manera ordenada.
- Conservar copias en un archivo físico o digital.
Conclusión ¿Qué es un albarán y cómo se relaciona con la factura?
El albarán y la factura son dos documentos distintos pero complementarios.
El albarán actúa como justificante de entrega y respaldo documental, mientras que la factura es el documento fiscal obligatorio que refleja la operación económica.
Para autónomos y pymes, utilizar ambos de manera coordinada permite:
- Mejorar el control de las operaciones.
- Evitar conflictos con clientes.
- Cumplir con la normativa de facturación y tributación.
En un entorno cada vez más digital, integrar albaranes y facturas en un mismo sistema de gestión, como Facturalia, es la clave para garantizar una administración eficiente y sin errores.
