Qué es el número de serie en una factura

El número de serie de una factura es uno de los elementos más importantes dentro del proceso de facturación.

No solo sirve para identificar cada documento de forma única, sino que además es una exigencia legal que garantiza el orden, la trazabilidad y la integridad de tu facturación.

Muchas empresas, autónomos y comercios desconocen la importancia real de este detalle y cometen errores que pueden derivar en sanciones, discrepancias fiscales o problemas de control interno.

Comprender qué es el número serie factura, cómo asignarlo correctamente y qué obligaciones exige la normativa española es fundamental para trabajar de manera profesional y evitar problemas con Hacienda.

En este artículo explicamos todo lo que necesitas saber: su definición, cómo debe estructurarse, cuándo es necesario utilizar varias series diferentes, qué errores evitar y cómo automatizar este proceso con soluciones digitales como Facturalia.

Qué es el número de serie de una factura

El número de serie es un identificador único que permite distinguir una factura del resto.

Se asigna dentro de una serie, que es una secuencia ordenada de documentos que siguen una numeración correlativa.

Cada serie tiene sus propias facturas, empezando por el número 1 o por otro número inicial, pero siempre siguiendo un orden ininterrumpido.

Ejemplo simple:

Serie A: A-0001, A-0002, A-0003…

Serie B: B-0001, B-0002, B-0003…

Cada factura dentro de una serie debe tener un número único, sin saltos injustificados y sin duplicados.

Por qué es obligatorio utilizar un número de serie en la factura

La numeración es obligatoria según la normativa de facturación española (Real Decreto 1619/2012).

Las razones principales son:

Control fiscal

Permite a Hacienda verificar que no se eliminan facturas o se ocultan ingresos.

Orden interno

Garantiza que la empresa lleva un registro claro de todas sus operaciones.

Prevención de fraude

Evita duplicidades y facilita la trazabilidad.

Identificación del documento

Cliente y proveedor pueden localizar fácilmente la factura.

Cumplimiento con VeriFactu y factura electrónica

Los nuevos sistemas antifraude requieren numeraciones claras y correlativas.

En resumen: sin número de serie, la factura no es válida.

¿Qué dice exactamente la ley sobre el número de serie?

La normativa establece que:

Cada factura debe incluir un número y, cuando proceda, una serie.

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.

Pueden existir varias series, pero cada una debe seguir su propio orden.

Las series deben justificarse con criterios objetivos.

No se permiten saltos arbitrarios, reutilizar números o mezclar series sin criterio.

Cómo debe ser la numeración de las facturas

• Única. Cada factura debe tener un número irrepetible dentro de su serie.
• Correlativa. No puede haber saltos ni números inexistentes.
  • Ejemplo incorrecto:
  • A-0001
  • A-0002
  • A-0005 ← Error: faltan A-0003 y A-0004
• Secuencial. Debe seguir un orden natural.
  • Ejemplo correcto:
  • 2025-001
  • 2025-002
  • 2025-003
• Una vez asignado un número, no puede modificarse ni eliminarse.

¿Debe empezar la numeración cada año?

No es obligatorio, pero es muy recomendable por organización.

La ley permite continuar con la numeración indefinidamente, pero la práctica habitual es:

• 2025-001
• 2025-002
• 2025-003

Y al año siguiente:

• 2026-001

Esto facilita el control fiscal por ejercicios.

¿Cuándo es obligatorio disponer de varias series?

La normativa permite y, en algunos casos, obliga a utilizar series diferentes cuando se den determinadas circunstancias.

Facturas rectificativas

Obligatorio usar una serie distinta.

• Ejemplo:
• R-0001
• R-0002

Facturación por diferentes establecimientos o puntos de venta

Si un negocio tiene varias tiendas.

• Ejemplo:
• T1-0001
• T2-0001

Venta online vs factura presencial

Se recomienda separar series.

Facturación de diferentes líneas de negocio

Por ejemplo, servicios y productos.

Facturación en moneda extranjera

Serie independiente para control ordenado.

Facturación automática desde e-commerce

Los plugins generan sus propias series para evitar conflictos.

Facturas simplificadas

También pueden usar series específicas.

Ejemplos reales de series de facturación

Según canal

• Serie F: Facturas estándar
• Serie O: Facturas por tienda online

Según tipo

• Serie R: Facturas rectificativas
• Serie S: Facturas simplificadas

Según ubicación

• MAD-0001
• BCN-0001

Según negocio

• SERV-0001 (Servicios)
• PROD-0001 (Productos)

Cada empresa puede establecer sus series según sus necesidades.

¿Se pueden cambiar las series a mitad de año?

Sí, siempre que haya:

justificación clara,

correspondencia lógica,

orden cronológico,

registro en el libro de facturas.

Por ejemplo, si inicias un e-commerce en junio puedes crear una nueva serie a partir de ese momento.

Qué errores evitar al usar números de serie en tus facturas

• Saltos injustificados en la numeración. Hacienda puede considerarlo sospechoso.
• Duplicar números. Muy grave: invalida el control de ingresos.
• Cambiar números una vez emitidos. Prohibido: la factura ya forma parte del registro legal.
• Mezclar series sin criterio. Debe haber una justificación operativa.
• Empezar la numeración en 0000. No es ilegal, pero poco práctico.
• Numerar manualmente. Error habitual en Excel → provoca duplicidades.

La mejor práctica es usar software automático.

Cómo afecta VeriFactu al número de serie

Con la entrada de VeriFactu, la numeración adquiere aún más importancia porque:

• las facturas se registran con un hash encadenado,
• deben seguir un orden inalterable,
• no se pueden borrar,
• no se pueden rectificar sin emitir una factura rectificativa.

Esto hace indispensable trabajar con software de facturación profesional.

Cómo debe gestionarse el número de serie en e-commerce

Cuando tienes una tienda online, las facturas se generan automáticamente.

Por eso conviene:

• tener una serie específica para ventas online,
• evitar mezclar numeración manual y automática,
• dejar que el software asigna el número correlativo.

Los plugins de Facturalia para WooCommerce, Shopify, Prestashop y Magento generan las series automáticamente.

¿Se puede reiniciar el número dentro de una misma serie?

No, salvo que:

• inicies un nuevo año fiscal,
• cambies de serie,
• modifiques estructura de negocio.

Reiniciar sin motivo puede considerarse una alteración documental.

Cómo elegir la estructura del número de serie

Puedes utilizar diferentes formatos:

Formato simple

• 001
• 002
• 003

Formato con letra o código

• A-001
• F2025-001

Formato con fecha

• 2025-001
• 2025-002

Formato por punto de venta

• PV1-015
• PV2-090

Formato alfanumérico

• FACT-2025-001

Lo importante es la coherencia.

Qué hacer si cometes un error en el número de serie

Nunca borres ni alteres la factura.

Debes emitir una factura rectificativa.

Pasos:

• Emite una factura rectificativa en la serie correspondiente (serie “R”).
• Incluye referencia a la factura original.
• Indica el motivo: error en numeración.
• No elimines la factura original del registro.
• Esto es obligatorio para mantener la trazabilidad.

Cómo gestionar correctamente las series con Facturalia

Facturalia facilita la gestión de series evitando errores que podrían generar problemas fiscales.

Facturalia permite:

• Crear series ilimitadas. Para diferentes líneas de negocio, canales o puntos de venta.
• Numeración automática. Sin duplicados ni saltos.
• Control total de facturas rectificativas. Con su propia serie.
• Integración con e-commerce. Series independientes para WooCommerce, Shopify, Prestashop, Magento.
• Cumplimiento VeriFactu. Registro seguro, hash encadenado y trazabilidad total.
• Cambio de series según necesidad. De forma sencilla y sin romper la correlatividad.
• Informes de facturación por serie. Muy útiles para análisis financiero.

Conclusión Qué es el número de serie en una factura

El número serie factura es un elemento esencial de cualquier documento fiscal, necesario para garantizar el orden, la identificación única y el cumplimiento normativo.

Gestionar correctamente las series y numeraciones evita errores graves, mejora la organización interna y prepara tu negocio para la facturación electrónica y VeriFactu.

Para evitar duplicidades, saltos y problemas en la numeración, lo ideal es utilizar un software profesional como Facturalia, que automatiza todo el proceso y asegura que cada factura esté correctamente registrada y protegida.