La digitalización de la facturación en España ha dado un paso decisivo con la aprobación del sistema VeriFactu y las empresas obligadas a su uso.
Este nuevo marco normativo busca mejorar la transparencia fiscal, combatir el fraude y facilitar la relación de autónomos, pymes y grandes empresas con la Agencia Tributaria.
Uno de los principales interrogantes que surgen es: ¿qué empresas están obligadas VeriFactu y cuándo deberán adaptarse a este sistema?
En este artículo analizaremos en profundidad el alcance de la medida, los plazos de implantación, las obligaciones concretas y cómo preparar tu negocio para cumplir con la normativa.
Índice
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el nombre que se da al sistema de facturación verificada que establece el Real Decreto aprobado en 2024.
Se trata de un modelo de facturación electrónica en el que cada factura emitida por una empresa o autónomo quedará registrada de forma segura, con una huella digital y un formato estandarizado, de modo que la Agencia Tributaria tenga acceso a la información en tiempo real o en plazos muy breves.
El objetivo es claro:
- Garantizar que las facturas no puedan ser alteradas ni eliminadas.
- Reducir la economía sumergida.
- Facilitar la gestión de impuestos como el IVA o el IRPF.
- Promover la digitalización de autónomos y pymes.
¿Qué empresas están obligadas VeriFactu?
El decreto establece que la obligación alcanza a todas las empresas y autónomos que emitan facturas en España, independientemente de su tamaño o sector.
En otras palabras:
- Autónomos: desde un freelance hasta un pequeño comerciante local.
- Pymes: la mayoría de las pequeñas y medianas empresas deberán adaptar sus programas de facturación.
- Grandes empresas: también están incluidas en la obligatoriedad.
- Sociedades y cooperativas: no quedan exentas, aunque tengan regímenes fiscales especiales.
La clave no está tanto en el tipo de negocio como en el hecho de que emita facturas a clientes, ya sean particulares, empresas o administraciones públicas.
Exclusiones y particularidades
Aunque la norma es de aplicación general, existen algunas particularidades:
- Régimen de módulos: aunque los autónomos en módulos no están obligados a presentar IVA de forma trimestral, si emiten facturas deberán hacerlo bajo el sistema VeriFactu.
- Operaciones con consumidores finales: incluso si la factura no es obligatoria, cuando se emite (por ejemplo, un ticket o factura simplificada) también debe cumplir con VeriFactu.
- Negocios sin obligación de facturar: en casos muy concretos, como operaciones exentas de facturación por normativa fiscal, no se aplica la obligación.
En resumen: casi todos los negocios que facturen en España tendrán que integrarse en el sistema.
Calendario de implantación, empresas obligadas en VeriFactu
La aplicación de VeriFactu se hará de forma escalonada para dar tiempo a la adaptación de los distintos actores.
El calendario oficial aprobado establece:
- Julio 2025: los desarrolladores de software de facturación deberán tener sus programas adaptados y homologados. Esto permitirá que las empresas y autónomos dispongan de herramientas compatibles.
- 1 de enero de 2026: las empresas y sociedades estarán obligadas a emitir facturas bajo el sistema VeriFactu.
- 1 de julio de 2026: entrará en vigor la obligación para los autónomos.
Este escalonamiento refleja la complejidad del proceso, ya que afecta a millones de contribuyentes.
Obligaciones concretas de las empresas con VeriFactu
Las empresas obligadas VeriFactu deberán cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales:
- Uso de software homologado: no valdrá cualquier programa de facturación; será obligatorio contar con uno certificado que cumpla con las especificaciones técnicas.
- Registro seguro de facturas: cada factura generará una huella digital o código seguro que garantice su autenticidad.
- Comunicación con la Agencia Tributaria: las facturas deberán remitirse de manera inmediata o en plazos muy cortos a la AEAT.
- Imposibilidad de borrado o manipulación: el sistema debe impedir eliminar o modificar facturas una vez generadas.
- Conservación digital de facturas: todas las facturas deben almacenarse en soporte digital durante el periodo legalmente establecido.
Beneficios esperados para las empresas obligadas en VeriFactu
Aunque la implantación de VeriFactu supone un reto, también trae beneficios para las compañías:
- Mayor seguridad jurídica: al estar las facturas verificadas, se reducen los riesgos de sanciones por errores formales.
- Simplificación en las inspecciones: Hacienda tendrá acceso a la información sin necesidad de requerimientos adicionales.
- Digitalización del negocio: muchas pymes y autónomos darán un salto tecnológico obligado que puede beneficiarles en eficiencia.
- Mejor control financiero interno: disponer de un registro digital estandarizado facilita la gestión contable.
Retos y dificultades de adaptación
No todo es positivo.
La implantación de VeriFactu presenta también retos importantes:
- Costes iniciales: las pymes y autónomos deberán invertir en software homologado.
- Resistencia al cambio: muchos negocios pequeños aún trabajan con sistemas manuales o muy básicos.
- Formación necesaria: será imprescindible capacitar a los equipos para manejar las nuevas herramientas.
- Dependencia tecnológica: los fallos en el sistema pueden dificultar la facturación.
Ejemplo práctico de empresas obligadas en VeriFactu
Supongamos una pyme de servicios de consultoría en Madrid con 12 empleados.
A partir del 1 de enero de 2026, todas sus facturas a clientes nacionales e internacionales deberán emitirse mediante un programa homologado VeriFactu.
Cada factura llevará un código seguro y será enviada automáticamente a Hacienda.
La empresa ya no podrá emitir facturas manuales en Excel ni manipular borradores antiguos.
El gestor podrá acceder a todos los registros de facturación desde la nube y preparar las declaraciones con información verificada.
Consecuencias de no cumplir con VeriFactu
Las sanciones por incumplimiento pueden ser relevantes:
- Multas económicas por cada factura no emitida conforme al sistema.
- Riesgo de inspección al detectarse incoherencias en la facturación.
- Pérdida de deducciones fiscales si las facturas no cumplen con los requisitos legales.
Esto convierte la adaptación a VeriFactu en una prioridad estratégica para cualquier empresa.
Recomendaciones para prepararse, empresas obligadas en VeriFactu
Para afrontar este cambio con éxito, las empresas obligadas VeriFactu deberían:
- Revisar sus sistemas actuales de facturación y evaluar si cumplen con la nueva normativa.
- Contactar con desarrolladores de software para conocer las soluciones homologadas.
- Formar al personal administrativo y contable en el uso del nuevo sistema.
- Planificar la transición antes de la fecha límite, evitando dejarlo para el último momento.
- Consultar con la asesoría fiscal para resolver dudas específicas.
Conclusión ¿Qué empresas están obligadas a usar VeriFactu?
El sistema VeriFactu marca un antes y un después en la forma en que empresas y autónomos deben emitir facturas en España.
La respuesta a la pregunta “qué empresas están obligadas VeriFactu” es clara: prácticamente todas aquellas que emitan facturas en el país, desde grandes compañías hasta autónomos individuales.
El calendario ya está fijado y no deja margen a la improvisación: enero de 2026 para empresas y julio de 2026 para autónomos.
Adaptarse a tiempo no solo evitará sanciones, sino que también permitirá beneficiarse de una facturación más segura, eficiente y digital.
En definitiva, VeriFactu no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para modernizar los procesos de facturación y llevar a las empresas españolas a un nivel superior de competitividad.
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