En este artículo, analizamos qué diferencia a una factura legal de una informal, cómo identificar cada una, las consecuencias de trabajar con facturas no válidas y qué herramientas te ayudan a mantenerte siempre dentro de la ley.
En el mundo de los autónomos y las pequeñas empresas, la palabra factura puede parecer algo rutinario, pero detrás de cada documento hay un conjunto de normas legales, obligaciones fiscales y consecuencias que marcan la diferencia entre hacerlo bien o mal.
Emitir una factura legal no es solo una formalidad: es la garantía de que tu negocio opera dentro del marco jurídico correcto, cumple con la Agencia Tributaria y protege tanto a quien vende como a quien compra.
Por el contrario, emitir o recibir una factura informal —aquella que no cumple los requisitos legales o no se declara— puede traer serios problemas, desde sanciones económicas hasta la pérdida de derechos fiscales.
Índice
Qué es una factura legal, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
Una factura legal es un documento mercantil emitido conforme al Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y que refleja una operación real entre un emisor y un cliente, cumpliendo con todos los requisitos fiscales y contables exigidos por la Agencia Tributaria.
Su función principal es declarar y justificar un ingreso o gasto, permitiendo a ambas partes deducir el IVA (si procede) y reflejar correctamente la operación en sus libros contables.
Para que una factura sea legal, debe cumplir tres condiciones esenciales:
- Identificar correctamente a ambas partes: el emisor (autónomo o empresa) y el receptor (cliente o empresa).
- Cumplir los requisitos formales: número correlativo, fecha, descripción del servicio o producto, base imponible, impuestos aplicables y total.
- Estar declarada ante Hacienda: incluida en los modelos tributarios correspondientes (303, 130, 347, etc.).
Cumplir estos tres puntos convierte una factura en válida, legal y deducible.
Qué es una factura informal, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
Una factura informal (también conocida como “factura falsa”, “no registrada” o “en negro”) es aquella que no cumple las normas del reglamento de facturación o no se declara fiscalmente.
Esto puede ocurrir de varias formas:
- Se emite una factura sin incluirla en los modelos de IVA o IRPF.
- Se hace un documento sin número o con datos incompletos.
- No se cobra IVA cuando corresponde.
- Se falsea el importe, el NIF o el concepto.
- Directamente, se realiza la operación sin emitir factura.
En todos estos casos, se trata de una factura informal o irregular, y Hacienda la considera inexistente a efectos legales.
Diferencia clave entre una factura legal y una informal
A continuación, te mostramos las principales diferencias entre ambos tipos de facturas:
Concepto | Factura legal | Factura informal |
Registro ante Hacienda | Declarada en los modelos fiscales (303, 130, etc.) | No se declara o se omite |
Numeración | Correlativa, única y sin saltos | Sin numeración o repetida |
Datos fiscales | Incluye NIF, domicilio y razón social de emisor y cliente | Datos incompletos o falsos |
IVA e IRPF | Aplicados correctamente según ley | No se aplican o se omiten |
Formato | Cumple el Reglamento de Facturación | Documento incompleto o improvisado |
Validez legal | Totalmente válida y deducible | No tiene validez fiscal |
Riesgos | Ninguno si se cumple la normativa | Multas, sanciones y pérdida de deducciones |
Como se observa, la diferencia entre factura legal e informal no es solo administrativa, sino que marca la línea entre la legalidad y la irregularidad fiscal.
Qué consecuencias tiene emitir o recibir una factura informal
Las consecuencias pueden ser graves tanto para el emisor como para el receptor de una factura informal.
Para el emisor:
- Multas y sanciones económicas: Hacienda puede imponer sanciones del 50% al 150% del importe defraudado.
- Pérdida de deducciones: no podrás deducir los gastos ni justificar ingresos.
- Inspección fiscal: un patrón de irregularidades puede derivar en una revisión completa de tus cuentas.
- Delito fiscal: si las cantidades ocultadas superan los 120.000€ anuales, se considera delito, con posibles penas de prisión.
Para el receptor:
- No deducibilidad del IVA: no podrá recuperar el IVA de esa factura.
- No justificación del gasto: no podrá incluirlo en sus cuentas ni deducirlo en el IRPF o Sociedades.
- Riesgo compartido: Hacienda puede exigirle el IVA no ingresado al emisor.
En resumen: usar facturas informales es un riesgo que no compensa.
Requisitos para que una factura sea completamente legal, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
Para evitar confusiones, repasemos los elementos obligatorios que debe incluir una factura legal según la normativa vigente:
Número y serie de factura.
Debe ser correlativo y sin saltos. Si usas varias series (por ejemplo, por años o clientes), deben estar justificadas.
Fecha de emisión.
El día en que se emite la factura, que no tiene por qué coincidir con la fecha del servicio.
Datos completos del emisor y del cliente.
- Nombre o razón social
- NIF o CIF
- Domicilio fiscal
- Descripción de la operación.Indicar claramente el servicio prestado o producto vendido.
- Base imponible, tipo impositivo e importe del IVA.Por ejemplo:
- Base imponible: 1.000€
- IVA (21%): 210€
- Total: 1.210€
- Retención de IRPF (si procede). En algunos casos (profesionales autónomos), debe aplicarse la retención correspondiente.
- Importe total. Suma de todos los conceptos con los impuestos aplicados.
- Mención especial (si aplica). Por ejemplo, “Operación exenta de IVA” o “Inversión del sujeto pasivo”.
Cumplir estos puntos garantiza que tu factura sea legal, válida y deducible tanto para ti como para tu cliente.
Cómo identificar si una factura que recibes es informal, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
Si eres autónomo o pyme y recibes facturas de proveedores, también debes comprobar que sus documentos cumplen la ley, ya que una factura incorrecta puede perjudicarte en tus declaraciones.
Revisa lo siguiente:
- Que tenga número de factura y fecha.
- Que incluya NIF válido del proveedor.
- Que se detallen correctamente los conceptos y el IVA.
- Que el importe total esté bien calculado.
- Que no haya tachones o manipulaciones.
Si algo te parece sospechoso —por ejemplo, una factura sin número o sin IVA cuando debería tenerlo—, no la contabilices y pide una rectificación.
Cómo regularizar una factura informal
Si te das cuenta de que has emitido o recibido una factura informal, lo mejor es regularizar cuanto antes.
La forma de hacerlo dependerá del caso:
Si la factura fue emitida pero no declarada:
Debes presentar una declaración complementaria del modelo 303 (IVA) y del 130 (IRPF) si procede.
De esta manera, pagarás los impuestos pendientes con un recargo reducido, pero evitarás sanciones mayores.
Si la factura tiene errores formales:
Puedes emitir una factura rectificativa para corregir los datos erróneos (NIF, base imponible, tipo de IVA, etc.).
La rectificativa anula la anterior y sustituye su valor fiscal.
Si recibiste una factura informal:
Solicita al proveedor que la rehaga correctamente y emita una versión válida con todos los requisitos legales.
Ejemplos prácticos, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
Ejemplo 1: Factura legal
- Factura nº 2025/001
- Emisor: Taller Mecánico López, CIF B12345678
- Cliente: Juan Pérez, NIF 12345678A
- Servicio: Reparación de vehículo
- Base imponible: 300€
- IVA (21%): 63€
- Total: 363€
- Fecha: 10/01/2025
✅ Esta factura cumple todos los requisitos y es totalmente deducible.
Ejemplo 2: Factura informal
- Documento: “Recibo por reparación de coche”
- Total: 300€
- Sin NIF, sin número, sin IVA
No es una factura legal. No se puede declarar ni deducir.
Cómo evitar problemas con la facturación
Para mantener tus facturas siempre legales y evitar errores, sigue estos consejos:
Usa un software de facturación confiable.
Plataformas como Facturalia te ayudan a emitir facturas numeradas, con todos los datos requeridos y preparadas para los nuevos sistemas VeriFactu y factura electrónica obligatoria.
Revisa cada factura antes de enviarla.
Asegúrate de que los datos fiscales y los importes sean correctos.
Evita hacer “recibos manuales” o notas de cobro.
Aunque parezcan prácticas, no tienen validez legal.
Lleva un control mensual de tus declaraciones.
Así evitarás saltos o facturas no declaradas.
Digitaliza y guarda copias de tus facturas.
Hacienda puede requerirlas hasta cuatro años después.
La importancia de la legalidad en la relación con tus clientes, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
Emitir facturas legales no solo te protege frente a Hacienda, sino que genera confianza con tus clientes y proveedores.
Las operaciones formales reflejan profesionalidad, transparencia y seriedad, valores esenciales para crecer de forma sostenible.
Una factura legal es también una prueba de la transacción comercial, necesaria para:
- Reclamar pagos.
- Justificar subvenciones.
- Solicitar financiación.
- Demostrar ingresos ante la Seguridad Social.
Por el contrario, trabajar con facturas informales puede destruir tu reputación profesional y cerrarte oportunidades de negocio.
Conclusión: la línea entre lo legal y lo arriesgado, ¿Qué diferencia a una factura legal de una informal?
La diferencia entre una factura legal y una informal no está en el formato del documento, sino en el cumplimiento de la ley.
Una factura legal garantiza orden, transparencia y tranquilidad ante Hacienda.
Una factura informal, en cambio, puede parecer una solución rápida, pero tarde o temprano genera problemas fiscales, sanciones y pérdida de credibilidad.
Hoy más que nunca, con la llegada de VeriFactu y la factura electrónica obligatoria, la digitalización de la facturación es una oportunidad para profesionalizar tu gestión y evitar errores.
Y si quieres hacerlo fácil, herramientas como Facturalia te permiten emitir facturas 100% legales, gratuitas y adaptadas a la normativa vigente, para que tu negocio esté siempre en regla.
En definitiva:
La factura legal es tu mejor defensa frente a Hacienda y tu mejor carta de presentación frente a tus clientes.
