La facturación y el RGPD son de los procesos administrativos más sensibles de cualquier negocio, ya sea una pyme, un autónomo o una gran empresa.
En cada factura se incluyen datos personales que permiten identificar a un cliente: nombre, dirección, DNI o CIF, email y, en algunos casos, incluso información adicional relacionada con el método de pago o el servicio contratado.
Por ello, la relación entre facturación RGPD es muy estrecha, ya que este tipo de datos está protegido por la normativa europea de protección de datos.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece obligaciones estrictas para todas las empresas que tratan información personal.
Emitir, almacenar o enviar facturas implica recopilar y gestionar datos personales, lo que convierte la facturación en un tratamiento sujeto a la normativa.
Incumplirla puede acarrear sanciones económicas, pérdida de reputación y problemas legales.
En este artículo te explicamos de forma sencilla cuáles son las obligaciones del RGPD en la facturación, qué datos personales se manejan, cómo deben protegerse, cuáles son los derechos del cliente y cómo implementar un sistema seguro y legal con herramientas como Facturalia.
Índice
Por qué el RGPD afecta directamente a la facturación
Toda factura contiene datos personales del cliente.
Aunque algunos negocios creen que solo manejan información técnica o comercial, la realidad es que una factura incluye información identificable, por lo que entra de lleno en la categoría de datos personales protegidos por el RGPD.
Entre los datos que suelen aparecer se encuentran:
- nombre y apellidos,
- DNI o NIF,
- dirección postal,
- correo electrónico,
- teléfono,
- datos del producto o servicio adquirido,
- fecha y forma de pago,
- información fiscal,
- historial de facturación.
El RGPD se aplica siempre que una empresa “trate” datos personales, es decir:
- recopile,
- registre,
- organice,
- almacene,
- modifique,
- consulte,
- utilice,
- conserve,
- elimine
información identificable sobre una persona física.
Esto incluye todos los pasos de la facturación: creación, envío, archivo, gestión de cobros y cualquier acceso posterior.
Qué obligaciones establece el RGPD en la facturación
Las obligaciones del RGPD para la facturación son claras y afectan a todos los negocios, independientemente de su tamaño.
A continuación, analizamos las principales.
Informar al cliente del tratamiento de sus datos
Antes de emitir una factura, debes informar al cliente de:
- la identidad del responsable del tratamiento,
- la finalidad del tratamiento (emisión y gestión de facturas),
- la base legal (obligación contractual y obligación fiscal),
- el tiempo de conservación,
- sus derechos como interesado,
- cómo puede ejercerlos,
y si habrá cesión a terceros (por ejemplo, asesoría o software de facturación).
Esto suele hacerse mediante:
- política de privacidad,
- cláusula informativa en el contrato,
- texto en el propio pie de factura.
Base legal para emitir facturas y cumplir con la RGPD: obligación contractual y legal
El RGPD exige que todo tratamiento tenga una base legal.
En el caso de la facturación, existen dos:
a) Obligación contractual
Emitir una factura forma parte del contrato entre el negocio y el cliente.
b) Obligación legal
La ley obliga a emitir y conservar facturas durante un periodo determinado (en España, mínimo 4 años).
Por tanto, no se necesita consentimiento del cliente para emitir una factura, lo cual es un error común.
Minimización de datos: solo los necesarios
No se debe incluir más información de la necesaria en una factura.
Por ejemplo, no se debe añadir:
- datos sensibles,
- información personal no requerida legalmente,
- detalles innecesarios sobre el cliente.
Cuanta menos información adicional, menos riesgos de privacidad.
Seguridad en el almacenamiento de facturas
El almacenamiento debe cumplir con criterios estrictos de seguridad:
- cifrado de los datos,
- acceso restringido,
- backups seguros,
- registros de acceso,
- sistemas que garanticen la integridad (como VeriFactu),
- almacenamiento en servidores dentro de la UE o con garantías equivalentes.
Conservar facturas en papel o en carpetas desprotegidas es un riesgo importante.
Control de acceso y confidencialidad
El RGPD exige que los datos personales estén protegidos contra accesos no autorizados.
Esto implica:
- limitar quién dentro de la empresa puede ver las facturas,
- proteger los dispositivos con contraseñas y doble verificación,
- contar con software seguro,
- evitar envíos a correos incorrectos o no corporativos.
Envío seguro de facturas
Enviar facturas por correo electrónico también implica tratamiento de datos.
Buenas prácticas:
- utilizar correos corporativos,
- no enviar facturas a emails erróneos,
- añadir avisos de confidencialidad,
- evitar adjuntar facturas abiertas sin protección si contienen información sensible,
- evitar el uso de archivos editables.
Lo ideal es enviar facturas PDF generadas automáticamente por el sistema de facturación.
Conservación y eliminación de facturas
El plazo mínimo legal de conservación es de 4 años (por normativa tributaria).
Pero el RGPD exige:
- no conservarlos más tiempo del necesario,
- destruirlos de forma segura cuando ya no se utilicen,
- impedir que queden copias duplicadas o descontroladas.
Subcontratación con proveedores: el software de facturación también debe cumplir RGPD
Si usas un programa de facturación, este es un encargado del tratamiento y debe cumplir el RGPD.
Debes asegurarte de que:
- ofrece contrato de tratamiento de datos,
- utiliza servidores seguros,
- cumple la normativa europea,
- tiene medidas de seguridad adecuadas.
Facturalia, por ejemplo, cumple con todas las obligaciones del RGPD y VeriFactu.
Qué derechos tiene el cliente respecto a sus datos de facturación y el RGPD
El RGPD otorga varios derechos al cliente, incluso cuando sus datos están incluidos en facturas.
Los más importantes son:
Derecho de acceso
El cliente puede solicitar copia de todas las facturas emitidas con sus datos.
Derecho de rectificación
Si sus datos están mal, deben corregirse mediante factura rectificativa.
Derecho de supresión
No aplica mientras exista obligación legal de conservar las facturas.
Derecho a la limitación del tratamiento
Puede pedir que no se utilicen sus datos para finalidades no relacionadas con la facturación.
Derecho de oposición
No aplica a datos necesarios para obligaciones legales.
Derecho a la portabilidad
En ciertos casos, puede solicitar que sus datos se entreguen en formato interoperable.
Errores comunes al aplicar el RGPD en la facturación
Estos son los fallos más habituales:
- Guardar facturas en carpetas sin seguridad. Alta probabilidad de acceso no autorizado.
- Enviar facturas por canales poco seguros. Mensajería instantánea, apps personales, etc.
- Incluir datos innecesarios en la factura. Cuanta más información, más riesgos.
- No proteger los dispositivos donde se almacenan facturas. Contraseñas débiles, ordenadores compartidos, etc.
- Usar software no homologado ni compatible con RGPD. Riesgo de pérdida o fuga de datos.
Cómo garantizar el cumplimiento RGPD en tu facturación
A continuación, las mejores prácticas para asegurar que tu proceso de facturación cumple con el RGPD.
Utilizar software de facturación seguro y certificado
El sistema debe ofrecer:
- cifrado,
- trazabilidad,
- almacenamiento seguro,
- acceso restringido,
- copias automáticas,
- control de permisos.
Facturalia es un ejemplo de plataforma que cumple con estas garantías.
Evitar herramientas manuales como Excel o plantillas sin control
Son inseguras y fáciles de perder o duplicar.
Establecer políticas internas de privacidad
Debe definirse:
- quién puede acceder a las facturas,
- cómo se conservan,
- cómo se destruyen,
- cómo se gestionan las solicitudes de los clientes.
Automatizar el proceso de envío
El envío automático desde la plataforma evita errores y accesos no autorizados.
Implementar autenticación de dos factores
Añade una capa extra de seguridad.
Formar a los empleados
Todos deben conocer las normas básicas del RGPD.
Cómo ayuda Facturalia a cumplir el RGPD en la facturación
Facturalia está diseñada para cumplir con el RGPD desde su base tecnológica.
Ofrece:
- Almacenamiento seguro en la nube. Con cifrado y acceso controlado.
- Copias automáticas. Evita pérdida de información.
- Trazabilidad y cumplimiento VeriFactu. Registros inalterables.
- Envío seguro de facturas. Sin depender de email manual.
- Control de permisos. Solo quien debe ver facturas accede a ellas.
- Integración con tiendas online. El flujo completo se gestiona automáticamente.
- Firma digital. Mayor seguridad documental.
En definitiva, facilita que cualquier negocio cumpla plenamente con la normativa.
Conclusión Facturación y RGPD: protección de datos del cliente
La relación entre facturación RGPD es clave en cualquier empresa.
La facturación incluye datos personales protegidos, por lo que debe gestionarse con medidas de seguridad adecuadas, procesos claros y herramientas certificadas.
Cumplir con el RGPD no solo evita sanciones, sino que mejora la confianza con clientes y profesionaliza tu negocio.
Usar un software seguro como Facturalia permite automatizar procesos, garantizar trazabilidad, proteger la información y cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la protección de datos.
