La transformación digital de la facturación está introduciendo importantes cambios para empresas y autónomos en España. Dos conceptos aparecen constantemente cuando se habla de estas novedades: la factura electrónica y VeriFactu. Aunque están relacionados con la digitalización, no son lo mismo ni responden exactamente a la misma obligación.
Comprender la diferencia entre factura electrónica y VeriFactu resulta fundamental para preparar correctamente los sistemas administrativos de cualquier negocio. La factura electrónica se centra principalmente en el formato y el intercambio digital de las facturas, mientras que la normativa de los sistemas informáticos de facturación regula cómo determinados programas deben generar y conservar los registros asociados a la facturación. VeriFactu es una de las modalidades previstas dentro de este segundo ámbito.
Además, los calendarios y sujetos afectados pueden ser diferentes, por lo que conviene evitar tratar ambas obligaciones como si fueran un único cambio normativo.
Índice
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es una factura expedida y recibida en formato electrónico que debe cumplir los requisitos legales correspondientes.
La digitalización de este documento permite automatizar numerosos procesos relacionados con su emisión, recepción, registro y tratamiento.
En España, la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, amplió el marco de la factura electrónica entre empresarios y profesionales. Su desarrollo reglamentario es determinante para concretar aspectos técnicos y el calendario efectivo de la obligación general B2B.
Por tanto, no debe confundirse el avance hacia la factura electrónica obligatoria entre empresas con la normativa específica que regula los sistemas informáticos utilizados para facturar.
Qué es VeriFactu
VeriFactu está relacionado con el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que establece requisitos para determinados sistemas y programas informáticos que soportan procesos de facturación.
Estos sistemas deben garantizar características como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Dentro de este marco existen dos modalidades: los sistemas VERI*FACTU, que remiten automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, y los sistemas que no realizan esa remisión automática pero deben cumplir requisitos adicionales para garantizar la conservación e inalterabilidad de sus registros. La elección entre ambas modalidades es voluntaria para el contribuyente cuando se encuentra dentro del ámbito del reglamento.
Por tanto, decir simplemente que “VeriFactu es la nueva factura electrónica” no sería correcto.
La principal diferencia entre ambos conceptos
La forma más sencilla de entenderlo es analizar qué regula cada uno.
La factura electrónica se refiere al documento y a su intercambio electrónico entre las partes.
VeriFactu, en cambio, es una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación regulados por el Real Decreto 1007/2023.
Por ello, al estudiar la diferencia factura electrónica VeriFactu dentro de la digitalización empresarial, debemos separar dos cuestiones: cómo se genera y transmite una factura electrónica y cómo debe funcionar el sistema informático utilizado para registrar determinadas operaciones de facturación.
Son ámbitos relacionados, pero jurídicamente diferentes.
¿VeriFactu obliga a emitir todas las facturas electrónicamente?
No debe interpretarse de esa manera.
Las obligaciones derivadas del Reglamento de sistemas informáticos de facturación y las relacionadas con la factura electrónica B2B tienen marcos normativos distintos.
Un sistema adaptado a los requisitos del Real Decreto 1007/2023 debe generar los registros de facturación exigidos y garantizar sus características técnicas.
Además, las facturas generadas mediante los sistemas afectados incorporan determinados elementos establecidos por la normativa, como la información asociada al código QR. Cuando se utiliza la modalidad VERI*FACTU, también debe incluirse la indicación correspondiente.
Esto no convierte automáticamente todos esos documentos en una factura electrónica estructurada B2B.
¿Todas las facturas electrónicas son VeriFactu?
Tampoco.
Una factura puede ser electrónica y encontrarse dentro de un proceso de intercambio digital sin que ambos conceptos puedan utilizarse como sinónimos.
La diferencia entre factura electrónica y VeriFactu en la práctica está precisamente en que una expresión describe principalmente una forma de emitir e intercambiar documentos y la otra identifica una modalidad de cumplimiento de los requisitos aplicables a determinados sistemas informáticos de facturación.
Esta distinción es especialmente importante cuando una empresa está seleccionando o actualizando su software.
Qué son los registros de facturación
Una de las claves para comprender VeriFactu está en los registros.
Los sistemas informáticos afectados deben generar registros de facturación siguiendo las especificaciones establecidas por la normativa.
El objetivo es evitar que la información pueda modificarse o eliminarse sin dejar la trazabilidad correspondiente.
Esto supone un cambio importante frente a determinados sistemas tradicionales en los que era posible editar o eliminar operaciones con mayor libertad.
La Agencia Tributaria explica que estos sistemas deben generar registros en un formato seguro y normalizado y mantener su integridad.
VeriFactu y el envío de información a Hacienda
Otro punto que suele provocar confusión es la transmisión de información.
En la modalidad VERI*FACTU, los registros generados se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria.
Sin embargo, el reglamento también contempla sistemas que no realizan esa remisión automática. Estos deben cumplir las condiciones establecidas para garantizar que los registros permanezcan íntegros e inalterados.
Por tanto, no es correcto afirmar que cualquier software adaptado al Reglamento debe enviar automáticamente todas las facturas a Hacienda.
Hay que distinguir la modalidad utilizada.
Qué información incorpora el código QR
La normativa de desarrollo establece determinados elementos adicionales en las facturas generadas por los sistemas afectados.
Entre ellos se encuentra el código QR.
En las facturas expedidas mediante sistemas VERIFACTU debe aparecer además la expresión que identifica que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT o la indicación “VERIFACTU”.
Cuando se trata de una factura electrónica estructurada, la normativa contempla que la URL asociada al QR pueda incorporarse como un campo independiente, sin necesidad de representar gráficamente el propio código QR.
Cuándo será obligatorio adaptar los sistemas
El calendario de VeriFactu ha experimentado modificaciones, por lo que es importante utilizar las fechas actualmente vigentes.
Tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
Para el resto de obligados incluidos en el ámbito correspondiente, entre ellos los autónomos afectados, el plazo se extiende hasta antes del 1 de julio de 2027.
Estas fechas se refieren a la adaptación de los sistemas informáticos de facturación y no deben utilizarse automáticamente como calendario de la factura electrónica B2B.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?
La Ley Crea y Crece estableció la extensión de la factura electrónica a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Sin embargo, su aplicación efectiva depende del desarrollo reglamentario y de los plazos previstos legalmente a partir de ese desarrollo.
Por ello, una empresa que planifique su transformación digital debe consultar el estado normativo vigente en cada momento y no asumir que el calendario de VeriFactu determina también el de la factura electrónica B2B.
Esta separación de calendarios es especialmente relevante para evitar inversiones o cambios realizados a partir de fechas incorrectas.
Diferencias esenciales entre factura electrónica y VeriFactu
Podemos resumir las principales diferencias de la siguiente manera:
Aspecto | Factura electrónica | VeriFactu |
Concepto principal | Factura en formato electrónico | Modalidad de sistema informático de facturación |
Objetivo | Digitalizar el intercambio y tratamiento de facturas | Garantizar trazabilidad e integridad de registros y remitirlos a la AEAT |
Ámbito | Facturación electrónica, especialmente B2B en el nuevo marco | Sistemas informáticos incluidos en el RD 1007/2023 |
Envío a AEAT | No define por sí mismo VeriFactu | Sí, los registros se remiten automáticamente en modalidad VERI*FACTU |
Código QR | Depende del marco aplicable | Forma parte de los requisitos establecidos para las facturas generadas por los sistemas afectados |
Normativa principal | Ley 18/2022 y desarrollo correspondiente | RD 1007/2023 y normativa de desarrollo |
Esta tabla permite comprobar por qué ambos conceptos no deben utilizarse indistintamente.
Qué deberían hacer empresas y autónomos
El primer paso es revisar cómo se generan actualmente las facturas.
Conviene conocer:
- Qué programa se utiliza.
- Si está adaptado al Reglamento de sistemas informáticos.
- Qué modalidad de funcionamiento ofrecerá.
- Cómo genera los registros de facturación.
- Cómo gestiona rectificaciones.
- Si permite trabajar con factura electrónica estructurada.
- Cómo se actualizará ante las nuevas obligaciones.
La adaptación no debería limitarse a añadir un código QR a una factura.
El funcionamiento interno del sistema y la trazabilidad de los registros son aspectos fundamentales.
Errores frecuentes al preparar la adaptación
Uno de los principales errores es pensar que factura electrónica y VeriFactu son exactamente lo mismo.
También conviene evitar:
- Confundir VeriFactu con una obligación general de enviar cualquier factura a Hacienda.
- Utilizar software que no contemple las nuevas exigencias.
- Esperar hasta el último momento para revisar los procesos.
- Confundir las fechas de VeriFactu con las de la factura electrónica B2B.
- Pensar que generar un PDF equivale necesariamente a cumplir cualquier futura obligación de factura electrónica estructurada.
Entender correctamente cada normativa permite preparar una transición mucho más ordenada.
Cómo puede ayudarte un software de facturación
La digitalización permite centralizar clientes, facturas, numeraciones y registros en un mismo entorno.
Un software actualizado puede facilitar la adaptación técnica a las nuevas obligaciones y reducir numerosos procesos manuales.
También puede mejorar la trazabilidad, evitar duplicidades, organizar series y conservar un historial más completo de las operaciones.
Precisamente por ello, comprender la diferencia factura electrónica VeriFactu antes de elegir un software resulta fundamental: una empresa debe valorar tanto sus necesidades actuales como los requisitos normativos que tendrá que cumplir.
Cómo puede ayudarte Facturalia
Facturalia permite avanzar hacia una gestión más digital y organizada de la facturación empresarial.
Centralizar documentos, clientes y operaciones ayuda a reducir tareas manuales y facilita mantener una mayor trazabilidad sobre la actividad del negocio.
Ante los cambios normativos relacionados con la digitalización de la facturación, disponer de procesos estructurados resulta cada vez más importante para empresas y autónomos.
Conclusión
Factura electrónica y VeriFactu forman parte de la transformación digital de la facturación en España, pero representan conceptos diferentes.
La factura electrónica se centra en la generación y el intercambio electrónico del documento, mientras que VeriFactu es una modalidad prevista dentro de la regulación de determinados sistemas informáticos de facturación, caracterizada por la remisión automática de sus registros a la Agencia Tributaria.
Conocer la diferencia entre factura electrónica y VeriFactu antes de adaptar un negocio permite interpretar correctamente las obligaciones, diferenciar sus calendarios y elegir soluciones tecnológicas preparadas para los cambios que están transformando la gestión administrativa de empresas y autónomos.
