En este artículo analizamos qué tipos de fraudes existen en las facturas digitales, cómo se producen, qué señales de alerta deben tenerse en cuenta y qué medidas prácticas permiten prevenirlos de forma eficaz.
La digitalización de la facturación ha supuesto un enorme avance en eficiencia, ahorro de costes y control financiero para autónomos y empresas. Sin embargo, como ocurre con cualquier proceso digital, también ha abierto la puerta a nuevas formas de fraude.
El fraude en facturas digitales es hoy una de las principales preocupaciones tanto para las empresas como para la Agencia Tributaria, ya que puede adoptar múltiples formas: facturas falsas, suplantación de identidad, manipulación de documentos, cobros indebidos o estafas mediante correos electrónicos fraudulentos.
Evitar estos riesgos no es solo una cuestión de prudencia empresarial, sino también una obligación legal.
La normativa actual y futura (factura electrónica obligatoria, VeriFactu, RGPD) exige a los negocios extremar las medidas de control y seguridad.
Índice
Qué se considera fraude en facturas digitales
El fraude en facturas digitales se produce cuando se utiliza un documento de facturación electrónico de forma ilícita, engañosa o manipulada con el objetivo de obtener un beneficio económico indebido o evadir obligaciones fiscales.
Puede afectar tanto a:
- empresas que emiten facturas,
- empresas o particulares que las reciben,
- asesores y gestores,
- administraciones públicas.
No siempre implica mala fe por parte del emisor: en muchos casos el fraude se produce por descuidos, falta de controles o uso de herramientas inadecuadas.
Tipos más comunes de fraude en facturas digitales
Facturas falsas o inexistentes
Se emiten facturas por servicios que nunca se han prestado o productos que no se han entregado.
Suelen utilizarse para:
- justificar gastos ficticios,
- deducir IVA indebidamente,
- inflar costes para reducir beneficios.
Suplantación de identidad del proveedor
Un tercero se hace pasar por un proveedor real y envía una factura falsa con datos bancarios manipulados.
Este tipo de fraude es muy frecuente mediante correos electrónicos que aparentan ser legítimos.
Manipulación de facturas digitales
Se modifica una factura después de su emisión:
- cambiando importes,
- alterando el número de cuenta,
- modificando fechas,
- alterando conceptos.
Esto es especialmente fácil cuando se usan PDFs sin protección ni trazabilidad.
Duplicidad de facturas
La misma factura se presenta varias veces para:
- cobrar dos veces,
- deducir gastos duplicados,
- generar confusión contable.
Phishing mediante facturas falsas
Se envían correos masivos con archivos adjuntos o enlaces que simulan ser facturas, pero que contienen:
- malware,
- enlaces fraudulentos,
- solicitudes de pago falsas.
Uso de software no homologado
Programas de facturación sin controles de integridad permiten alterar facturas sin dejar rastro.
Fraude interno
Empleados o colaboradores generan facturas falsas o manipulan documentos para beneficio propio.
- Por qué el fraude en facturas digitales va en aumento. Existen varias razones que explican el aumento del fraude facturas digitales:
- Mayor volumen de facturas electrónicas. Cuanto mayor es el volumen, más difícil es revisar manualmente.
- Automatización sin controles. Automatizar sin seguridad puede amplificar errores o fraudes.
- Uso de formatos no estructurados. Los PDFs y archivos escaneados son fáciles de manipular.
- Falta de formación. Muchos autónomos desconocen cómo verificar una factura digital.
- Internacionalización de operaciones. Las operaciones internacionales son más complejas de verificar.
- Incremento de ciberataques. Las estafas digitales se han profesionalizado.
Riesgos legales del fraude en facturación digital
Participar —voluntaria o involuntariamente— en un fraude de facturación puede tener consecuencias graves:
- Sanciones económicas. Multas por deducciones indebidas de IVA o gastos ficticios.
- Requerimientos e inspecciones. Hacienda puede abrir procedimientos de comprobación.
- Responsabilidad solidaria. El receptor de una factura falsa también puede ser sancionado.
- Pérdida de deducciones fiscales. Se pierde el derecho a deducir IVA o gastos.
- Daños reputacionales. Especialmente en empresas que trabajan con grandes clientes o administraciones públicas.
Señales de alerta ante posibles fraudes en facturas digitales
Es importante identificar indicios que pueden alertar de un posible fraude:
- Cambios inesperados en los datos bancarios. Especialmente si llegan por correo electrónico.
- Facturas con errores ortográficos o incoherencias. En nombres, direcciones o conceptos.
- Importes que no coinciden con lo acordado. O servicios que no recuerdas haber contratado.
- Facturas con numeración extraña. Saltos, duplicados o formatos no habituales.
- Correos con tono urgente o amenazante. Buscan provocar pagos rápidos sin verificación.
- Archivos adjuntos sospechosos. Especialmente en formatos ejecutables o enlaces externos.
- Proveedores nuevos sin contrato previo. O cambios repentinos en condiciones habituales.
Cómo evitar fraudes en facturas digitales
Utiliza software de facturación seguro y actualizado
Un programa profesional como Facturalia incorpora:
- control de numeración,
- registros de emisión,
- trazabilidad,
- bloqueo de modificaciones,
- historial de cambios.
Esto dificulta enormemente la manipulación fraudulenta.
Prioriza la factura electrónica estructurada
Las facturas estructuradas (XML, Facturae, UBL):
- no se pueden modificar sin dejar rastro,
- permiten validación automática,
- facilitan auditorías,
- reducen el riesgo de fraude.
Verifica siempre la identidad del emisor
Antes de pagar una factura:
- comprueba el NIF/CIF,
- verifica el proveedor en tus registros,
- revisa el dominio del correo electrónico,
- confirma cambios bancarios por otro canal.
Implanta un circuito de validación interna
- Incluso en pequeños negocios:
- una persona revisa la factura,
- otra autoriza el pago.
La separación de funciones reduce el fraude interno.
Controla la numeración y correlatividad
Las facturas deben seguir una secuencia lógica.
Saltos o duplicados son señales de alerta.
Concilia facturas con movimientos bancarios
La conciliación automática permite detectar:
- pagos duplicados,
- cargos no reconocidos,
- facturas sin correspondencia.
Facturalia facilita este proceso al integrarse con el banco.
Guarda toda la documentación asociada
Contratos, presupuestos, correos, albaranes y justificantes.
Esto permite demostrar la realidad de la operación ante una inspección.
Forma a tu equipo
La mayoría de fraudes se detectan gracias a personas formadas:
- cómo identificar phishing,
- cómo revisar facturas,
- cuándo desconfiar.
Usa firma digital y certificados electrónicos
La firma digital garantiza:
- autenticidad del emisor,
- integridad del contenido,
- no repudio.
Es una barrera clave contra la manipulación.
Prepárate para VeriFactu
El sistema VeriFactu obligará a:
- registrar facturas de forma inalterable,
- generar hashes encadenados,
- mejorar la trazabilidad.
Esto reducirá drásticamente el fraude en facturación.
Cómo ayuda Facturalia a prevenir los fraudes en facturas digitales
Facturalia incorpora medidas específicas para reducir el fraude facturas digitales:
- Emisión controlada de facturas. Evita duplicados y numeraciones incorrectas.
- Historial completo de cambios. Cualquier modificación queda registrada.
- Formatos compatibles con factura estructurada. Preparado para el entorno obligatorio.
- Integración con bancos. Detecta pagos anómalos o duplicados.
- Control de clientes y proveedores. Verificación de datos fiscales.
- Exportación de informes para auditoría. Facilita revisiones internas y externas.
- Preparación para VeriFactu. Cumple con los requisitos de integridad y trazabilidad.
Qué hacer si detectas fraudes en facturas digitalales
Si sospechas de un fraude:
- No pagues la factura.
- Contacta directamente con el proveedor por un canal distinto.
- Revisa contratos y presupuestos.
- Bloquea pagos automáticos si es necesario.
- Documenta la incidencia.
- Informa a tu asesor fiscal.
Si procede, presenta denuncia o comunicación a la Agencia Tributaria.
Actuar rápido reduce daños económicos y legales.
Futuro de la lucha contra el fraude en facturación digital
La tendencia es clara:
- Más digitalización.
- Más automatización.
- Más control fiscal.
- Menos margen para el fraude.
La combinación de:
- factura electrónica estructurada,
- VeriFactu,
- big data,
- inteligencia artificial,
- conciliación bancaria automática,
- hará cada vez más difícil cometer fraudes sin ser detectado.
Conclusión Cómo evitar fraudes en facturas digitales
El fraude en facturas digitales es un riesgo real, pero perfectamente controlable si se utilizan las herramientas adecuadas y se adoptan buenas prácticas.
La clave está en combinar tecnología segura, procesos claros y formación.
Utilizar un software profesional como Facturalia, apostar por formatos estructurados, verificar proveedores y mantener controles internos permite reducir al mínimo el riesgo de fraude y trabajar con tranquilidad en un entorno cada vez más digital y exigente.
