A la hora de llevar nuestro propio negocio, con todo lo que conlleva, uno de los documentos más importantes con los que nos encontraremos serán las facturas, por eso es muy importante conocer las características de una factura y todo lo que las engloba.
Las facturas sirven tanto como prueba de que se ha realizado un servicio o entregado un producto, como recibo o “prueba” de que ese producto o servicio ha sido o va a ser pagado.
Debido a la importancia que tienen las facturas, en Facturalia te contamos qué es una factura y cuáles son sus principales características.
Índice
¿Qué es y para qué sirve una factura?
Según la definición que ofrece la RAE, una factura es una “cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago”.
Por tanto, las facturas son documentos de carácter mercantil que confirman la compraventa de un producto o servicio. En ellas, se especifica la cantidad de producto o servicio que recibe el cliente, así como su precio por los mismos.
Las facturas deben responder las siguientes cuestiones: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y el porqué de una actividad mercantil entre la compañía y el cliente.
¿Cuáles son las características de una factura?
Según las características que tengan, pueden existir unos tipos de factura u otro.
Tipos de factura según sus características
Por los datos que recogen las facturas, estas pueden ser:
a) Factura completa
Este es el tipo más común de factura. Para que se les considere válidas, deben tener todos los datos obligatorios:
- Número de factura
- La fecha de expedición
- Nombre y apellidos o razón social
- Número de identificación fiscal
- Domicilio del emisor y del receptor
- Descripción de la operación
- El tipo impositivo del IVA
- El porcentaje de retención del IRPF
- La cuota tributaria
- El importe total que pagar
- Fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
b) Factura simplificada
Este tipo de factura puede emitirse en operaciones de hasta 400 euros con IVA incluido. Su característica principal es que permiten que no se conozcan los datos del destinatario o receptor de la factura, tratándose, por tanto, de un cliente no identificado.
Con esta factura no es obligatorio realizar un desglose de las cantidades de impuestos que se deben pagar, sino que la cantidad a pagar ya incluye el IVA.
Por el objeto de la factura, pueden ser:
a) Factura de actividad
Esta factura está relacionada con la compraventa de productos o servicios a terceros. Es la más común entre trabajadores por cuenta propia y pymes.
b) Factura rectificativa
Esta factura se generará cuando haya que hacer una corrección de una factura anterior por motivos diversos motivos, como por ejemplo que no cumpla los requisitos establecidos por la ley. Debe realizarse en el momento en el que sepamos los motivos por los que hacemos la rectificación.
Además de tener las condiciones y datos comunes a todas las facturas, las rectificativas también cuentan con:
- Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo.
- La condición de factura rectificativa.
- Motivos que causan la rectificación.
Además, el tipo impositivo y la cuota repercutida deben reflejar la rectificación realizada, bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas. En este caso se especificará también el importe de la rectificación.
c) Factura recapitulativa
Esta factura se caracteriza porque permite incluir distintas operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén realizadas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural, todo en una sola factura.
d) Factura proforma
La factura proforma no cuenta con valor contable y tampoco sirve como justificante. Es decir, se trata de un documento comercial con el que se ofrece toda la información de una transacción.
El fin principal de este tipo de factura es que el comprador tenga, el máximo posible de tiempo, la información sobre la compra que va a realizar.
e) Factura de suplido
Se utiliza para anotar, de forma contable, el pago de un cliente que pagó o pagará al proveedor, en nuestro nombre. No incluye IVA ni retenciones.
¿Qué ley regula las facturas?
La facturación es un proceso por el cual un empresario o autónomo emite las facturas de la compraventa de sus productos o servicios. Como todo, existe una normativa que regula la emisión y recepción de las facturas: la normativa de facturación. Estas son las reglas mediante las que se regulan las facturas.
La Agencia Tributaria regula los procesos de facturación mediante el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de emisor y receptor. Los aspectos más relevantes que se regulan a través de esta normativa son los siguientes:
- Quién tiene la obligación de emitir facturas.
- Los contenidos de un modelo de factura completa y simplificada.
- Los distintos tipos de factura (factura simplificada, factura completa, factura rectificativa, factura recapitulativa) y qué debe incluir cada una de ellas.
- Cómo emitir la factura electrónica a las Administraciones.
- El plazo, moneda e idioma en que se emite una factura.
- Cómo se han de remitir las facturas a los clientes.
- Cuánto tiempo se han de conservar las facturas y en qué soporte.
¿A quién afecta la normativa de facturación?
¿Quién tiene la obligación de facturar? La normativa de facturación concierne a todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan una actividad económica.
Por tanto, la normativa de facturación afecta a los trabajadores por cuenta propia y pequeños y medianos y empresarios que ofrecen sus servicios o venden bienes a clientes, independientemente de que estos sean particulares, profesionales o empresas.
Si tienes cualquier duda sobre las características de una factura o en qué te afectan no dudes en ponerte en contacto con un equipo de profesionales expertos cómo Facturalia.
¿Cumplen los programas para hacer facturas con la normativa de facturación?
Los programas de facturación se han convertido en la herramienta más generalizada para crear y emitir sus facturas, cumpliendo con sus obligaciones de facturación.
Para poder asegurarnos de si un programa cumple o no con la normativa de facturación, debemos fijarnos sin las facturas que generan cuentan con determinados datos:
- Número de la factura (y serie numérica, que ha de ser secuencial y sin saltos).
- Fecha de emisión.
- Fecha en la que se realizó la operación en caso de que no coincida con la fecha de emisión.
- Datos del emisor de la factura, así como del destinatario: nombre o razón social completos, NIF (en caso de autónomos) o CIF (en caso de empresas) y dirección.
- Descripción de las operaciones, junto a su precio por unidad antes de impuestos (base imponible).
- Tipo impositivo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF en las circunstancias que indica la normativa).
- Cuota tributaria.
- El importe final a pagar.
