La facturación es un aspecto fundamental de cualquier actividad económica y saber quién debe emitir la factura es fundamental.
Ya seas autónomo, pyme o gran empresa, tarde o temprano tendrás que enfrentarte a la pregunta: ¿quién tiene que emitir la factura, el autónomo o el cliente?
A primera vista la respuesta parece obvia: el que presta el servicio o vende el producto. Sin embargo, la realidad es que existen matices, excepciones y casos especiales en los que el cliente también puede ser el encargado de emitir el documento, a través de la llamada autofacturación.
En este artículo vamos a analizar en detalle qué dice la normativa sobre la obligación de emitir la factura, cuándo corresponde al autónomo y en qué situaciones puede hacerlo el cliente.
Índice
La regla general: el autónomo debe emitir la factura
En la gran mayoría de los casos, la obligación de emitir la factura recae sobre el autónomo o empresario que presta un servicio o vende un producto.
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece que:
- Todo empresario o profesional que realice una operación sujeta a IVA debe emitir factura.
- La factura acredita la operación, sirve de soporte contable y es el documento que Hacienda exige para justificar ingresos y gastos.
Esto significa que un fontanero, un abogado, un diseñador gráfico o cualquier autónomo que trabaje para un cliente debe emitir la factura correspondiente.
¿Qué ocurre si el autónomo no emite la factura?
Si el autónomo no emite factura:
- Estará incumpliendo la normativa de facturación.
- Puede ser sancionado por Hacienda con multas que van desde 300 € hasta 6.000 € por cada incumplimiento.
- El cliente no podrá deducirse el IVA ni justificar el gasto.
Por tanto, emitir la factura es obligatorio y beneficia a ambas partes.
Excepciones: la autofacturación
Aunque la norma general es que el autónomo emite la factura, existen casos en los que es el cliente quien la genera.
A este sistema se le conoce como autofacturación o “facturación por el destinatario”.
Esto ocurre cuando:
- Se pacta previamente entre autónomo y cliente.
- Se firma un acuerdo que lo regule.
- El cliente envía al autónomo una copia de la factura emitida en su nombre.
La autofacturación es común en sectores como:
- Agricultura y ganadería.
- Colaboraciones con grandes empresas que gestionan centralizadamente sus proveedores.
- Operaciones internacionales donde el cliente tiene más medios para emitir facturas conforme a su legislación.
Requisitos de la autofacturación
Para que sea válida, la autofacturación debe cumplir:
- Acuerdo previo escrito entre ambas partes.
- Aceptación expresa del autónomo de las facturas emitidas por el cliente.
- El autónomo sigue siendo responsable de que las facturas cumplan con la normativa.
- La factura debe incluir todos los datos obligatorios: número, fecha, NIF de emisor y receptor, descripción, impuestos, etc.
En resumen, el cliente puede emitir la factura, pero el autónomo sigue siendo el responsable último.
Ejemplo de autofacturación en la práctica
Imaginemos un agricultor que vende su cosecha a una gran cadena de distribución.
El agricultor entrega el producto.
La empresa distribuidora emite una factura en nombre del agricultor, detallando cantidad, precio e impuestos.
El agricultor recibe copia de la factura y la registra en su contabilidad.
De este modo, el cliente facilita el proceso y asegura que la documentación cumple con sus requisitos internos.
Ventajas y riesgos de la autofacturación al emitir la factura
Ventajas:
- Ahorro de tiempo para el autónomo.
- Garantiza que el cliente tenga las facturas con el formato que necesita.
- Facilita la relación con grandes empresas.
Riesgos:
- El autónomo puede perder control sobre su facturación.
- Posibles errores en cálculos de impuestos.
- Si el cliente se retrasa en emitir la factura, puede generar problemas fiscales al autónomo.
Por eso, aunque es legal, la autofacturación debe gestionarse con cuidado.
¿Qué pasa con el IVA en la autofacturación?
El tratamiento fiscal es el mismo que si la factura la emitiera el autónomo:
- El IVA repercutido debe declararse en el modelo 303.
- La base imponible se integra en el rendimiento de la actividad.
- El cliente solo puede deducirse el IVA si la factura cumple con todos los requisitos.
En caso de errores, Hacienda reclamará al autónomo, no al cliente.
Casos especiales al emitir la factura: facturas simplificadas y facturas rectificativas
Facturas simplificadas
En operaciones de bajo importe (menos de 400 €, o hasta 3.000 € en ciertos sectores), se puede emitir factura simplificada.
En este caso, siempre la emite el autónomo, nunca el cliente.
Facturas rectificativas
Si la factura tiene errores, es el autónomo quien debe emitir la factura rectificativa.
El cliente no puede corregirla unilateralmente.
¿Qué ocurre en la venta online y comercio electrónico?
En la venta online también se aplica la regla general: el autónomo o empresa que vende emite la factura.
- Si el cliente es particular, puede que no siempre solicite factura, pero el vendedor está obligado a expedirla si la pide.
- Si el cliente es empresa o profesional, siempre debe emitirse factura.
En ningún caso el comprador emite la factura en este tipo de operaciones.
Relación con la factura electrónica obligatoria
Con la futura implantación de la factura electrónica obligatoria (a partir de 2025 para empresas y 2026 para autónomos), el papel de quién debe emitir la factura será aún más relevante.
En la mayoría de casos seguirá siendo el autónomo.
En situaciones de autofacturación, el cliente deberá garantizar que las facturas electrónicas cumplen con los estándares técnicos y legales.
La trazabilidad será mayor, reduciendo errores y disputas.
Errores frecuentes al emitir la factura
Entre los fallos más comunes que generan problemas destacan:
- No emitir factura pensando que al no haber cobrado no es necesario.
- Emitir la factura sin numeración correlativa.
- Dejar que el cliente emita la factura sin un acuerdo formal.
- No conservar las facturas durante el plazo legal (4 años mínimo).
Estos errores pueden derivar en sanciones o en la imposibilidad de deducir gastos e impuestos.
Conclusión ¿Quién tiene que emitir la factura, el autónomo o el cliente?
Entonces, ¿quién tiene que emitir la factura, el autónomo o el cliente?
Regla general: el autónomo o empresario que presta el servicio o vende el producto.
Excepción: el cliente puede hacerlo en régimen de autofacturación, siempre con acuerdo previo y aceptación por parte del autónomo.
En todos los casos, la responsabilidad final recae en el autónomo, incluso si no ha sido él quien físicamente ha generado el documento.
En definitiva, lo importante es que la factura cumpla la normativa, esté bien emitida y se registre correctamente en la contabilidad.
Así se evitan problemas con Hacienda y con la deducción de impuestos.
