Emitir facturas es una de las tareas más habituales en cualquier negocio, sin embargo, no por ser rutinaria deja de ser importante, saber qué revisar en la factura es fundamental.
Un simple error en una factura puede retrasar cobros, generar conflictos con el cliente o incluso provocar sanciones por parte de Hacienda.
Por eso, antes de pulsar el botón de “enviar”, conviene hacer una última revisión.
Saber qué revisar en una factura te ayudará a garantizar que todos los datos son correctos, que cumples la normativa y que transmites una imagen profesional ante tus clientes.
En este artículo te explicamos paso a paso todo lo que debes comprobar antes de enviar una factura.
Índice
La importancia de saber qué revisar en la factura antes de enviarla
Una factura no es un simple justificante de cobro: es un documento legal que acredita una operación económica.
Contiene datos fiscales, contables y tributarios que deben ser exactos.
Un error en una factura puede tener consecuencias como:
- Retrasos en el pago (el cliente no la acepta o la devuelve).
- Problemas en la declaración de impuestos.
- Pérdida de credibilidad profesional.
- Posibles sanciones de Hacienda si no se ajusta a la normativa.
Por eso, la revisión previa es una práctica fundamental dentro de la gestión administrativa.
Qué revisar en una factura antes de enviarla
Veamos ahora una lista completa y práctica de los elementos que debes revisar antes de enviar cualquier factura:
Datos del emisor
Empieza por ti. Los datos del autónomo o empresa emisora deben aparecer completos y actualizados. Comprueba:
- Nombre o razón social.
- NIF o CIF correcto.
- Domicilio fiscal.
- Forma de contacto (teléfono o correo electrónico).
Un pequeño error en el NIF puede invalidar la factura o dificultar su contabilización.
Datos del cliente
El siguiente paso es revisar los datos del cliente o destinatario:
- Nombre completo o razón social.
- NIF o CIF.
- Dirección fiscal.
Si el cliente es una empresa, asegúrate de que el nombre legal coincide exactamente con el que figura en el registro mercantil.
En el caso de clientes extranjeros, revisa si tiene un número de IVA intracomunitario (VIES).
Numeración correlativa, Qué revisar antes de enviar una factura
Cada factura debe tener un número único, correlativo y sin saltos.
Ejemplo: F2025-001, F2025-002, F2025-003…
Errores frecuentes:
- Duplicar el número de factura.
- Omitir una factura (saltos en la secuencia).
Estas irregularidades pueden generar problemas en caso de inspección.
Consejo: si utilizas diferentes series (por ejemplo, para distintos tipos de clientes o actividades), mantenlas bien diferenciadas:
- Serie A → servicios nacionales.
- Serie B → servicios intracomunitarios.
Fecha de emisión
La fecha de emisión debe reflejar el momento real en que se emite la factura, no el de cobro o el de firma del contrato.
También puedes incluir una fecha de vencimiento, que indique hasta cuándo el cliente puede pagar.
Esto es muy útil para llevar control de los plazos y gestionar cobros.
Concepto y descripción del servicio o producto, Qué revisar antes de enviar una factura
Una factura debe detallar qué se está cobrando.
- Si vendes un producto: incluye descripción, cantidad, precio unitario y total.
- Si prestas un servicio: especifica el tipo de trabajo realizado, el periodo y las horas o unidades facturadas.
Cuanta más claridad, menos dudas y disputas con el cliente.
Evita descripciones genéricas como “trabajos varios” o “servicios profesionales”. Sé específico:
“Diseño y desarrollo de página web corporativa – fase 1: estructura y maquetación inicial.”
Base imponible, IVA e IRPF
Uno de los puntos más importantes al revisar una factura es verificar los impuestos aplicados:
IVA
Comprueba el tipo aplicado: 21%, 10% o 4%, según corresponda.
En casos de operaciones exentas de IVA (por ejemplo, servicios médicos, educativos o exportaciones), añade la mención legal correspondiente:
“Operación exenta de IVA según el artículo XX de la Ley 37/1992.”
IRPF (en facturas de profesionales)
Si eres autónomo en estimación directa, debes aplicar la retención del IRPF (normalmente 15%).
En nuevos autónomos, puede aplicarse una retención reducida del 7% durante los primeros tres años.
Base imponible
Revisa que los cálculos sean correctos: base, impuestos y total.
Errores en los impuestos son una de las principales causas de facturas rechazadas.
Total de la factura, Qué revisar antes de enviar una factura
Parece obvio, pero conviene comprobar:
- Que el total coincide con la suma de las líneas.
- Que los decimales están bien redondeados.
- Que se especifica claramente si los precios incluyen o no el IVA.
Consejo: utiliza siempre software de facturación para evitar errores de cálculo.
Método y condiciones de pago
Incluye siempre los datos bancarios o el método de pago acordado:
- Número de cuenta (IBAN).
- Plataforma de pago (PayPal, Bizum, Stripe, etc.).
- Fecha límite de pago o vencimiento.
- Condiciones en caso de retraso.
Esto transmite profesionalidad y reduce confusiones.
Moneda y tipo de cambio
Si trabajas con clientes extranjeros, asegúrate de:
- Indicar la moneda en la factura (€, $, £…).
- Aplicar el tipo de cambio oficial del Banco Central Europeo si es necesario.
Además, revisa si la operación requiere factura intracomunitaria o de exportación, que tienen normas fiscales específicas.
Menciones legales obligatorias, Qué revisar antes de enviar una factura
Algunas facturas necesitan incluir textos adicionales según el tipo de operación:
- Factura simplificada: “Factura simplificada según RD 1619/2012.”
- Factura rectificativa: “Factura rectificativa que sustituye a la nº X del día Y.”
- IVA exento: mención del artículo de exención.
- Régimen especial (recargo de equivalencia, agencias de viaje, etc.): incluir la referencia correspondiente.
Firma o validación digital (en facturas electrónicas)
Si emites facturas electrónicas, asegúrate de que:
- Están firmadas digitalmente con tu certificado.
- Cumplen los requisitos técnicos de autenticidad e integridad.
Se conservan en formato electrónico durante al menos 4 años.
Revisión de ortografía y formato
La factura también es una carta de presentación.
Una errata o un formato descuidado puede dar una imagen poco profesional.
Comprueba:
- Ortografía y gramática.
- Logotipo visible y correcto.
- Diseño coherente con la identidad de marca.
- Que el archivo (PDF o electrónico) se ve correctamente antes de enviarlo.
Comprobación del envío
Antes de dar por finalizado el proceso, revisa:
- Que la factura se ha enviado al correo correcto.
- Que el asunto del mensaje es claro (“Factura nº XXX – [Nombre del proyecto]”).
- Que el adjunto se abre sin problemas.
En plataformas como Facturalia, puedes automatizar el envío y comprobar si el cliente ha recibido la factura correctamente, evitando olvidos o fallos de comunicación.
Herramientas útiles, Qué revisar antes de enviar una factura
Usar un software de facturación profesional puede ayudarte a automatizar gran parte de esta revisión.
Plataformas como Facturalia, Billin o Holded permiten:
- Detectar errores en los datos antes de emitir la factura.
- Aplicar automáticamente los tipos de IVA e IRPF correctos.
- Numerar las facturas de forma correlativa.
- Guardar plantillas y configuraciones personalizadas.
- Registrar facturas recurrentes y generar informes de seguimiento.
Esto reduce errores humanos y garantiza cumplimiento legal.
Errores más frecuentes al enviar facturas
Revisar bien te evita caer en estos errores típicos:
- Olvidar la retención de IRPF.
- Duplicar la numeración.
- Enviar la factura a un correo incorrecto.
- No incluir los datos fiscales completos del cliente.
- Aplicar un tipo de IVA erróneo.
- No guardar copia o registro de envío.
Cada uno de estos fallos puede costarte tiempo y dinero, así que más vale prevenirlos con una buena revisión.
Cómo agilizar el proceso de revisión y qué revisar antes de enviar una factura
Si emites muchas facturas al mes, puedes seguir esta rutina:
- Crea una checklist (lista de verificación) con todos los puntos anteriores.
- Usa plantillas preconfiguradas para clientes habituales.
- Automatiza tareas con un software que te avise de posibles errores.
- Guarda copias automáticas en la nube.
Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta la fiabilidad de tu sistema de facturación.
Conclusión Qué revisar antes de enviar una factura
Saber qué revisar en una factura antes de enviarla es una práctica sencilla pero clave para cualquier negocio.
Revisar bien evita errores, mejora la relación con los clientes, garantiza el cumplimiento legal y transmite una imagen de profesionalidad.
En resumen, antes de enviar una factura:
- Verifica los datos fiscales de emisor y cliente.
- Comprueba numeración, fechas e importes.
- Revisa impuestos (IVA, IRPF).
- Añade condiciones de pago claras.
- Cuida el diseño y el formato.
- Asegúrate de enviarla correctamente.
Con estas buenas prácticas —y la ayuda de herramientas digitales como Facturalia, que automatizan la revisión y el envío— podrás trabajar con más seguridad, eficiencia y tranquilidad.
