En el mundo de la facturación, los autónomos y las pequeñas empresas deben conocer no solo cómo emitir facturas ordinarias, sino también los distintos tipos especiales que contempla la normativa, como la factura recapitulativa.
Entre ellos se encuentra la factura recapitulativa, una herramienta útil para simplificar la gestión contable cuando se realizan múltiples operaciones con un mismo cliente en un periodo determinado.
A continuación, te explicamos qué es una factura recapitulativa, cuándo se puede utilizar, qué requisitos legales debe cumplir y cómo hacerla correctamente paso a paso.
Índice
Qué es una factura recapitulativa
Una factura recapitulativa es un documento que agrupa en una sola factura varias operaciones realizadas con el mismo cliente dentro de un mismo mes natural.
En lugar de emitir una factura por cada venta o prestación de servicios, el empresario o profesional puede unificarlas todas en una factura resumen, siempre que:
Las operaciones sean de la misma naturaleza (ventas o servicios).
- Se realicen dentro del mismo mes.
- Todas cumplan los requisitos fiscales exigidos.
Por tanto, este tipo de factura no genera nuevas operaciones, sino que resume varias anteriores.
Ejemplo práctico
Imagina que eres un proveedor de material de oficina y vendes varias veces a la misma empresa durante un mes:
- 3 de enero → venta por 120 €
- 10 de enero → venta por 80 €
- 20 de enero → venta por 150 €
En lugar de emitir tres facturas, puedes crear una factura recapitulativa el 31 de enero, que agrupe las tres operaciones por un total de 350 € (más IVA correspondiente).
Ventajas de utilizar estas facturas
El uso de la factura recapitulativa presenta varios beneficios tanto administrativos como contables:
Ahorro de tiempo y recursos
Emitir una sola factura mensual por cliente simplifica la gestión administrativa, especialmente si realizas muchas operaciones pequeñas.
Menos carga de trabajo
Reduce la cantidad de documentos a contabilizar y enviar al cliente.
Mejora del control contable
Permite tener una visión más global de las operaciones con un mismo cliente.
Facilita la conciliación bancaria
Al agrupar los importes, se simplifica la verificación de cobros y pagos.
Cumple con la normativa fiscal
Está perfectamente regulada por la Ley del IVA y el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Cuándo se puede emitir una factura recapitulativa
No en todos los casos es posible utilizar esta factura.
La ley establece condiciones concretas para hacerlo:
- Mismo cliente o destinatario: Solo puedes agrupar operaciones realizadas con un mismo cliente.
- Mismo mes natural: Las operaciones deben haberse realizado dentro del mismo mes.
- Operaciones sujetas al mismo régimen de IVA: No se pueden mezclar operaciones con diferentes tipos o tratamientos fiscales (por ejemplo, unas con IVA y otras exentas).
- Debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente: Es el plazo máximo para emitir y enviar la factura recapitulativa.
- Todas las operaciones deben tener justificante previo: Albaranes, entregas o documentos internos que acrediten las ventas o servicios.
Requisitos legales de una factura recapitulativa
Una factura recapitulativa debe cumplir los mismos requisitos generales que cualquier factura ordinaria, más algunos adicionales.
Datos obligatorios:
- Número y serie de factura.
- Fecha de expedición.
- Datos del emisor y del cliente.
- Descripción de las operaciones agrupadas.
- Fechas de cada operación (si difieren de la fecha de la factura).
- Base imponible, tipo de IVA y cuota correspondiente.
- Importe total.
Además, debe incluir una referencia clara, como por ejemplo:
“Factura recapitulativa correspondiente a operaciones realizadas en enero de 2026.”
Y si se han emitido albaranes previos, puede añadirse:
“Incluye las operaciones documentadas en albaranes nº 001, 002 y 003.”
Cómo hacer una factura recapitulativa paso a paso
A continuación, te explicamos cómo elaborar una factura recapitulativa correctamente:
Recopila las operaciones del mes
Haz una lista con todas las ventas o servicios prestados a un mismo cliente durante el mes.
Verifica que todas están sujetas al mismo tipo de IVA y que no hay diferencias de régimen fiscal.
Revisa los justificantes
Asegúrate de tener albaranes, pedidos, contratos o comprobantes que respalden cada operación.
Estos documentos no sustituyen la factura, pero son la base legal para agruparlas.
Crea una factura nueva
En tu programa de facturación (por ejemplo, Facturalia), selecciona la opción de “factura recapitulativa” o crea una factura normal con una descripción agrupada.
Incluye un encabezado como:
“Factura recapitulativa correspondiente a las operaciones realizadas con [Nombre del cliente] durante el mes de [mes/año].”
Detalla las operaciones
Puedes listar las operaciones de manera resumida o con detalle:
| Fecha | Concepto | Importe (€) | IVA | Total (€) |
| 03/01/2026 | Suministro de material de oficina | 120 | 21% | 145,20 |
| 10/01/2026 | Suministro de material de oficina | 80 | 21% | 96,80 |
| 20/01/2026 | Suministro de material de oficina | 150 | 21% | 181,50 |
- Base imponible total: 350 €
- IVA (21%): 73,50 €
- Total factura recapitulativa: 423,50 €
Aplica los impuestos correctamente
Indica el tipo de IVA y la cuota total.
Si hay retenciones de IRPF (por ejemplo, en facturas entre profesionales), también deben calcularse sobre la suma de las bases imponibles.
Revisa y emite la factura
Una vez comprobados los datos, emite la factura recapitulativa antes del día 16 del mes siguiente al que correspondan las operaciones.
Puedes enviarla al cliente en formato PDF o electrónico.
Ejemplo real de factura recapitulativa
Supongamos que un autónomo electricista realiza varios trabajos para una misma empresa durante febrero:
- 3 de febrero: reparación en oficina 1 → 100 €
- 10 de febrero: instalación de enchufes → 200 €
- 22 de febrero: mantenimiento general → 150 €
En lugar de emitir tres facturas, puede crear una factura recapitulativa el 28 de febrero con el siguiente contenido:
FACTURA RECAPITULATIVA Nº 026/2026
Fecha de emisión: 28/02/2026
Cliente: Empresa Energía XXI, S.L.
Operaciones realizadas durante febrero 2026:
Reparación en oficina 1 (03/02/2026) → 100 €
Instalación de enchufes (10/02/2026) → 200 €
Mantenimiento general (22/02/2026) → 150 €
Base imponible total: 450 €
IVA (21%): 94,50 €
TOTAL FACTURA: 544,50 €
Observaciones: “Factura recapitulativa según artículo 13 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).”
Cuándo no se puede emitir una factura recapitulativa
Hay casos en los que no está permitido utilizar una factura recapitulativa:
- Cuando las operaciones pertenecen a diferentes meses naturales.
- Si los tipos de IVA o regímenes fiscales son distintos.
- Si las operaciones corresponden a diferentes clientes.
Cuando la operación requiere una factura inmediata, como en exportaciones o servicios electrónicos a consumidores finales.
En esos casos, deberás emitir facturas independientes por cada operación.
Diferencia entre factura recapitulativa y factura rectificativa
Es común confundir estos dos tipos de facturas, pero no tienen nada que ver:
| Tipo de factura | Finalidad | Cuándo se usa |
| Recapitulativa | Agrupar varias operaciones del mismo cliente | Cuando hay varias ventas o servicios en un mes |
| Rectificativa | Corregir una factura anterior | Cuando hay un error en una factura ya emitida (importe, datos, etc.) |
En resumen:
Recapitulativa = resume varias facturas.
Rectificativa = corrige una factura existente.
Beneficios de automatizar las facturas recapitulativas
Emitir manualmente las facturas recapitulativas puede ser una tarea repetitiva, sobre todo si tienes muchos clientes.
Con herramientas como Facturalia, puedes automatizar el proceso fácilmente:
- El sistema detecta los clientes con operaciones repetidas.
- Agrupa automáticamente las ventas del mes.
- Genera la factura recapitulativa con todos los importes y tipos de IVA.
- La envía al cliente en formato digital.
Así se evitan errores humanos y se gana tiempo en la gestión administrativa.
Control fiscal y conservación de documentos
La factura recapitulativa tiene la misma validez fiscal que cualquier otra factura.
Por tanto, debes:
- Conservarla durante al menos 4 años (plazo de prescripción del IVA).
- Guardar los albaranes o documentos de entrega que justifican cada operación incluida.
- Registrar la factura correctamente en tus libros de facturas emitidas.
En caso de inspección, Hacienda puede pedirte los justificantes que respalden las operaciones agrupadas.
Factura recapitulativa y factura electrónica
La factura recapitulativa también puede emitirse en formato electrónico, siempre que cumpla los requisitos del sistema de facturación digital (como VeriFactu o la Factura Electrónica obligatoria que llegará progresivamente entre 2025 y 2026).
Los programas modernos como Facturalia ya están adaptados para:
- Emitir facturas recapitulativas electrónicas válidas legalmente.
- Incluir los datos de cada operación.
- Firmarlas digitalmente.
- Enviarlas automáticamente al cliente y almacenarlas en la nube.
Conclusión ¿Qué es una factura recapitulativa y cómo se hace?
La factura recapitulativa es una herramienta fiscal muy útil para autónomos y pymes que realizan varias operaciones con el mismo cliente en un mes.
Permite simplificar la gestión contable, ahorrar tiempo y mantener un control claro de las ventas o servicios prestados.
Para utilizarla correctamente, recuerda:
- Solo puedes incluir operaciones del mismo cliente y mes.
- Debes emitirla antes del día 16 del mes siguiente.
- Incluye siempre los datos completos y la mención “Factura recapitulativa”.
- Conserva los justificantes (albaranes, pedidos, etc.) asociados.
Y si quieres hacerlo sin complicaciones, usa Facturalia, que te permite emitir facturas recapitulativas automáticas, adaptadas a la normativa vigente y con soporte para factura electrónica.
Con una gestión moderna, podrás dedicar tu tiempo a lo importante: hacer crecer tu negocio, mientras Facturalia se ocupa de que tu facturación esté siempre al día.
