Emitir una factura correctamente no solo implica incluir todos los datos exigidos por ley, sino también hacerlo dentro de un plazo legal concreto.
El tiempo que tienes para emitir una factura puede parecer un detalle menor, pero tiene consecuencias fiscales importantes: influye en la declaración del IVA, el reconocimiento de ingresos y el cumplimiento ante Hacienda.
En este artículo explicamos en detalle cuál es el plazo legal para emitir una factura, qué normas lo regulan, qué ocurre si se emite fuera de plazo y cómo evitar errores con herramientas digitales como Facturalia.
Índice
Por qué es importante el plazo legal de emisión
El plazo legal para emitir una factura no es un capricho administrativo.
Su función es garantizar que las operaciones económicas se registren correctamente en el periodo fiscal correspondiente.
Cumplir los plazos:
- Asegura la validez fiscal de la factura.
- Evita sanciones de Hacienda por retrasos.
- Permite deducir el IVA y declarar correctamente los ingresos.
- Mantiene una buena organización contable.
Por tanto, emitir una factura tarde puede acarrear complicaciones tanto para quien la emite (el proveedor o autónomo) como para quien la recibe (el cliente o empresa).
La normativa que regula el plazo legal para emitir las facturas
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regula las obligaciones de facturación en España.
Este texto establece claramente cuándo debe emitirse una factura y qué excepciones existen.
En concreto, el artículo 11 del Reglamento indica que:
“Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación o dentro del plazo que, en su caso, se establezca reglamentariamente, y en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación.”
Es decir, el plazo general es hasta el día 16 del mes siguiente al de la operación, siempre que el devengo del IVA se haya producido en ese mes.
Qué significa “devengo del IVA”
El concepto de devengo es clave para entender el plazo legal de emisión.
El IVA se devenga —es decir, se considera exigible— cuando el bien se entrega o el servicio se presta.
Por tanto, el plazo de facturación comienza desde ese momento.
Ejemplo:
- Si prestas un servicio el 10 de marzo, el IVA se devenga ese día.
- Por tanto, tienes hasta el 16 de abril para emitir la factura legalmente.
- Este es el plazo legal para emitir una factura según la normativa española.
Plazo legal emitir facturas según el tipo de operación
El reglamento distingue varios supuestos que afectan al plazo de emisión. Veamos los principales casos:
a) Facturas a clientes nacionales
Si el cliente es español (empresa, autónomo o particular):
- Debes emitir la factura antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.
b) Facturas a clientes intracomunitarios (dentro de la UE)
Si el cliente está en otro país de la Unión Europea:
- La factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA intracomunitario.
Además, debe incluir el NIF-IVA intracomunitario del cliente.
c) Facturas a clientes extracomunitarios (fuera de la UE)
Si exportas bienes o prestas servicios a países fuera de la UE:
- También deberás emitir la factura antes del día 16 del mes siguiente.
Sin embargo, el IVA suele estar exento, conforme al artículo 21 de la Ley del IVA.
d) Facturas recapitulativas
Cuando emites una factura que agrupa varias operaciones con un mismo cliente (por ejemplo, trabajos semanales), el plazo se amplía:
Puedes emitir una factura recapitulativa hasta el último día del mes natural en que se realizaron las operaciones.
Ejemplo:
Si trabajas varias veces para el mismo cliente durante marzo, puedes emitir una sola factura que incluya todas las operaciones, hasta el 30 o 31 de marzo.
Plazo legal para emitir factura rectificativa
Las facturas rectificativas (las que corrigen errores o importes) también tienen su propio plazo.
Según el artículo 15 del mismo reglamento:
“Las facturas rectificativas deberán expedirse tan pronto como el obligado tenga constancia del error.”
Es decir, no hay un plazo fijo, pero debe hacerse en el momento en que se detecte la incidencia, sin retrasos injustificados.
Si se emite tarde, puede generar desajustes en las declaraciones de IVA y posibles sanciones.
Qué ocurre si emites la factura fuera de plazo
Emitir una factura después del plazo legal tiene consecuencias fiscales y administrativas:
Pérdida del derecho a deducir el IVA (en algunos casos).
Si el cliente ya cerró su trimestre, no podrá incluir esa factura en su declaración del periodo correspondiente.
Sanciones de Hacienda.
Hacienda puede considerar que se ha incumplido una obligación de facturación, con multas de entre 150 € y 10.000 € según la gravedad y la reincidencia.
Descuadres contables.
Si registras la factura en un trimestre posterior, los ingresos e IVA repercutido no coincidirán con el periodo en que se produjo la operación, generando incoherencias en tus libros.
Pérdida de credibilidad profesional.
Los clientes pueden desconfiar si las facturas se entregan con retraso o contienen fechas inconsistentes.
Por todo ello, respetar el plazo legal para emitir una factura es esencial tanto para evitar sanciones como para mantener una imagen de profesionalidad.
Casos especiales: anticipos y pagos parciales. Plazo legal para emitir la factura
El devengo del IVA —y por tanto, el inicio del plazo de emisión— puede adelantarse si recibes anticipos o pagos parciales.
En ese caso, debes emitir una factura por el anticipo en el momento en que recibes el dinero, aunque el servicio o producto aún no se haya entregado.
Más tarde, emitirás la factura final restando el importe ya facturado.
Ejemplo:
- 1 de mayo: recibes un anticipo de 500 €.→ Debes emitir una factura por ese anticipo.
- 20 de mayo: entregas el producto por valor total de 1.500 €.→ Emitirás la factura final (1.500 € – 500 € = 1.000 € pendientes).
Este caso es especialmente relevante en proyectos largos o ventas a medida.
Cómo afecta el plazo para emitir factura al IVA trimestral
El IVA se declara trimestralmente (modelos 303 y 390).
Por eso, el plazo legal de emisión de facturas está alineado con los cierres fiscales.
Por ejemplo:
- Facturas de enero, febrero y marzo → se declaran en abril.
- Facturas de abril, mayo y junio → se declaran en julio.
Emitir una factura fuera del plazo (por ejemplo, una factura de marzo emitida en mayo) puede implicar:
Incluirla en el trimestre equivocado.
Tener que rectificar declaraciones ya presentadas.
O perder la posibilidad de deducir el IVA repercutido o soportado.
Plazos en facturas simplificadas o tickets.
Las facturas simplificadas (antiguos tickets) también deben emitirse en el momento de la operación, es decir, cuando se entrega el bien o se presta el servicio.
Por ejemplo:
En un restaurante o tienda, el cliente debe recibir la factura simplificada al pagar.
Si se emite posteriormente, puede considerarse fuera de plazo y no tendrá validez a efectos fiscales.
Cómo controlar los plazos de emisión con software de facturación
Cumplir con el plazo legal para emitir una factura puede parecer sencillo, pero en la práctica, cuando se manejan varios clientes y proyectos, los retrasos son frecuentes.
Para evitarlo, lo ideal es usar un sistema de facturación digital que automatice y registre todas las operaciones.
Facturalia, por ejemplo, ofrece funciones específicas para cumplir con la normativa:
- Recordatorios automáticos de facturación según fecha de servicio.
- Creación instantánea de facturas desde presupuestos o albaranes.
- Control de IVA y devengo automático.
- Cumplimiento con VeriFactu, enviando los datos directamente a la Agencia Tributaria.
- Historial completo de facturas y plazos de emisión.
De este modo, evitas olvidos, aseguras la legalidad de tus documentos y proyectas una imagen de organización profesional.
¿Y si el cliente no acepta la factura a tiempo?
Otro caso común es cuando el cliente retrasa la aceptación o el pago y el autónomo duda si debe esperar para emitir la factura.
La respuesta es clara: no se puede retrasar la emisión por motivos comerciales.
El plazo legal depende de la fecha de prestación del servicio o entrega del producto, no de cuándo se cobre ni de cuándo el cliente acepte el documento.
Incluso si hay retrasos en el pago, la factura debe emitirse dentro del plazo establecido, y el cobro podrá producirse más adelante.
Qué ocurre con las facturas proforma. Plazo legal para emitir factura
Las facturas proforma no son facturas legales, sino documentos informativos previos.
Por tanto, no sustituyen a la factura real ni sirven para declarar ingresos o IVA.
El plazo de emisión no empieza con la proforma, sino con la entrega efectiva del bien o servicio.
En ese momento, deberá emitirse la factura definitiva antes del día 16 del mes siguiente.
Sanciones por incumplir el plazo legal para emitir factura
La Agencia Tributaria puede imponer sanciones por incumplir las obligaciones de facturación, incluyendo la emisión fuera de plazo.
Las multas pueden ir desde:
- 150 € por no emitir o emitir incorrectamente una factura.
- Hasta 10.000 € si se considera una infracción grave o reiterada.
Además, el cliente podría negarse a aceptar una factura emitida fuera del plazo legal si ya cerró su trimestre fiscal, lo que puede afectar directamente al cobro.
Por tanto, cumplir los plazos no solo evita sanciones, sino que protege tu relación comercial y tu flujo de caja.
El futuro de los plazos con VeriFactu y la factura electrónica
La llegada del sistema VeriFactu y la obligatoriedad de la factura electrónica supondrá un cambio profundo en la gestión de plazos.
Cuando entre plenamente en vigor, las facturas deberán registrarse y enviarse electrónicamente a Hacienda en tiempo real o casi real.
Esto implicará:
- Que no habrá margen para emitir facturas fuera de plazo.
- Que el sistema verificará automáticamente la fecha de emisión.
- Que cada factura tendrá un código único y una huella digital.
Herramientas como Facturalia ya están adaptadas a este sistema, permitiendo emitir facturas electrónicas verificadas y dentro del plazo legal, con envío automático a la Agencia Tributaria.
Recomendaciones prácticas para cumplir el plazo legal para emitir factura
- Registra cada operación en el momento que ocurra. No dejes las facturas para final de mes.
- Configura recordatorios automáticos. Así sabrás cuándo se cumple el plazo del día 16.
- Utiliza facturas recapitulativas si realizas varios trabajos para el mismo cliente.
- Evita esperar al pago para facturar. La obligación de emitir no depende del cobro.
- Usa software actualizado. Asegúrate de que cumple con las normas del RD 1619/2012 y el sistema VeriFactu.
Conclusión ¿Qué es el plazo legal para emitir una factura?
El plazo legal para emitir una factura en España es, por norma general, hasta el día 16 del mes siguiente al devengo del IVA, es decir, al momento en que se presta el servicio o se entrega el producto.
Cumplir este plazo no solo evita sanciones, sino que asegura que la factura tenga validez fiscal y contable, permitiendo declarar correctamente el IVA y mantener la confianza con los clientes.
Con la llegada de la facturación electrónica y el sistema VeriFactu, respetar los plazos será más fácil y transparente.
Y con herramientas como Facturalia, puedes automatizar todo el proceso, emitir facturas verificadas al instante y mantener tu negocio siempre al día con la normativa.
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