En este artículo te explicamos qué es el libro de facturas emitidas y recibidas, cómo se lleva correctamente, qué datos debe incluir, y cómo puedes automatizarlo fácilmente con herramientas como Facturalia, adaptadas al sistema VeriFactu.
Tanto si eres autónomo como si gestionas una pequeña empresa, llevar un control ordenado de tu facturación es esencial para cumplir con Hacienda y mantener tus cuentas claras.
Uno de los pilares de esa organización es el libro de facturas emitidas y recibidas, un registro obligatorio que documenta todas las operaciones económicas de tu negocio.
Este libro, que puede ser digital o físico, refleja de forma cronológica las facturas que emites a tus clientes y las que recibes de tus proveedores. Además, es la base para calcular impuestos como el IVA o el IRPF y para preparar tus declaraciones trimestrales.
Índice
Qué es el libro de facturas emitidas y recibidas
El libro de facturas emitidas y recibidas es un registro contable donde se anotan todas las operaciones relacionadas con la facturación de un negocio: tanto los ingresos (ventas o servicios prestados) como los gastos (compras y servicios recibidos).
Es una obligación fiscal establecida por el Reglamento del IVA (artículos 62 a 69 del Real Decreto 1624/1992).
Su finalidad es acreditar la veracidad de las operaciones y facilitar el control tributario.
En la práctica, este libro actúa como un resumen de toda tu actividad económica:
- En el libro de facturas emitidas, se registran todas las ventas.
- En el libro de facturas recibidas, se registran todas las compras y gastos deducibles.
Quién está obligado a llevarlo
Están obligados a llevar el libro de facturas emitidas y recibidas todos los:
- Autónomos que tributan por estimación directa (normal o simplificada).
- Empresarios y profesionales sujetos a IVA.
- Sociedades y pymes que realizan actividades empresariales.
- Los autónomos que tributan en módulos (estimación objetiva) solo deben llevarlo si están obligados al IVA, es decir, cuando deben presentar el modelo 303.
Además, las empresas que se acogen al Suministro Inmediato de Información (SII) deben enviar electrónicamente estos libros a la Agencia Tributaria cada cuatro días hábiles.
Diferencia entre libro de facturas emitidas y libro de facturas recibidas
Aunque muchas veces se habla de ellos de forma conjunta, en realidad son dos registros distintos con funciones complementarias.
Libro de facturas emitidas
Registra todas las operaciones de venta o servicios prestados por el negocio.
Incluye cada factura emitida, con los datos necesarios para calcular el IVA repercutido y los ingresos totales.
Libro de facturas recibidas
Registra todas las compras, gastos y servicios contratados por el negocio.
Sirve para calcular el IVA soportado y los gastos deducibles que pueden restarse en las declaraciones trimestrales o anuales.
En conjunto, ambos libros permiten conocer el balance real del negocio y preparar los modelos tributarios con precisión.
Qué datos debe contener cada libro el de facturas emitidas y recibidas
La Agencia Tributaria establece una estructura concreta para ambos libros.
Libro de facturas emitidas:
Cada asiento debe incluir:
- Número y serie de factura.
- Fecha de emisión.
- Nombre o razón social del cliente.
- NIF o CIF del cliente.
- Base imponible.
- Tipo y cuota de IVA repercutido.
- Importe total.
- Indicación de operaciones exentas o no sujetas, si las hay.
Libro de facturas recibidas:
Cada asiento debe reflejar:
- Número de factura del proveedor.
- Fecha de expedición y recepción.
- Nombre o razón social del proveedor.
- NIF o CIF del proveedor.
- Base imponible.
- Tipo y cuota de IVA soportado.
- Importe total.
- Fecha de pago (opcional, pero recomendable).
Estos datos son imprescindibles para justificar los importes declarados en tus modelos de IVA e IRPF.
Cómo se lleva el libro de facturas
Puedes llevar el libro de facturas de tres maneras principales:
En formato manual o en papel
Este método tradicional consiste en anotar cada operación a mano en un libro o cuaderno.
Aunque legalmente válido, hoy está prácticamente en desuso por su lentitud y dificultad de revisión.
En formato digital (Excel, hojas de cálculo, etc.)
Muchos autónomos usan plantillas digitales para registrar sus operaciones.
Es más cómodo que el formato físico, pero requiere mucha atención y puede generar errores al trasladar datos o calcular el IVA.
Mediante software de facturación y contabilidad
Es el método más eficiente, seguro y adaptado a la normativa actual.
Los programas como Facturalia automatizan el registro de facturas emitidas y recibidas, generan los libros oficiales y te permiten exportarlos o enviarlos directamente a Hacienda.
Además, cumplen con el sistema VeriFactu, garantizando que todas las facturas se registran con integridad, trazabilidad y sin posibilidad de manipulación.
Cómo afecta el sistema VeriFactu al libro facturas emitidas y recibidas
El sistema VeriFactu —que será obligatorio en España para autónomos y empresas— tiene como objetivo verificar y controlar las facturas electrónicas.
Cada factura generada con un software compatible debe incluir:
- Un código identificativo único (CSV).
- Una firma digital que garantice su autenticidad.
- Un registro automático en el libro de facturas emitidas.
Gracias a esto, los datos del libro de facturas emitidas y recibidas pueden comunicarse automáticamente a la Agencia Tributaria, reduciendo errores y simplificando las inspecciones.
Facturalia ya está totalmente adaptada a VeriFactu, por lo que cada factura que emites o registras se almacena de forma segura y conforme a la ley.
Qué beneficios tiene llevar el libro de facturas correctamente
Llevar el libro de facturas emitidas y recibidas de forma ordenada no solo es una obligación legal, sino también una herramienta de control financiero.
Ventajas principales:
- Cumplimiento legal: Evitas sanciones y problemas con Hacienda.
- Control del IVA: Sabes en todo momento cuánto debes repercutir y cuánto puedes deducir.
- Gestión eficiente: Facilita la elaboración de modelos 303, 390, 130 y 347.
- Automatización: Con software como Facturalia, se actualiza en tiempo real.
- Transparencia: Refleja fielmente la actividad del negocio.
En definitiva, un libro bien llevado te da tranquilidad fiscal y control sobre tus cuentas.
Qué pasa si no llevas los libros de facturas emitidas y recibidas
No llevar correctamente el libro de facturas, o hacerlo con errores, puede suponer sanciones económicas por parte de la Agencia Tributaria.
Multas más comunes:
- Por no llevar los libros obligatorios: hasta 1.500 €.
- Por datos falsos o incompletos: 150 € por error, pudiendo alcanzar los 6.000 €.
- Por no conservar los registros: multas de entre 300 € y 6.000 €.
Además, si Hacienda detecta irregularidades, puede exigir rectificaciones del IVA, lo que implica pagos adicionales o recargos.
Cómo automatizar el libro de facturas emitidas y recibidas
La forma más cómoda y segura de cumplir con esta obligación es utilizar un software de facturación integral, que actualice automáticamente ambos libros conforme emites o registras facturas.
Con Facturalia, por ejemplo, puedes:
- Emitir facturas electrónicas verificadas.
- Registrar facturas de proveedores con solo subir el PDF.
- Generar automáticamente los libros de facturas emitidas y recibidas.
- Exportar la información en formato compatible con Hacienda.
- Cumplir con el sistema VeriFactu sin configuraciones complejas.
- Sincronizar tus facturas con tu tienda online gracias a los plugins para e-commerce.
Dato destacado: Los plugins de Facturalia permiten que las facturas de tu tienda online se registren automáticamente en tus libros contables, cumpliendo con VeriFactu sin que tengas que introducir datos manualmente.
Cómo organizar tus facturas para facilitar el registro
Aunque los programas de facturación automatizan gran parte del proceso, es importante mantener una organización básica para evitar problemas:
- Guarda todas las facturas, tanto emitidas como recibidas. Preferiblemente en formato digital.
- Clasifica por fechas y tipo de operación. Así podrás revisar rápidamente tus trimestres.
- Usa una numeración coherente y correlativa. Es obligatorio por ley.
- Comprueba el IVA y el NIF de tus proveedores. Un error en estos datos puede invalidar una deducción.
- Haz una copia de seguridad periódica. Facturalia lo hace automáticamente en la nube.
Casos especiales: operaciones sin factura o con factura simplificada
En algunos sectores, como el comercio minorista o la hostelería, se realizan muchas operaciones con factura simplificada (antiguos tickets).
Estas facturas también deben incluirse en el libro de facturas emitidas, aunque agrupadas por periodos o días.
Por ejemplo, puedes hacer un asiento diario con el total de las ventas del día y el IVA correspondiente.
Del mismo modo, las facturas rectificativas (por devoluciones o descuentos) deben anotarse indicando el número de la factura original a la que corrigen.
Relación entre el libro de facturas y los modelos tributarios
Los libros de facturas son la fuente de información principal para elaborar las declaraciones fiscales.
Por ejemplo:
- El modelo 303 (IVA trimestral) se basa en los totales de IVA repercutido (emitidas) y soportado (recibidas).
- El modelo 390 (resumen anual de IVA) consolida ambos libros.
- El modelo 347 (operaciones con terceros) se extrae directamente del libro de facturas con clientes o proveedores que superen los 3.005 €.
Si llevas los libros de forma digital con Facturalia, los modelos se generan automáticamente sin cálculos manuales.
Recomendaciones para evitar errores
- No dejes facturas sin registrar. Incluso los pequeños gastos deben incluirse.
- Evita duplicados. Asegúrate de que cada factura solo se anota una vez.
- Verifica las fechas. Las operaciones deben registrarse en el trimestre correspondiente.
- Usa software verificado. Te garantiza la validez legal y la trazabilidad.
- Digitaliza tus documentos. Así puedes acceder a ellos fácilmente ante cualquier inspección.
El futuro del libro de facturas: digital y automatizado
El avance hacia la facturación electrónica y los sistemas automáticos de control hará que los libros de facturas sean completamente digitales y en muchos casos, generados en tiempo real.
Gracias a soluciones como Facturalia, esta transición será automática:
Tus facturas se generan y registran al instante.
Cumples con VeriFactu desde el primer día.
Puedes exportar informes, libros y modelos en un solo clic.
De esta forma, el libro de facturas pasa de ser una obligación engorrosa a una herramienta de gestión y control inteligente.
Conclusión ¿Qué es el libro de facturas emitidas y recibidas?
El libro de facturas emitidas y recibidas es uno de los documentos más importantes para cualquier autónomo o empresa.
Permite demostrar tus ingresos y gastos, calcular impuestos correctamente y cumplir con las exigencias legales de la Agencia Tributaria.
Llevarlo bien organizado no solo evita sanciones, sino que te da una visión clara de la salud financiera de tu negocio.
Con Facturalia, puedes automatizar todo el proceso: emitir facturas legales, registrar las recibidas, generar los libros oficiales y cumplir con VeriFactu sin esfuerzo.
Además, si tienes una tienda online, los plugins de Facturalia conectan tu e-commerce directamente con tu sistema de facturación, registrando cada venta de forma automática y legal.
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