En el mundo empresarial, cumplir con las obligaciones de facturación para pymes y sociedades no es solo una cuestión de orden, sino una exigencia legal que puede tener un impacto directo en la viabilidad de un negocio.
Las sociedades y pymes, independientemente de su tamaño o sector, deben ajustarse a la normativa vigente en materia de facturación para evitar sanciones, optimizar su gestión y garantizar la transparencia en sus operaciones.
En este artículo vamos a desglosar las obligaciones facturación sociedades pymes, explicando en detalle qué exige la ley, cuáles son los requisitos formales y qué aspectos conviene tener siempre bajo control.
Índice
Marco legal de la facturación en España, obligaciones de facturación para sociedades y pymes
La facturación en España está regulada principalmente por:
- Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento.
- Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
- Otras normativas tributarias y mercantiles que establecen obligaciones complementarias.
Estas leyes determinan cuándo es obligatorio emitir factura, qué datos debe incluir y cómo debe conservarse la documentación.
Desde 2025, además, se refuerza el marco legal con nuevas exigencias vinculadas a la facturación electrónica y el control de software, especialmente con la entrada en vigor progresiva del sistema VeriFactu.
Quiénes están obligados a emitir factura, obligaciones de facturación para sociedades y pymes
Todas las sociedades mercantiles y pymes tienen la obligación de emitir factura cuando realizan una entrega de bienes o prestación de servicios, ya sea a particulares o a otras empresas.
Las excepciones son muy limitadas y, en la práctica, casi todas las operaciones requieren la emisión de una factura.
En concreto, deben facturar:
- Operaciones realizadas con otros empresarios o profesionales.
- Ventas a particulares cuando el cliente lo solicita expresamente.
- Exportaciones e importaciones.
- Operaciones intracomunitarias.
- Operaciones sujetas y no exentas de IVA.
- Determinadas operaciones exentas, como las sanitarias o educativas, pero que igualmente deben documentarse.
Tipos de factura que pueden emitir las sociedades y pymes
La normativa contempla diferentes tipos de factura que se adaptan a la naturaleza de la operación:
- Factura completa u ordinaria: Incluye todos los datos exigidos por el Reglamento de Facturación.
- Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tiques. Solo se puede usar en operaciones de importe reducido o en sectores autorizados.
- Factura rectificativa: Se utiliza para corregir errores o modificar datos de una factura previamente emitida.
- Factura proforma: No tiene validez fiscal, pero sirve como documento previo para informar al cliente de las condiciones.
- Factura electrónica: Documento emitido y recibido en formato digital, con los mismos requisitos legales que la factura en papel.
Contenido mínimo de una factura, obligaciones de facturación para sociedades y pymes
Las obligaciones facturación sociedades pymes incluyen la incorporación obligatoria de determinados datos en cada factura:
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Precio unitario y base imponible.
- Tipo impositivo de IVA aplicado.
- Cuota tributaria resultante.
- Retenciones de IRPF (si procede).
- Importe total de la factura.
En el caso de facturas rectificativas, referencia a la factura original y motivo de la rectificación.
Plazos para la emisión de facturas
La ley establece plazos claros para la emisión de facturas:
- Facturas ordinarias: Deben emitirse en el momento de realizar la operación o, como máximo, el día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado.
- Facturas intracomunitarias: Se expiden antes del día 15 del mes siguiente al devengo del impuesto.
- Facturas rectificativas: Se emiten tan pronto como se detecta el error que se debe corregir.
Conservación y archivo de facturas, obligaciones de facturación para sociedades y pymes
Otra obligación clave para las sociedades y pymes es conservar las facturas emitidas y recibidas durante un periodo mínimo de 4 años (plazo general de prescripción tributaria), aunque por motivos mercantiles puede ser recomendable mantenerlas 6 años.
Estas facturas pueden almacenarse en formato papel o digital, siempre que se garantice:
- Autenticidad de su origen.
- Integridad del contenido.
- Legibilidad durante todo el periodo de conservación.
Facturación electrónica y VeriFactu
Uno de los cambios más importantes para 2025 es la implementación progresiva del sistema VeriFactu y la obligación de usar software certificado de facturación.
Este sistema:
- Permite enviar las facturas directamente a la Agencia Tributaria.
- Garantiza que no se puedan alterar los registros.
- Refuerza el control y la lucha contra el fraude.
Para las sociedades y pymes, esto implica:
- Adaptar su software de facturación para que cumpla con los nuevos requisitos técnicos.
- Formar al personal administrativo para trabajar con VeriFactu.
- Planificar la migración para evitar interrupciones en la operativa.
Relación entre facturación y obligaciones fiscales
Las facturas no son solo un requisito legal, sino la base para cumplir con otras obligaciones tributarias:
- Modelos de IVA (303, 390): El IVA repercutido y soportado se documenta a través de las facturas.
- Modelos de retenciones (111, 115): Si se practica retención, debe figurar en la factura.
- Impuesto de Sociedades: Los ingresos facturados forman parte de la base imponible.
- Declaraciones informativas (347, 349): Determinadas operaciones se incluyen en estas declaraciones.
Sanciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación para sociedades y pymes
El incumplimiento de las obligaciones facturación sociedades pymes puede acarrear sanciones importantes:
- No emitir factura: Multa proporcional del 1% al 2% de la operación.
- Datos incorrectos o incompletos: Multa fija o proporcional.
- Retraso en la emisión: Sanciones proporcionales según la gravedad.
- No conservar facturas: Multas de hasta el 2% del importe total de las operaciones no documentadas.
Estas sanciones pueden acumularse y, en casos graves, implicar inspecciones más exhaustivas.
Recomendaciones para cumplir con las obligaciones de facturación
- Usar un software de facturación adaptado a la normativa y, a partir de 2025, compatible con VeriFactu.
- Establecer un protocolo interno para la revisión y validación de facturas antes de su envío.
- Emitir facturas en plazo y registrar inmediatamente las operaciones.
- Formar al personal en materia de facturación y normativa tributaria.
- Archivar de forma segura todas las facturas, con copias de seguridad digitales.
- Revisar periódicamente las facturas emitidas y recibidas para detectar errores.
- Consultar con un asesor fiscal en caso de dudas sobre operaciones complejas.
Cambios normativos previstos para 2025 y más allá
Además del impulso de la facturación electrónica, se prevén:
- Mayor integración de la facturación con la presentación de modelos tributarios.
- Posible reducción de plazos para remitir información a la Agencia Tributaria.
- Refuerzo en los mecanismos de cruce de datos entre empresas y administración.
Estar al día en estos cambios permitirá a las sociedades y pymes anticiparse y evitar sanciones.
Conclusión Obligaciones de facturación para sociedades y pymes
Cumplir con las obligaciones facturación sociedades pymes no es solo una exigencia legal, sino un elemento esencial para la transparencia, la eficiencia y la credibilidad de cualquier negocio.
La factura es mucho más que un simple documento: es la base de la contabilidad, de la relación con los clientes y proveedores, y de la correcta liquidación de impuestos.
En 2025, con la implantación progresiva de VeriFactu y la obligatoriedad de software certificado, el control sobre la facturación será más exhaustivo.
Las sociedades y pymes que se adapten de forma proactiva estarán en mejor posición para evitar problemas y optimizar su gestión.
Por eso, la recomendación es clara: invertir tiempo y recursos en un sistema de facturación sólido, formar al personal y mantener una vigilancia constante sobre la normativa vigente.
La prevención es siempre la mejor estrategia para garantizar que cada factura emitida sea un documento impecable, tanto para el cliente como para la administración tributaria.
