Los 10 errores más comunes al emitir facturas

Emitir facturas forma parte del día a día de cualquier autónomo o pyme y hoy vamos a repasar los 10 errores más comunes al emitir facturas.

Aunque parezca un trámite sencillo, no es raro cometer fallos que pueden tener consecuencias fiscales, administrativas o incluso contractuales.

Desde errores de forma hasta omisiones de datos obligatorios, conviene prestar atención y evitar tropiezos que pueden traducirse en sanciones, retrasos en los cobros o problemas con Hacienda.

En este artículo repasamos los 10 errores más comunes al emitir facturas y te damos consejos para evitarlos. ¡Vamos allá!

No incluir todos los datos obligatorios

Uno de los errores comunes al emitir facturas más repetidos es no cumplir con los requisitos legales mínimos.

Una factura debe contener:

• Número de factura y serie
• Fecha de emisión
• Nombre completo o razón social del emisor y del receptor
• NIF de ambas partes
• Dirección fiscal
• Descripción detallada de los productos o servicios
• Base imponible
• Tipo y cuantía de IVA (y otras retenciones si las hubiera)
• Importe total

Omitir cualquiera de estos datos puede invalidar la factura, impedir su deducción fiscal o causar problemas en una inspección.

Revisa siempre el formato antes de enviarla.

Numeración incorrecta o desordenada, uno de los errores comunes al emitir facturas

Cada factura debe seguir una numeración correlativa dentro de una misma serie.

Saltarse números, duplicarlos o mezclar series sin justificación puede levantar sospechas ante la Agencia Tributaria.

Por ejemplo, si tu última factura fue la F-2025-034, la siguiente debe ser la F-2025-035. Si tienes diferentes líneas de negocio (por ejemplo, formación y diseño), puedes usar series diferentes, pero cada una debe ser coherente y secuencial.

Consejo: Usa un programa de facturación como Facturalia que gestione automáticamente la numeración y evite errores.

Olvidar aplicar o desglosar el IVA

Uno de los errores más habituales es:

• No incluir el IVA cuando es obligatorio.
• Incluir IVA en operaciones exentas.
• No desglosar correctamente la base y la cuota de IVA.

Es fundamental saber cuándo se aplica el IVA, a qué tipo (general, reducido o superreducido) y en qué operaciones está exento (formación reglada, servicios sanitarios, exportaciones…).

Además, el IVA debe ir siempre desglosado para poder ser deducido o contabilizado correctamente.

No basta con incluir solo el importe total.

No aplicar la retención de IRPF cuando es obligatoria, otro de los errores comunes al emitir facturas

Ciertos profesionales autónomos (como arquitectos, abogados, diseñadores o consultores) están obligados a aplicar una retención de IRPF en sus facturas si facturan a empresas u otros autónomos.

Esa retención suele ser del 15% (7% para nuevos autónomos durante los primeros 3 años).

Si no se aplica, el cliente puede negarse a pagar o devolver la factura para que la corrijas.

Error habitual: aplicar la retención al facturar a particulares. En ese caso, no debe aplicarse.

Poner fechas incorrectas o inconsistentes

Otro error muy frecuente es emitir facturas con fechas incorrectas:

• Fechas que no se corresponden con la entrega real del bien o servicio.
• Fechas futuras que no tienen justificación.
• Fechas que no cuadran con los registros contables.

Esto puede generar discrepancias en la contabilidad, complicar el cierre trimestral o dificultar la deducción del IVA.

Lo ideal es emitir la factura dentro del plazo legal (generalmente, antes del día 16 del mes siguiente al de la operación) y con la fecha real de prestación del servicio o entrega del producto.

Usar conceptos vagos o poco detallados

Una factura con un concepto como «servicios varios», «trabajo realizado» o «asesoría» sin más detalle, puede ser rechazada por el cliente o cuestionada en una auditoría fiscal.

Cuanto más clara y específica sea la descripción, mejor:

• “Diseño de logotipo corporativo para la marca X, incluyendo tres propuestas y entrega en formato editable.”
• “Diseño gráfico”

Evita términos genéricos, detalla cantidades, fechas y cualquier elemento que clarifique qué estás cobrando.

Enviar la factura en formatos no válidos o no conservar copia, uno de los 10 errores más comunes al emitir facturas

Enviar facturas como imágenes (por ejemplo, JPG o PNG), sin firma digital o en formatos que no permiten modificación o lectura automática puede causar problemas al receptor o impedir su contabilización.

Además, no guardar una copia de la factura emitida (ya sea en formato digital o papel) puede ser un problema grave si Hacienda solicita los justificantes durante una inspección.

Recomendación: utiliza siempre PDF, conserva copia durante al menos 4 años y respáldalo con una herramienta digital segura.

Emitir facturas fuera de plazo

En España, el plazo para emitir una factura es de hasta el día 16 del mes siguiente al que se haya realizado la operación o entrega del bien.

Facturar fuera de ese plazo, sobre todo si se emiten con fechas anteriores o “antidatadas”, puede implicar:

• Multas por incumplir los plazos legales.
• Problemas para deducir el IVA en el trimestre correcto.
• Incumplimientos contractuales con el cliente.

Solución: calendariza tus ciclos de facturación o automatiza el envío con herramientas como Facturalia.

No tener en cuenta la normativa internacional

Si facturas a clientes de la Unión Europea o fuera de ella, hay normas específicas:

• Necesidad de NIF intracomunitario (VIES) para evitar el IVA.
• Distintas reglas de localización del IVA según el país.
• Posibles retenciones fiscales en destino (países fuera de la UE).

Muchos autónomos cometen errores al facturar internacionalmente sin adaptar su factura a las obligaciones del cliente en su país.

Consulta a un asesor o usa software que te lo facilite.

No revisar antes de enviar la factura, uno de los errores comunes al emitir facturas

Parece obvio, pero sigue siendo uno de los errores comunes al emitir facturas más repetidos: no revisar la factura antes de enviarla.

Errores de ortografía, importes mal calculados, datos fiscales incorrectos o simplemente un número de factura mal puesto pueden:

Hacer que el cliente la rechace.

Retrasar el pago.

Invalidarla a efectos fiscales.

Siempre revisa dos veces antes de enviar, o utiliza plantillas y herramientas profesionales que minimicen el margen de error.

Consecuencias de cometer errores al emitir facturas

Cometer alguno de estos errores no solo puede afectar a tu imagen profesional, sino que también tiene consecuencias legales y económicas:

• Rechazo por parte del cliente y retraso en el cobro.
• Pérdida del derecho a deducción del IVA si eres el receptor.
• Sanciones de Hacienda, que pueden ir desde los 150€ hasta los 6.000€, en función de la infracción.
• Problemas en una inspección o revisión tributaria.
• Riesgos contables que afectan a tu declaración trimestral o anual.

Cómo evitar errores al facturar

Aquí van algunas recomendaciones finales para reducir al mínimo los errores comunes al emitir facturas:

• Automatiza la facturación con un software profesional.
• Usa plantillas con todos los campos obligatorios.
• Mantén una base de datos actualizada de clientes y NIF.
• Establece un sistema claro de numeración y series.
• Forma a tu equipo, si tienes colaboradores, sobre los requisitos fiscales.
• Revisa las novedades legales (como VeriFactu o la factura electrónica).
• Haz una revisión mensual o trimestral con tu asesor fiscal o contable.

Conclusión Los 10 errores más comunes al emitir facturas

Emitir facturas no es simplemente rellenar un documento y enviarlo: es un proceso con implicaciones fiscales, legales y profesionales.

Los errores comunes al emitir facturas pueden parecer detalles sin importancia, pero acumulados o reiterados pueden suponer una fuente de problemas para tu negocio.

Desde Facturalia, te animamos a revisar tus procesos de facturación y considerar la automatización como herramienta clave para ahorrar tiempo, reducir errores y cumplir con todas tus obligaciones legales.

Recuerda: una factura bien hecha es la mejor carta de presentación.

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