En el mundo de los negocios, especialmente para autónomos y pymes, las facturas no son simples papeles o documentos digitales: son la base de toda relación comercial legalmente reconocida y tienen unas partes imprescindibles en la factura que debes conocer.
Emitir una factura correctamente no solo evita problemas con los clientes, sino también con la Agencia Tributaria.
Sin embargo, muchos profesionales desconocen cuáles son las partes imprescindibles de una factura y las consecuencias de omitir alguna de ellas.
En este artículo vamos a explicar de forma detallada cada elemento que debe contener una factura para que sea válida, la normativa que lo exige, ejemplos prácticos y consejos para evitar errores que puedan derivar en sanciones o retrasos en los cobros.
Índice
¿Por qué es importante conocer las partes imprescindibles de una factura?
Una factura es mucho más que un documento para cobrar por un servicio o producto. Es un justificante legal y fiscal que acredita una operación económica entre dos partes.
En España, su formato y contenido están regulados principalmente por:
- Ley 37/1992 del IVA
- Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012)
Cumplir con estos requisitos es esencial porque:
- Permite que el cliente pueda deducirse el IVA (si procede).
- Evita sanciones por parte de Hacienda.
- Asegura que los cobros se puedan reclamar legalmente.
- Facilita la contabilidad y presentación de impuestos.
Las 10 partes imprescindibles de una factura
Aunque existen diferentes tipos de facturas (ordinarias, simplificadas, rectificativas…), los datos obligatorios para una factura ordinaria son siempre los mismos.
Vamos a analizarlos uno por uno.
Número y serie de factura
- Qué es: Cada factura debe tener un número único dentro de una serie correlativa. No puede haber saltos ni duplicados.
- Por qué es importante: Sirve para llevar un control ordenado y evitar confusiones.
- Ejemplo correcto: 2025-001, 2025-002…
- Error común: reiniciar la numeración a mitad de año sin justificarlo.
Consejo: si tienes diferentes líneas de negocio o facturas en varias monedas, puedes usar series distintas (por ejemplo, «A-2025-001» y «B-2025-001»).
Fecha de emisión, una de las partes imprescindibles de una factura
- Qué es: El día en que se emite la factura.
- Por qué es importante: Marca el momento en el que se devenga el IVA y se empieza a contar el plazo de pago.
- Ejemplo: 11/08/2025.
Consejo: la fecha de emisión no tiene por qué coincidir con la fecha de prestación del servicio, pero si difieren, debe indicarse también la fecha de la operación.
Datos del emisor
Qué incluir:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF o CIF.
- Domicilio fiscal.
Importancia: Identifica quién emite la factura.
Consejo: asegúrate de que el NIF sea correcto; un error aquí puede invalidar la deducción de IVA.
Datos del cliente o destinatario
Qué incluir:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF o CIF.
- Domicilio fiscal.
Importancia: Necesarios para identificar a quién va dirigida la factura y que el cliente pueda registrarla contablemente.
Excepción: en facturas simplificadas (como tickets), no siempre es obligatorio el NIF del cliente.
Descripción de los bienes o servicios, otra de las partes imprescindibles de una factura
Qué es: Un detalle claro de lo que se ha vendido o el servicio prestado.
Ejemplo:
- «Diseño de logotipo corporativo»
- «Venta de 100 unidades de bolígrafo azul»
Consejo: sé lo más específico posible, indicando unidades, horas trabajadas, fechas o referencias para evitar malentendidos.
Base imponible
Qué es: El importe total sin impuestos de la operación.
Ejemplo: Si vendes un producto por 100 € y el IVA es 21 %, la base imponible es 100 €.
Consejo: si hay varios tipos de IVA en la misma factura, separa las bases imponibles correspondientes a cada tipo.
Tipo impositivo y cuota de IVA, más partes imprescindibles de una factura
Qué es: El porcentaje de IVA que se aplica a la base imponible y su valor monetario.
Ejemplo:
- Tipo: 21 %
- Cuota: 21 € (sobre una base de 100 €)
Exención: si la operación está exenta de IVA, indícalo expresamente con la referencia legal correspondiente.
Retenciones (IRPF)
Cuándo se aplica: Solo en facturas emitidas por autónomos a empresas o profesionales, según la actividad.
Ejemplo:
- Retención del 15 %: -15 € sobre una base de 100 €.
Consejo: los nuevos autónomos pueden aplicar el 7 % de retención durante los tres primeros años de actividad.
Importe total
Qué es: La suma final que el cliente debe pagar, tras añadir IVA y restar retenciones.
Ejemplo:
- Base: 100 €
- IVA (21 %): +21 €
- IRPF (15 %): -15 €
- Total: 106 €
Forma y plazo de pago
Qué es: Indicar cómo y cuándo se pagará la factura.
Ejemplo:
- Transferencia bancaria a la cuenta ES12 3456 7890 1234 5678 9012
- Pago a 30 días fecha factura.
Consejo: incluir tu número de cuenta IBAN y condiciones claras para evitar retrasos.
Errores frecuentes al incluir las partes imprescindibles de una factura
Aunque la normativa es clara, en la práctica muchos autónomos cometen fallos.
Entre los más comunes:
- Omitir el número de factura o romper la secuencia.
- No indicar el NIF del cliente cuando es obligatorio.
- No detallar los conceptos, lo que dificulta justificar la operación.
- Aplicar mal el IVA o no justificar la exención.
- Olvidar la fecha de la operación cuando es diferente a la de emisión.
- Confundir la base imponible con el total.
Ejemplo práctico de factura con todas sus partes
Factura N.º: 2025-004
Fecha de emisión: 11/08/2025
Fecha operación: 09/08/2025
Emisor:
Diseños Creativos SL
CIF: B12345678
C/ Mayor, 12 – 28001 Madrid
Cliente:
Marketing Express SL
CIF: B87654321
Av. Libertad, 45 – 08001 Barcelona
Conceptos:
Diseño de logotipo corporativo: 1 unidad – 500 €
Base imponible: 500 €
IVA (21 %): +105 €
IRPF (15 %): -75 €
Total a pagar: 530 €
Forma de pago: Transferencia bancaria IBAN ES98 2100 1234 5602 0005 4321 (Pago a 30 días fecha factura).
Diferencias entre factura ordinaria, simplificada y proforma
- Factura ordinaria: incluye todas las partes imprescindibles y es la más común.
- Factura simplificada: usada en operaciones de menor importe (hasta 400 €) o en ciertos sectores; no requiere todos los datos del cliente.
- Factura proforma: no tiene validez fiscal, solo sirve como presupuesto o documento informativo.
Consecuencias de no incluir las partes imprescindibles de una factura
Emitir una factura incompleta o incorrecta puede tener consecuencias graves:
- Multas y sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
- Imposibilidad de deducir el IVA para el cliente.
- Problemas legales para reclamar un impago.
- Pérdida de credibilidad ante clientes y proveedores.
Cómo asegurarte de cumplir siempre con los requisitos
Para no olvidar ninguna parte imprescindible de una factura, puedes:
- Usar un programa de facturación homologado que incluya automáticamente todos los campos.
- Crear una plantilla fija en Word, Excel o Google Sheets con todos los apartados.
- Revisar siempre la factura antes de enviarla.
- Mantenerte actualizado sobre cambios normativos (por ejemplo, la implantación de VeriFactu).
Conclusión Las partes imprescindibles de una factura
Las partes imprescindibles de una factura no son un simple formalismo: son la garantía de que tu documento tiene validez legal y fiscal.
Conocerlas y aplicarlas correctamente protege tu negocio, evita sanciones y mejora tu relación con clientes y proveedores.
En un entorno donde la facturación digital y el control por parte de la Agencia Tributaria será cada vez más estricto, especialmente con herramientas como VeriFactu, emitir facturas correctas no es opcional, es una obligación y una ventaja competitiva.
Si eres autónomo o pyme, dedica unos minutos a revisar tu sistema de facturación. Un pequeño cambio ahora puede ahorrarte muchos problemas en el futuro.
