En este artículo, analizamos cómo funciona la facturación para trabajadores del transporte, qué requisitos legales existen, cómo evitar errores frecuentes y cómo la digitalización —a través de herramientas como Facturalia— está facilitando este proceso.
El sector del transporte es uno de los más dinámicos y esenciales para la economía.
Miles de autónomos y pequeñas empresas dependen de la movilidad de mercancías o personas, ya sea por carretera, mar o aire.
Sin embargo, a pesar de su importancia, la facturación de los trabajadores del transporte suele generar muchas dudas: ¿qué gastos se pueden deducir?, ¿cómo se factura un porte?, ¿hay que incluir dietas o kilometraje?, ¿y qué ocurre con los peajes y carburantes?
Índice
El trabajador del transporte y su obligación de facturar
Todo profesional del transporte que trabaje por cuenta propia, ya sea transportista autónomo, conductor de mercancías, mensajero, repartidor o gestor de flotas, está obligado a emitir factura por los servicios prestados.
Esto incluye tanto a quienes operan con vehículo propio como a quienes colaboran con empresas logísticas en régimen de subcontratación.
Emitir factura no solo es un requisito legal para justificar los ingresos, sino también una herramienta de control contable imprescindible para gestionar el negocio y declarar correctamente el IVA y el IRPF.
Por tanto, si eres transportista autónomo o tienes una pequeña empresa de transporte, debes tener en cuenta tres pilares básicos de tu facturación:
Cumplir con la normativa fiscal vigente.
- Emitir facturas completas, claras y verificables.
- Conservar y registrar todas las facturas emitidas y recibidas.
Qué datos debe incluir una factura de transporte
Las facturas emitidas por trabajadores del transporte deben contener todos los elementos exigidos por la legislación española.
Según el Real Decreto 1619/2012, las facturas deben incluir como mínimo:
- Número y serie de factura.
- Fecha de emisión y, si difiere, de prestación del servicio.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y dirección fiscal.
- Datos del cliente o empresa contratante.
- Descripción detallada del servicio de transporte.
- Precio del servicio, base imponible y tipo de IVA aplicado.
- Cuota del IVA.
- Importe total de la factura.
- Forma y plazo de pago.
En el caso de los transportistas internacionales, también es importante reflejar la ruta o destino, la matrícula del vehículo y, si aplica, los datos de aduana o documentos CMR (para transportes transfronterizos).
Cómo se describe el servicio de transporte en la factura
Uno de los puntos clave de la facturación trabajadores transporte es la descripción del servicio.
Debe ser suficientemente clara para que tanto el cliente como la Agencia Tributaria puedan entender la naturaleza del trabajo realizado.
Ejemplos de descripciones adecuadas:
- “Transporte de mercancías por carretera desde Madrid a Valencia, 15 palés, carga 12/09/2025, entrega 13/09/2025.”
- “Servicio de mensajería urgente dentro del área metropolitana de Sevilla, 5 entregas.”
- “Transporte internacional de contenedor marítimo, ruta Algeciras–Marsella.”
Cuanta más información concreta se incluya (rutas, kilómetros, peso o volumen transportado, fechas), más sólida será la factura ante una revisión fiscal o contable.
Tipos de IVA aplicables en el transporte
El IVA en el sector del transporte depende del tipo de servicio y de su ámbito geográfico.
A continuación, se resumen los principales casos:
- Transporte nacional de mercancías o personas. Se aplica el IVA general del 21%.
- Transporte internacional de mercancías. Exento de IVA, siempre que se cumplan los requisitos del artículo 21 de la Ley del IVA (exportaciones o trayectos con destino fuera de la UE).
- Transporte intracomunitario. No sujeto a IVA español si el cliente es una empresa de otro país de la UE con número de IVA intracomunitario válido (VIES).
- Transporte de viajeros. En la mayoría de los casos, se aplica IVA reducido del 10%.
Este punto es especialmente relevante porque muchos trabajadores del transporte emiten facturas a empresas internacionales o trabajan en rutas mixtas (nacionales e internacionales).
Por ello, es esencial verificar la correcta aplicación del tipo de IVA antes de emitir cada factura.
Gastos deducibles para trabajadores del transporte
La facturación no solo implica registrar ingresos, sino también deducir los gastos relacionados con la actividad profesional.
Los transportistas suelen tener una larga lista de costes recurrentes que pueden incluir en su contabilidad.
Entre los más comunes encontramos:
- Combustible y lubricantes.
- Mantenimiento y reparaciones del vehículo.
- Peajes, aparcamientos y autopistas.
- Dietas y alojamiento (en viajes de larga distancia).
- Primas de seguro del vehículo.
- Gastos de telefonía y GPS profesional.
- Cuotas de autónomos y gestoría.
- Financiación o renting del vehículo.
Estos gastos deben justificarse siempre mediante factura a nombre del transportista y deben estar directamente relacionados con la actividad.
Gracias a ello, se podrá deducir el IVA soportado y reducir la base imponible del IRPF.
Facturación por kilometraje o servicio fijo
Existen distintas formas de establecer el precio en la facturación trabajadores transporte, dependiendo del tipo de actividad:
- Por kilómetro recorrido: El transportista acuerda una tarifa fija por kilómetro (por ejemplo, 0,80 €/km). En la factura se detalla la distancia y el total calculado.
- Por trayecto o porte: Se pacta un precio cerrado por ruta, independientemente del kilometraje.
- Tiempo de servicio: En casos de alquiler con conductor o logística urbana, se puede facturar por horas o jornadas completas.
Sea cual sea el sistema, siempre conviene incluir la base del cálculo en la descripción de la factura (por ejemplo: “Transporte de 480 km a 0,85 €/km”).
Retenciones y obligaciones fiscales
Los transportistas autónomos están sujetos a las mismas obligaciones tributarias que otros profesionales:
- IVA trimestral (modelo 303)
- IRPF trimestral (modelo 130 o retención en factura del 7 % o 15 %)
- Resumen anual (modelos 390 y 100)
- Declaración informativa de operaciones (modelo 347) si superan los 3.005,06 € con un mismo cliente.
Es importante revisar si se debe aplicar retención de IRPF en la factura. En general, los transportistas por cuenta propia no aplican retención salvo que presten servicios a otra empresa en régimen profesional.
Particularidades de la facturación en transporte internacional
Cuando los servicios de transporte se realizan fuera de España, la factura debe ajustarse a normas específicas según el tipo de cliente y destino.
Casos frecuentes:
- Cliente empresa de la UE con número de IVA intracomunitario: Factura sin IVA, indicando “operación intracomunitaria exenta de IVA según art. 25 Ley 37/1992”.
- Cliente fuera de la UE: Factura exenta de IVA por exportación (art. 21 Ley 37/1992).
- Cliente particular extranjero: En este caso sí se aplica IVA español, ya que no se trata de una operación B2B.
Además, si el transporte está asociado a una exportación o importación, debe conservarse la documentación CMR o DUA como justificante del movimiento de mercancías.
Cómo afecta VeriFactu a los trabajadores del transporte
El nuevo sistema VeriFactu, que entrará en vigor en los próximos meses, afectará directamente a la facturación de los trabajadores del transporte.
VeriFactu será el sistema de facturación electrónica verificada por Hacienda, que enviará los datos de cada factura en tiempo real o casi real a la Agencia Tributaria.
Esto supone varias ventajas para el sector:
- Mayor control y seguridad jurídica.
- Menos errores en la facturación.
- Evita duplicidades o fraudes.
- Simplifica las inspecciones y los libros registro.
Las herramientas modernas de facturación, como Facturalia, ya están adaptadas a este nuevo modelo.
Con ellas, los transportistas podrán emitir facturas que cumplan con el estándar VeriFactu, garantizando transparencia y cumplimiento legal.
La digitalización del transporte: facturación desde el móvil
Cada vez más transportistas trabajan con facturación digital, una tendencia que está revolucionando el sector.
Las ventajas son claras:
- Emitir facturas desde cualquier lugar, incluso desde el camión o mientras se descarga la mercancía.
- Enviar facturas al instante por correo electrónico o WhatsApp al cliente.
- Guardar automáticamente copias en la nube.
- Registrar gastos escaneando tickets o facturas.
- Generar informes de ingresos y beneficios.
Herramientas como Facturalia simplifican todo el proceso: permiten crear una factura en segundos, con los campos predefinidos (datos del cliente, IVA, retenciones) y con un diseño profesional que proyecta confianza.
Ejemplo práctico de factura de transporte
Imagina un transportista autónomo que realiza un viaje de mercancías desde Sevilla hasta Bilbao, con un precio pactado de 1,200 €.
Factura ejemplo:
Emisor: Juan Pérez Transportes, NIF 12345678A
Cliente: Logística del Norte S.L., CIF B98765432
Descripción: Transporte de mercancías (12 palés) Sevilla–Bilbao, carga 14/10/2025, entrega 15/10/2025.
Base imponible: 1.200 €
IVA (21 %): 252 €
Total factura: 1.452 €
Forma de pago: Transferencia bancaria (IBAN: ES00 0000 0000 0000 0000).
Observaciones: Exento de retención IRPF según art. 101.5 Ley IRPF.
Con un software de facturación, esta operación se puede generar automáticamente y enviarse al cliente en segundos, cumpliendo con la normativa vigente.
Errores comunes en la facturación de transportistas
Incluso los profesionales con experiencia cometen errores que pueden acarrear sanciones o retrasos en los pagos. Algunos de los más frecuentes son:
- No indicar la ruta o descripción del servicio.
- Aplicar un tipo de IVA incorrecto (por ejemplo, cobrar IVA en transporte internacional).
- No conservar los justificantes (CMR, tickets de combustible, peajes).
- No numerar correctamente las facturas.
- Olvidar incluir el NIF o CIF del cliente.
- No emitir factura en caso de subcontratación.
Evitar estos errores mejora la trazabilidad y reduce los riesgos fiscales.
Ventajas de automatizar la facturación en el transporte
Los transportistas que usan sistemas de facturación automatizada disfrutan de múltiples beneficios:
- Ahorro de tiempo: crear y enviar facturas con un clic.
- Reducción de errores: los programas aplican IVA y retenciones correctamente.
- Control financiero: acceso a informes de gastos, ingresos y rentabilidad.
- Cumplimiento automático: integración con VeriFactu y normativa vigente.
- Imagen profesional: facturas limpias, claras y personalizadas con el logo del negocio.
Además, estas herramientas permiten llevar el control de los gastos de combustible, mantenimiento y peajes, integrándolos en los libros contables y facilitando la declaración trimestral.
Conclusión Facturación para trabajadores del transporte
La facturación para trabajadores del transporte requiere precisión, claridad y cumplimiento normativo.
Desde la correcta aplicación del IVA hasta la descripción detallada del servicio, cada factura debe ser una herramienta de confianza tanto para el cliente como para el profesional.
Con la llegada de VeriFactu y la digitalización del sector, la automatización se convertirá en la clave del éxito.
Herramientas como Facturalia permiten a transportistas y empresas del sector emitir facturas profesionales desde cualquier dispositivo, cumplir con la ley y tener el control total de su negocio.
En definitiva, una factura bien hecha no solo garantiza el cobro puntual: también refleja la profesionalidad y la seriedad del transportista.
