Facturación de ventas online: ¿qué obligaciones tengo?

En este artículo explicamos en detalle cómo funciona la facturación de ventas online, qué leyes la regulan, qué impuestos debes declarar y cómo simplificar todo el proceso con herramientas como Facturalia.

Vender por Internet se ha convertido en una de las formas más habituales de generar ingresos, tanto para autónomos como para empresas.

Sin embargo, muchos emprendedores digitales desconocen que las ventas online también están sujetas a obligaciones fiscales y de facturación como cualquier otra actividad económica.

Emitir facturas correctamente, aplicar el IVA adecuado y registrar las operaciones con transparencia no solo evita sanciones, sino que también transmite confianza y profesionalidad a los clientes.

¿Es obligatorio facturar las ventas online?

Sí, siempre.

La facturación de ventas online es obligatoria para cualquier persona o empresa que venda bienes o servicios a través de Internet, independientemente de la plataforma utilizada (tienda online, Amazon, Etsy, eBay, redes sociales, etc.).

Esto significa que si tienes una actividad económica recurrente, aunque sea desde casa, debes:

• Darte de alta en Hacienda mediante el modelo 036 o 037.
• Inscribirte en la Seguridad Social como autónomo (si es una actividad habitual).
• Emitir facturas por todas las ventas realizadas.
• No importa si la venta se hace por transferencia, tarjeta o PayPal: todas las operaciones deben estar reflejadas en tu facturación.

Qué información debe incluir una factura de venta online

Una factura emitida por una venta online debe cumplir los mismos requisitos que cualquier otra factura legal, de acuerdo con el Real Decreto 1619/2012.

Los datos obligatorios son:

• Número y serie de factura.
• Fecha de emisión.
• Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del comprador: nombre, NIF (si lo facilita) y dirección.
• Descripción detallada del producto o servicio.
• Base imponible.
• Tipo de IVA aplicable.
• Cuota de IVA.
• Importe total.
• Forma de pago.

Si la venta es a un particular que no solicita factura, basta con emitir una factura simplificada (antiguo ticket), pero debes conservarla igualmente para tus registros contables.

¿A quién se debe emitir factura en las ventas online?

Depende del tipo de cliente:

a) Ventas a particulares (B2C)

Si vendes a consumidores finales (por ejemplo, una tienda online), solo estás obligado a emitir factura si el cliente la solicita.

Aun así, debes registrar internamente todas las ventas, aunque no se emita una factura individual.

b) Ventas a empresas o profesionales (B2B)

En este caso, siempre es obligatorio emitir factura con todos los datos fiscales, ya que el comprador necesita justificar la operación y deducir el IVA.

En ambos casos, el vendedor debe conservar las facturas y registros durante al menos cuatro años, por si Hacienda los solicita en una inspección.

IVA en la facturación de ventas online dentro de España

Si vendes productos o servicios a clientes dentro del territorio español, debes aplicar el IVA correspondiente según el tipo de producto o servicio.

El IVA se repercute en la factura y luego se declara trimestralmente mediante el modelo 303.

IVA en ventas online a otros países de la Unión Europea

Cuando vendes dentro de la Unión Europea, las reglas cambian en función de si el cliente es empresa o particular:

a) Ventas a empresas (B2B)

Si el cliente tiene número de IVA intracomunitario válido (VIES), la venta está exenta de IVA español.

Debes indicar en la factura:

“Operación intracomunitaria exenta de IVA, art. 25 Ley 37/1992”.

Además, debes incluirla en el modelo 349 (operaciones intracomunitarias).

b) Ventas a particulares (B2C)

Desde 2021, se aplica el Régimen de Ventanilla Única (OSS).

Esto significa que debes aplicar el IVA del país del cliente una vez superes los 10.000 € anuales en ventas intracomunitarias.

Si no alcanzas ese umbral, puedes seguir aplicando el IVA español.

El sistema OSS simplifica la declaración, ya que puedes ingresar el IVA de todos los países en un único modelo trimestral en España.

IVA en ventas online a países fuera de la UE

En las exportaciones a países no pertenecientes a la Unión Europea, las ventas están exentas de IVA.

Sin embargo, deberás conservar la documentación aduanera (DUA o justificantes de exportación) para demostrar que la mercancía salió del país.

En la factura debe incluirse la mención:

“Operación exenta de IVA según art. 21 Ley 37/1992”.

Facturación en marketplaces (Amazon, Etsy, eBay, etc.)

Los marketplaces o plataformas intermedias añaden complejidad a la facturación de ventas online.

Depende de si el marketplace actúa como intermediario o vendedor en nombre propio.

a) Marketplace como intermediario

Tú eres el vendedor real, por lo que debes:

• Emitir factura al cliente final.
• Aplicar el IVA correspondiente según el país del comprador.

b) Marketplace como vendedor en nombre propio

En este caso, el marketplace factura al cliente y tú facturas al marketplace, no al comprador final.

Esto ocurre, por ejemplo, en el modelo Amazon VAT OSS o en Apple Store, donde la plataforma actúa como distribuidor.

Siempre conviene revisar los términos fiscales de cada plataforma, ya que pueden variar según el país o el modelo de venta.

Retenciones y obligaciones adicionales

Si ofreces servicios online (por ejemplo, diseño web, marketing, formación digital), tus facturas deben incluir la retención de IRPF cuando el cliente sea una empresa o profesional en España.

• Retención general: 15%.
• Retención reducida (nuevos autónomos): 7% durante los tres primeros años de actividad.
• Estas retenciones se declaran mediante el modelo 111 (retenciones de IRPF) y el modelo 190 (resumen anual).

Obligación de conservar las facturas y registros

Todas las facturas de ventas online deben conservarse durante cuatro años, tanto las emitidas como las recibidas.

Esto incluye:

• Facturas electrónicas.
• Facturas simplificadas.
• Registros de pedidos y transacciones de plataformas digitales.

Además, si vendes por Internet, Hacienda puede solicitar el registro completo de tus operaciones online (por ejemplo, informes de PayPal, Stripe o Shopify).

¿Y las ventas sin factura? Los peligros del “sin IVA”

Algunos vendedores creen que si no emiten factura o no declaran las ventas online pequeñas, “no pasa nada”.

Pero eso es un grave error.

Hacienda puede detectar ingresos no declarados a través de:

• Los movimientos bancarios.
• Las plataformas de pago online (PayPal, Bizum, Stripe).
• Los marketplaces, que están obligados a reportar datos fiscales.

Emitir facturas falsas o no declarar ingresos puede conllevar sanciones de entre 300 € y 10.000 €, además del pago retroactivo de impuestos e intereses.

En definitiva, aunque vendas poco, debes registrar y declarar todas tus operaciones.

Cómo gestionar la facturación de ventas online de forma eficiente

El éxito de un negocio digital no solo depende de las ventas, sino también de la organización administrativa.

Por eso, la mejor estrategia es digitalizar el proceso de facturación.

Con Facturalia, por ejemplo, puedes:

• Crear facturas automáticamente a partir de tus pedidos online.
• Conectar tu tienda o plataforma (Shopify, WooCommerce, etc.).
• Aplicar el IVA correcto según el país del cliente (España, UE o fuera de la UE).
• Emitir facturas en distintas divisas y convertirlas automáticamente a euros.
• Cumplir con el sistema VeriFactu, enviando los datos a Hacienda.
• Generar informes automáticos de IVA, IRPF y facturación mensual.

En resumen, automatizar tu facturación de ventas online te ahorra tiempo, reduce errores y garantiza el cumplimiento legal.

Qué es VeriFactu y cómo afectará al comercio electrónico

El nuevo sistema VeriFactu, que entrará en vigor próximamente, será obligatorio para todos los negocios, incluidos los que venden online.

Este sistema exige que cada factura generada se registre y verifique digitalmente, enviando los datos a la Agencia Tributaria en tiempo real o diferido.

Su objetivo es prevenir el fraude fiscal y garantizar la trazabilidad de las operaciones.

Para las tiendas online, esto significará:

• Uso obligatorio de software certificado de facturación.
• Control automatizado de fechas y numeración.
• Seguridad y autenticidad en todas las facturas emitidas.

Plataformas como Facturalia ya cumplen con estos requisitos, de modo que podrás seguir facturando sin preocuparte por la adaptación técnica.

Diferencias entre factura electrónica y factura digital

Aunque suenen similares, no son lo mismo:

Con la nueva Ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria para todas las operaciones entre empresas y autónomos en los próximos años.

Consejos para evitar errores en la facturación online

• Emitir las facturas en el plazo legal (antes del día 16 del mes siguiente al de la venta).
• Revisar el tipo de IVA aplicable según el país del cliente.
• Numerar correlativamente las facturas sin saltos.
• Guardar los justificantes de pago y entrega.
• Evitar duplicidades entre las facturas del marketplace y las propias.
• Usar plantillas profesionales y sistemas automatizados como Facturalia.

Estos pasos evitarán incidencias con Hacienda y proyectarán una imagen de seriedad ante tus clientes.

Ejemplo práctico: tienda online española con clientes europeos

Imagina que tienes una tienda online en Valencia que vende accesorios tecnológicos a clientes de varios países.

Durante el año facturas:

• 6.000 € a clientes en España.
• 8.000 € a clientes en Francia, Alemania e Italia.

Como tus ventas intracomunitarias superan los 10.000 €, estás obligado a registrarte en el régimen OSS y aplicar el IVA del país de destino (por ejemplo, 20% en Francia).

Podrás declarar ese IVA fácilmente a través del sistema OSS español, sin necesidad de registrarte en cada país europeo.

Gracias a un software como Facturalia, las facturas se generan automáticamente con el IVA correcto según el país del comprador.

Conclusión Facturación de ventas online: ¿qué obligaciones tengo?

La facturación de ventas online no es un simple trámite: es la base legal y fiscal de tu negocio digital.

Cada venta debe reflejarse en una factura que cumpla los requisitos establecidos por Hacienda, incluyendo el tipo de IVA correcto según el país del cliente.

Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también transmite profesionalidad y transparencia a tus clientes.

Con la llegada de la factura electrónica y el sistema VeriFactu, la digitalización será obligatoria.

Por eso, el momento de adaptarse es ahora.

Plataformas como Facturalia te permiten automatizar toda tu facturación, aplicar el IVA correcto en cada país y enviar facturas verificadas a Hacienda sin esfuerzo.

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