En este artículo explicaremos qué es una factura emitida a particulares, cuáles son sus características legales, qué información debe incluir, en qué casos se puede sustituir por un ticket o factura simplificada, y te mostraremos algunos modelos prácticos para que no cometas errores en tu facturación.
Emitir facturas es una de las obligaciones más importantes para cualquier autónomo o empresa.
Sin embargo, no todas las facturas se emiten en las mismas condiciones ni con los mismos datos.
Cuando el cliente no es otra empresa o profesional, sino un particular, la factura debe cumplir ciertos requisitos específicos y adaptarse a su naturaleza.
Índice
¿Qué es una factura emitida a particulares?
Una factura emitida a particulares es aquella que un autónomo o empresa emite a un consumidor final, es decir, a una persona que no desarrolla actividad económica y no va a deducirse el IVA.
En otras palabras, la factura se emite a alguien que paga el producto o servicio para uso personal y no profesional.
Ejemplo:
Si eres diseñador gráfico y haces un trabajo para una empresa, le emitirás una factura con todos los datos fiscales (NIF, razón social, retención, etc.).
Pero si vendes una lámina de arte a un particular, la factura será distinta: no llevará retención y bastará con identificar al cliente con nombre y apellidos.
¿Cuándo es obligatorio emitir factura a un particular?
La emisión de factura no depende tanto del tipo de cliente como de la naturaleza de la operación.
Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), estás obligado a emitir factura siempre que realices una entrega de bienes o prestación de servicios, aunque sea a un particular.
No obstante, existen algunas excepciones, que veremos más adelante.
Casos en los que sí debes emitir factura a un particular:
- Cuando el cliente la solicita expresamente. Si la operación está sujeta a IVA.
- Cuando el servicio se presta a distancia o online. Si se trata de exportaciones o ventas intracomunitarias.
- Cuando el destinatario sea extranjero (aunque sea particular). Si vendes bienes que requieren garantía o registro.
En resumen: aunque muchos pequeños comercios emiten tickets o facturas simplificadas, la factura a particulares sigue siendo legalmente válida y recomendable, sobre todo para operaciones de cierto valor o que deban justificarse ante Hacienda.
Diferencias entre factura a empresas y factura a particulares
Aunque ambas son facturas legales, las emitidas a particulares presentan algunas diferencias clave frente a las que se emiten a empresas o autónomos.
Elemento | Factura a empresas/autónomos | Factura a particulares |
Destinatario | Profesional o empresa | Persona física (consumidor final) |
NIF del cliente | Obligatorio | Opcional (no siempre necesario) |
Retención de IRPF | Puede aplicarse | No se aplica nunca |
Deducción de IVA | Sí, el cliente puede deducirlo | No, el cliente no puede deducirlo |
Datos fiscales del cliente | Razón social, dirección, NIF | Nombre, apellidos y, si se desea, dirección |
Formato permitido | Factura completa o electrónica | Factura completa o simplificada (según caso) |
Requisitos de una factura emitida a particulares
La Agencia Tributaria exige que toda factura emitida a un particular cumpla una serie de requisitos mínimos.
Estos datos deben figurar siempre, incluso si el cliente no es profesional.
Datos obligatorios:
- Número y serie de factura. La numeración debe ser correlativa y única.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor. Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal.
- Datos del cliente. Nombre y apellidos del particular (no hace falta NIF salvo que lo pida).
- Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Base imponible. Es el importe sin impuestos.
- Tipo impositivo del IVA y cuota.
- Importe total de la factura.
- Forma de pago (opcional, pero recomendable).
- Mención especial si la operación está exenta de IVA.
Factura completa o factura simplificada: ¿cuál usar con particulares?
La normativa permite, en ciertos casos, sustituir la factura completa por una factura simplificada, especialmente en operaciones con consumidores finales.
Factura simplificada (antiguo ticket)
Puede utilizarse cuando:
- El importe total no supera los 400 € (IVA incluido).
- cuando, aunque supere esa cantidad, se trate de una operación autorizada por Hacienda (por ejemplo, hostelería, transporte, aparcamientos, peluquerías, etc.).
Debe contener al menos:
- Número y fecha.
- Datos del emisor.
- Descripción del producto o servicio.
- Tipo e importe del IVA.
- Importe total.
Si el cliente lo solicita, puedes incluir su nombre y NIF, y esa factura tendrá los mismos efectos legales que una completa.
Factura completa
Se usa en todos los demás casos, especialmente cuando:
- El importe supera los 400 €.
- El cliente solicita la factura con sus datos completos.
- La operación se realiza a distancia o por servicios profesionales.
Cómo hacer una factura emitida a particulares paso a paso
A continuación, te mostramos cómo elaborar correctamente una factura emitida a particulares:
Datos del emisor
Incluye tu nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal.
Ejemplo:
María López García
NIF: 12345678-A
Calle Mayor, 45, 28013 Madrid
Datos del cliente
Si es un particular, bastará con nombre y apellidos.
Solo debes incluir su NIF o dirección si te lo pide o si la factura supera los 400 €.
Ejemplo:
Cliente: Juan Pérez Rodríguez
Número y fecha de factura
Debes seguir una numeración correlativa dentro de una misma serie.
Por ejemplo:
- F2026-001
- F2026-002
Descripción de los bienes o servicios
Detalla lo que vendes o prestas.
Ejemplo:
- Reparación de grifo de cocina
- Materiales incluidos
Base imponible y tipo de IVA
Calcula la base imponible (precio sin IVA), aplica el tipo correspondiente (21%, 10% o 4%) y añade la cuota.
Total de la factura
Suma la base imponible más el IVA.
Ejemplo:
Concepto | Base (€) | IVA (21%) | Total (€) |
Reparación de grifo | 100,00 | 21,00 | 121,00 |
TOTAL FACTURA: 181,50 €
Forma de pago: Bizum
Observaciones: Factura emitida a particular (sin retención de IRPF).
Qué errores evitar al emitir una factura a particulares
Emitir facturas a particulares puede parecer sencillo, pero hay errores comunes que pueden acarrear problemas contables o fiscales:
- No incluir el IVA cuando corresponde. Aunque el cliente no lo deduzca, el autónomo debe ingresarlo en Hacienda.
- No numerar correctamente las facturas. Cada factura debe tener una numeración única y correlativa.
- Emitir tickets sin datos cuando el cliente pide factura. En ese caso, debe emitirse una factura completa con sus datos.
- No conservar las facturas emitidas. Deben guardarse durante al menos 4 años.
- Emitir facturas sin declarar. Todas las facturas emitidas, aunque sean a particulares, deben incluirse en los modelos tributarios (303, 130, 390, etc.).
Cómo registrar las facturas a particulares en tus modelos tributarios
Aunque el cliente sea un consumidor final y no deduzca impuestos, tú sí debes declarar esas facturas.
- En el Modelo 303 (IVA trimestral): Incluye las bases imponibles e IVA repercutido en la casilla correspondiente.
- En el Modelo 130 (IRPF trimestral): Declara los ingresos derivados de esas facturas.
- En el Modelo 390 (resumen anual de IVA): Refleja todas las operaciones con particulares y empresas.
Automatiza la emisión de facturas a particulares con Facturalia
Emitir facturas a particulares no tiene por qué ser complicado.
Con un software de facturación como Facturalia, puedes crear y enviar facturas a consumidores finales de forma rápida, legal y personalizada.
Facturalia te permite:
- Elegir entre factura completa o simplificada.
- Calcular automáticamente el IVA correspondiente.
- Numerar las facturas de forma correlativa.
- Enviar la factura al cliente por correo electrónico o WhatsApp.
- Guardar todas tus facturas en la nube, listas para los modelos tributarios.
Además, cumple con la nueva normativa de facturación VeriFactu, lo que garantiza que tus documentos sean válidos y transparentes ante la Agencia Tributaria.
Factura a particulares y factura electrónica
Aunque hoy en día muchas facturas se envían digitalmente, no es obligatorio que las facturas a particulares sean electrónicas, salvo en determinados casos (por ejemplo, si se emiten a través de plataformas de servicios digitales).
Sin embargo, usar la factura electrónica tiene ventajas:
- Ahorro de papel y costes.
- Mayor seguridad y trazabilidad.
- Cumplimiento con la futura Ley Crea y Crece, que impondrá la factura electrónica obligatoria progresivamente a empresas y autónomos.
Por tanto, aunque no sea obligatorio, empezar a digitalizar tu facturación es una excelente decisión.
Conclusión Factura emitida a particulares: requisitos y modelos
La factura emitida a particulares es un documento tan importante como cualquier otro tipo de factura.
Debe contener los datos básicos del emisor, una descripción clara del producto o servicio, el IVA correspondiente y el importe total, aunque el cliente no sea profesional.
En resumen:
- Sí estás obligado a emitir factura a un particular si la operación está sujeta a IVA o si el cliente la solicita.
- Puedes usar una factura simplificada para importes pequeños.
- No se aplican retenciones de IRPF.
- Todas las facturas deben registrarse y conservarse durante 4 años.
Y si quieres olvidarte del papeleo, Facturalia te lo pone fácil: crea, envía y guarda tus facturas a particulares con plantillas automáticas y cálculo de impuestos integrado.
Una facturación ordenada y profesional es clave para mantener tu negocio en regla y transmitir confianza a tus clientes, sean empresas o particulares.
