En el día a día de autónomos, pymes y empresas, la facturación es un proceso clave para el funcionamiento correcto del negocio y conocer las diferencias entre factura proforma, factura ordinaria y factura rectificativa es fundamental.
Sin embargo, no todas las facturas son iguales: existen distintos tipos de documentos con funciones específicas, y conocer sus diferencias resulta fundamental para evitar errores, cumplir con la normativa y transmitir profesionalidad a los clientes.
Tres de las más comunes —y que más confusiones generan— son la factura proforma, la factura ordinaria y la factura rectificativa.
Aunque las tres comparten el término “factura”, no tienen el mismo valor legal ni fiscal, y usarlas de forma incorrecta puede dar lugar a problemas en la contabilidad, en la relación con los clientes o en una inspección de Hacienda.
En este artículo vamos a analizar en profundidad cada una de ellas, sus características, cuándo deben utilizarse y cuáles son sus diferencias principales.
Índice
La importancia de distinguir entre los distintos tipos de factura, proforma, ordinaria y rectificativa
Antes de entrar en detalle, conviene recordar que la facturación está regulada en España por el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Según esta normativa, existen distintos documentos con validez contable y fiscal.
La confusión más común se da porque los tres términos incluyen la palabra “factura”, aunque no todos tienen el mismo valor legal:
- La factura ordinaria es la factura “de toda la vida”, el documento base que acredita una operación.
- La factura rectificativa sirve para corregir errores de una factura previamente emitida.
- La factura proforma, en cambio, no es una factura real, sino un documento informativo o previo a la emisión de la factura ordinaria.
¿Qué es una factura proforma?, diferencias entre factura proforma, factura ordinaria y factura rectificativa
La factura proforma es un documento que se utiliza como presupuesto o propuesta comercial.
Se entrega al cliente antes de cerrar una operación y no tiene valor fiscal ni contable.
Características de la factura proforma
- No es un documento fiscal → no sirve para deducir gastos ni para declarar ingresos.
- No tiene numeración obligatoria → a diferencia de las facturas ordinarias, no necesita serie ni correlación.
- No devenga impuestos → no genera obligación de pagar IVA ni retenciones.
Sirve como compromiso de venta → se utiliza para dejar por escrito las condiciones económicas de una futura operación.
Usos más comunes
- Presentar un presupuesto detallado a un cliente.
- Documentar un acuerdo previo a la compra-venta.
- Operaciones internacionales (muchas aduanas requieren proformas antes de la exportación).
Ofrecer una propuesta económica antes de emitir la factura definitiva.
Ejemplo: Un diseñador gráfico envía a su cliente una factura proforma por 500 € con el detalle de los servicios que se realizarán. Una vez aceptada, se emitirá la factura ordinaria con valor legal.
¿Qué es una factura ordinaria?, diferencias entre factura proforma, factura ordinaria y factura rectificativa
La factura ordinaria es la factura estándar, la que acredita la realización de una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios.
Es un documento legal y fiscalmente obligatorio cuando existe una transacción entre profesionales o empresas.
Características de la factura ordinaria
Documento fiscal con validez plena.
Numeración correlativa obligatoria (ejemplo: F2025-001, F2025-002…).
Incluye impuestos → IVA, IRPF (si corresponde), recargos.
Se debe conservar durante al menos 4 años.
Devenga obligaciones fiscales → debe declararse en los modelos trimestrales (ej. 303 de IVA) y anuales (390, 190, etc.).
Usos más comunes
- Venta de productos o prestación de servicios a clientes.
- Cobros a empresas, autónomos o particulares.
- Justificación de ingresos y gastos ante Hacienda.
- Documentación oficial en contabilidad.
Ejemplo: El mismo diseñador gráfico, tras finalizar su trabajo, emite la factura ordinaria con número F2025-003, aplicando IVA y retención de IRPF si corresponde.
¿Qué es una factura rectificativa?, diferencias entre factura proforma, factura ordinaria y factura rectificativa
La factura rectificativa es aquella que se emite para corregir errores en una factura ordinaria previamente emitida.
Características de la factura rectificativa
- Es obligatoria cuando hay un error en una factura ordinaria.
- Debe hacer referencia a la factura original que corrige.
- Tiene numeración propia y debe incluir el término “Factura Rectificativa”.
- Corrige datos → ya sea en importes, NIF, fechas, IVA mal aplicado o conceptos erróneos.
- Puede ser positiva o negativa → si se devuelve dinero al cliente, el importe puede aparecer en negativo.
Usos más comunes
- Errores en los datos fiscales del cliente o del emisor.
- Cambio en la descripción del servicio o producto.
- Modificación en el importe por descuentos o devoluciones.
- Corrección de un IVA mal aplicado.
Ejemplo: Si el diseñador emitió una factura ordinaria con el NIF del cliente mal escrito, debe emitir una factura rectificativa para corregir ese error.
Comparativa: factura proforma, ordinaria y rectificativa
| Aspecto | Factura Proforma | Factura Ordinaria | Factura Rectificativa |
| Validez fiscal | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Numeración obligatoria | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí (serie propia) |
| Devengo de impuestos | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí (corrige impuestos) |
| Uso principal | Presupuesto, propuesta | Venta o servicio realizado | Corrección de errores |
| Obligación de conservar | ❌ No | ✅ Sí (4 años) | ✅ Sí (4 años) |
| Ejemplo práctico | Presupuesto para un servicio | Factura tras prestar el servicio | Corrección de NIF o importe |
Errores comunes en el uso de estas facturas
- Confundir proforma con ordinaria → algunos autónomos creen que con la proforma ya cumplen con Hacienda, pero no es así.
- No emitir factura rectificativa → intentar corregir con una nueva ordinaria en lugar de la rectificativa.
- Emitir facturas sin numeración → en las ordinarias es obligatorio.
- Guardar solo proformas → Hacienda solo reconoce las facturas ordinarias y rectificativas como válidas.
Relación con la digitalización y VeriFactu
Con la digitalización de la facturación y la llegada de VeriFactu en 2026, la diferencia entre estos documentos será aún más relevante:
- Las facturas ordinarias y rectificativas deberán emitirse desde software homologado y comunicarse en tiempo real a la Agencia Tributaria.
- Las facturas proforma seguirán existiendo, pero se mantendrán como documentos sin valor fiscal, ajenos al sistema de verificación.
- Esto obligará a empresas y autónomos a ser todavía más rigurosos en la gestión de su facturación.
Consejos prácticos para usar cada tipo de factura correctamente
- Utiliza la factura proforma solo como presupuesto o acuerdo previo.
- Emite siempre una factura ordinaria tras la prestación de un servicio o entrega de producto.
- Corrige cualquier error mediante factura rectificativa, no con facturas duplicadas ni borradas.
- Forma a tu equipo para distinguir claramente entre estos tres documentos.
- Digitaliza tu facturación para minimizar errores y prepararte para los cambios normativos.
Conclusión Diferencias entre factura proforma, factura ordinaria y factura rectificativa
Aunque a simple vista puedan parecer similares, las diferencias entre factura proforma, ordinaria y rectificativa son clave para cumplir con la normativa y evitar sanciones.
La factura proforma es un documento previo, sin validez fiscal, que funciona como presupuesto o compromiso.
La factura ordinaria es la base de la facturación, con validez legal y fiscal plena.
Factura rectificativa permite corregir errores de una factura ya emitida, siendo obligatoria en esos casos.
Conocer estas diferencias y aplicarlas correctamente en tu negocio no solo evita problemas con Hacienda, sino que también transmite profesionalidad y confianza a tus clientes.
