La gestión documental es una de las tareas más importantes para cualquier autónomo, pyme o gran empresa y una de las preguntas más frecuentes, ¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas emitidas y recibidas?
No basta con emitir y recibir facturas correctamente; también es obligatorio conservarlas durante un período de tiempo determinado para cumplir con la normativa fiscal y mercantil.
La pregunta que muchos profesionales se hacen es: ¿cuánto tiempo hay que conservar las facturas emitidas y recibidas?.
Aunque la respuesta parece sencilla, lo cierto es que varía según la legislación aplicable y el tipo de inspección o reclamación a la que pueda enfrentarse el negocio.
En este artículo vamos a analizar en detalle la normativa española, las diferencias entre facturas emitidas y recibidas, las implicaciones fiscales, mercantiles y legales, así como consejos prácticos para gestionar este aspecto de forma eficiente.
Índice
La importancia de conservar las facturas
Las facturas son documentos esenciales porque:
- Acreditan ingresos y gastos ante Hacienda.
- Sirven como prueba legal en caso de litigios o reclamaciones.
- Garantizan la trazabilidad contable en la empresa.
- Son necesarias en inspecciones fiscales o revisiones de la Seguridad Social.
- Conservarlas durante el tiempo que marca la ley no es solo una obligación, sino también una herramienta de protección jurídica.
Normativa que regula el tiempo de conservación de facturas
En España, el tiempo de conservar facturas está regulado por varias normativas:
- Ley General Tributaria (LGT)
- Establece un plazo de 4 años, que es el período de prescripción de las deudas tributarias.
- Significa que Hacienda puede revisar las facturas de los últimos 4 años.
- Código de Comercio
- Obliga a las empresas y autónomos a conservar la documentación contable, incluidas las facturas, durante 6 años a partir del último asiento contable.
Ley del IVA
Confirma que el plazo mínimo de conservación para facturas relacionadas con IVA es de 4 años.
Normativa mercantil y civil
En algunos casos, el plazo puede ampliarse hasta 15 años, por ejemplo, para reclamaciones contractuales o de responsabilidad civil.
Diferencia entre facturas emitidas y facturas recibidas
Aunque la normativa es común, conviene distinguir:
- Facturas emitidas: acreditan ingresos de la empresa o autónomo. Deben conservarse para justificar la facturación declarada en impuestos como el IVA o el IRPF.
- Facturas recibidas: acreditan gastos o inversiones deducibles. Son necesarias para justificar deducciones en IVA o en el Impuesto sobre Sociedades.
En ambos casos, el tiempo de conservar facturas es, como mínimo, de 4 años a efectos fiscales y 6 a efectos mercantiles.
Casos especiales en los plazos de conservación
Existen situaciones donde los plazos pueden variar:
Bienes de inversión
Facturas relacionadas con bienes de inversión (por ejemplo, un coche o maquinaria) deben conservarse durante el período de regularización del IVA, que puede llegar a 10 años.
Subvenciones o ayudas públicas
Si una empresa recibe una subvención, las facturas justificativas deben guardarse hasta que prescriba la posibilidad de comprobación por parte de la administración que la concedió.
Operaciones intracomunitarias o internacionales
Pueden requerir conservar documentación adicional para cumplir con normativas europeas.
Reclamaciones judiciales
Si existe un litigio en curso, las facturas deben conservarse hasta que finalice el proceso, incluso si han pasado más de 6 años.
Conservación en formato digital
La digitalización ha cambiado la forma de conservar facturas. Actualmente, la normativa permite:
- Escanear facturas en papel y guardarlas en formato digital, siempre que la copia sea legible, íntegra y fiel al original.
- Facturas electrónicas: se deben conservar en su formato original (ej. XML, Facturae), junto con la firma digital que garantiza su autenticidad.
- Software homologado: desde la implantación de VeriFactu (2026), será obligatorio utilizar sistemas verificables que permitan conservar y enviar registros en tiempo real a Hacienda.
Esto significa que ya no es necesario tener montañas de archivadores, pero sí garantizar que los archivos digitales estén protegidos y accesibles durante todo el plazo legal.
Sanciones por no conservar facturas
No cumplir con el tiempo de conservar facturas puede acarrear consecuencias importantes:
- Sanciones económicas → multas que van de 150 € a 300 € por factura no conservada.
- Pérdida de deducciones fiscales → Hacienda puede rechazar gastos que no estén respaldados por facturas válidas.
- Problemas legales → en caso de litigio con clientes o proveedores, la ausencia de facturas puede dejar indefensa a la empresa.
- Riesgo reputacional → dar imagen de desorganización frente a clientes, proveedores o auditores.
Ejemplo práctico
Un autónomo declara en 2025 los siguientes datos:
- Facturación anual: 60.000 €.
- Gastos deducibles: 20.000 €.
En 2028, Hacienda inicia una inspección sobre el ejercicio 2025.
El autónomo debe poder presentar todas las facturas emitidas y recibidas de ese año.
Si las tiene → podrá justificar ingresos y deducciones sin problema.
Si no las conserva → Hacienda puede rechazar gastos, recalcular impuestos y aplicar sanciones.
Consejos prácticos para conservar facturas correctamente
- Organización por años y trimestres
- Clasificar facturas emitidas y recibidas según ejercicio fiscal.
- Doble copia (física y digital)
- Escanear facturas en papel y guardarlas en la nube con copias de seguridad.
- Uso de software de facturación
- Facilita el archivo automático de todas las facturas.
- Protección de archivos digitales
- Usar contraseñas, cifrado y copias en varios dispositivos o servidores.
- Conservación más allá del mínimo legal
Aunque la ley marca 4 o 6 años, es recomendable guardar las facturas 10 años, especialmente en sectores regulados o con bienes de inversión.
Relación con la factura electrónica y VeriFactu
Con la factura electrónica obligatoria y la entrada de VeriFactu en 2026, el panorama de conservación cambiará:
Todas las facturas deberán emitirse y almacenarse en software verificable.
Se reducirán los errores y la pérdida de documentos.
Hacienda tendrá acceso en tiempo real a los registros de facturación.
Aun así, la obligación de conservar facturas seguirá recayendo sobre el autónomo o empresa.
Conclusión ¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas emitidas y recibidas?
La respuesta a la pregunta “¿cuánto tiempo hay que conservar las facturas emitidas y recibidas?” depende de la normativa aplicable:
- 4 años a efectos fiscales (prescripción tributaria).
- 6 años según el Código de Comercio.
- Hasta 10 años o más en casos especiales (bienes de inversión, ayudas públicas, litigios).
Cumplir con estos plazos no solo evita sanciones, sino que garantiza tranquilidad en inspecciones, seguridad jurídica y una gestión profesional de la empresa.
En un contexto de digitalización y control cada vez más exhaustivo, conservar las facturas de manera organizada y accesible es un pilar fundamental para la salud financiera de autónomos y pymes.
