La digitalización está transformando la forma en que las empresas y los autónomos gestionan sus procesos administrativos, y uno de los cambios más relevantes en este sentido es la llegada de la factura electrónica obligatoria, una medida que pretende modernizar las relaciones comerciales, reducir la morosidad y mejorar el control fiscal en España.
La obligatoriedad de la factura electrónica fue aprobada en la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), que establece la progresiva implantación de este sistema en todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
Pero, ¿cuándo entra en vigor exactamente? ¿A quién afecta y cómo deben prepararse autónomos y pymes?
En este artículo resolveremos todas estas dudas, analizando el marco legal, los plazos, los beneficios y los retos que plantea este cambio para el tejido empresarial español.
Índice
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria es un documento digital que cumple con todos los requisitos legales y fiscales de una factura tradicional, pero que se emite, recibe y conserva en formato electrónico.
Algunas de sus características principales son:
- Sustituye al papel en las relaciones B2B.
- Tiene la misma validez legal y fiscal que una factura ordinaria en papel.
- Se emite en formatos estructurados como Facturae o XML, que garantizan la legibilidad y la interoperabilidad.
- Incluye mecanismos como la firma digital para asegurar autenticidad e integridad.
- Debe conservarse en formato electrónico durante los plazos legales de conservación (mínimo 4 años para efectos fiscales).
Objetivos de la factura electrónica obligatoria
La medida no es solo un cambio técnico, sino un paso estratégico en la modernización de la economía:
- Reducir la morosidad → al registrar electrónicamente la fecha de emisión y recepción, se controla con precisión el tiempo de pago.
- Impulsar la digitalización de pymes y autónomos → que hasta ahora seguían dependiendo del papel.
- Mayor control fiscal → facilita a la Agencia Tributaria el acceso y contraste de información.
- Ahorro de costes → menos papel, menos tinta, menos almacenaje físico.
- Eficiencia administrativa → las facturas electrónicas pueden integrarse con programas de contabilidad y gestión.
Marco legal: la Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, es la que establece la factura electrónica obligatoria en España.
El artículo 12 de esta ley recoge:
- La obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en todas las operaciones entre empresarios y profesionales.
- La necesidad de garantizar la interconexión y la interoperabilidad entre las distintas plataformas de facturación electrónica.
- El derecho de los clientes a acceder a sus facturas electrónicas de forma gratuita durante al menos 4 años.
Plazos de entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria
Uno de los aspectos más consultados es cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria.
La ley estableció un calendario escalonado en función del tamaño de las empresas:
- Empresas y autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros
- La obligación entrará en vigor un año después de la publicación del reglamento de desarrollo.
- Empresas y autónomos con facturación anual inferior a 8 millones de euros
- Tendrán un plazo de dos años desde la publicación del reglamento.
Esto significa que, aunque la Ley Crea y Crece se aprobó en septiembre de 2022, la obligatoriedad aún está pendiente de los plazos que marque el reglamento técnico definitivo.
Las estimaciones actuales sitúan la entrada en vigor progresiva entre 2025 y 2026, siguiendo el modelo de implantación gradual que ya se utilizó con la factura electrónica en la Administración Pública.
¿A quién afecta la obligación?
La factura electrónica obligatoria afectará a:
- Todas las empresas que operen en España, independientemente de su tamaño.
- Autónomos que emitan facturas a otras empresas o profesionales.
- Pymes y microempresas, que aunque tendrán un plazo más largo, también deberán adaptarse.
En cambio:
En las operaciones con particulares (B2C), de momento no será obligatoria, aunque se podrá usar de manera voluntaria.
Requisitos técnicos de la factura electrónica
No basta con enviar una factura en PDF por correo electrónico: la factura electrónica obligatoria debe cumplir ciertos requisitos:
- Estar en un formato estructurado y legible (Facturae, XML, UBL).
- Incluir firma digital avanzada para garantizar autenticidad e integridad.
- Contener los mismos datos que una factura en papel (numeración, NIF, fecha, base imponible, IVA, retenciones, total).
- Ser accesible y descargable durante al menos 4 años.
- Cumplir con los estándares de interoperabilidad que marque el reglamento.
Ventajas de la factura electrónica
Adoptar este sistema aporta beneficios tanto a nivel empresarial como social:
- Para las empresas y autónomos: reducción de errores, ahorro de tiempo y costes, mayor profesionalidad.
- Para los clientes: acceso rápido, trazabilidad y seguridad documental.
- Para la economía: transparencia, reducción de morosidad y avance hacia una economía digital.
Retos y dificultades de implantación
Aunque los beneficios son claros, también existen retos:
Adaptación tecnológica → muchas pymes aún no utilizan software de facturación avanzado.
Costes iniciales → inversión en programas de facturación homologados.
Formación del personal → es necesario capacitar a los equipos en el uso de la factura electrónica.
Interoperabilidad entre plataformas → el reglamento deberá garantizar que no haya barreras técnicas.
Ejemplo práctico de factura electrónica
Supongamos un autónomo diseñador gráfico que emite una factura a una empresa:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): +210 €
- Retención IRPF (15%): -150 €
- Total a cobrar: 1.060 €
En este caso, el sistema de facturación genera la factura electrónica en formato Facturae, con firma digital y campos obligatorios, que se remite al cliente y se almacena en la nube durante el plazo legal.
Cómo prepararse para la factura electrónica obligatoria
Las empresas y autónomos deben anticiparse y empezar a prepararse cuanto antes:
- Adquirir un software de facturación compatible con la normativa.
- Solicitar el certificado digital necesario para firmar facturas.
- Formar al equipo para que domine el proceso.
- Digitalizar archivos históricos para facilitar la transición.
- Informar a clientes y proveedores de los cambios.
Consecuencias de no cumplir con la obligación
- No adaptarse a tiempo tendrá consecuencias:
- Multas y sanciones por incumplimiento.
- Problemas de cobro si el cliente exige factura electrónica.
- Pérdida de competitividad frente a empresas ya digitalizadas.
Conclusión ¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria supone un antes y un después en la forma de trabajar de autónomos y pymes.
Es una obligación legal derivada de la Ley Crea y Crece.
Afectará a todas las operaciones B2B en España.
Su entrada en vigor será progresiva: primero grandes empresas (un año después del reglamento) y después pymes y autónomos (dos años después).
No debe confundirse con VeriFactu, que es otro sistema distinto.
En definitiva, estamos ante un cambio que no solo busca cumplir con Hacienda, sino también modernizar la economía española y fomentar la competitividad de las empresas.
Cuanto antes se preparen autónomos y pymes, más fácil será adaptarse a este nuevo escenario.
