Emitir una factura devolución producto correctamente no es complicado si sigues los pasos y requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
Índice
Identifica la factura original en la factura de devolución de producto
Debes localizar la factura original que se va a corregir. Toma nota de:
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Productos vendidos y precios.
- Base imponible y tipo de IVA aplicado.
La factura rectificativa debe hacer mención explícita a esa factura original, indicando su número y fecha.
Crea una nueva factura con numeración propia
Las facturas rectificativas deben tener su propia serie y numeración correlativa independiente de las facturas ordinarias.
Por ejemplo:
- Serie normal: F-2025-001
- Serie rectificativa: R-2025-001
Esto permite distinguir claramente qué facturas son rectificativas.
Indica que se trata de una factura rectificativa de devolución de producto
Debes reflejarlo claramente en el título del documento o junto al número. Ejemplo:
- “Factura rectificativa R-2025-001”
- “Factura rectificativa de la factura F-2025-033 emitida el 15/03/2025”
Detalla los productos devueltos
En el cuerpo de la factura, incluye solo los productos que han sido devueltos, con su:
- Descripción exacta.
- Precio unitario.
- Cantidad devuelta.
- Base imponible.
- IVA aplicable (igual al original).
- Importe total negativo.
Importante: las líneas de producto deben ir con importe negativo para reflejar la devolución.
Calcula correctamente el IVA de la factura de devolución de producto
El IVA debe reflejarse tal como estaba en la factura original. Si se devolvieron productos con el 21%, debes aplicar el mismo porcentaje en negativo.
Esto corrige el IVA repercutido que se había declarado indebidamente.
Justifica el motivo
Aunque no es obligatorio, es recomendable indicar el motivo de la rectificación para mayor claridad. Por ejemplo:
- “Devolución por producto defectuoso”
- “Devolución parcial por desistimiento del cliente”
- “Devolución por error en el envío”
Conserva ambas facturas,
Tanto tú como el cliente debéis conservar:
- La factura original.
- La factura rectificativa.
Ambas deben estar registradas contablemente y enviadas (si procede) a Hacienda en los libros de facturas emitidas y recibidas.
¿Qué pasa con el IVA si ya se ha declarado?
Una duda muy común: ¿Qué ocurre si ya has presentado el modelo 303 trimestral y luego el cliente devuelve un producto?
En este caso, puedes rectificar el IVA repercutido en la siguiente declaración, siempre que:
- Se haya emitido una factura rectificativa.
- La devolución sea real y documentada.
- Se ajuste a los plazos legales (generalmente, dentro del año siguiente).
Esto te permite compensar el IVA declarado en exceso, devolviendo el dinero al cliente y regularizando tu contabilidad.
Ejemplo de factura de devolución de producto (caso práctico)
Imagina que emites la factura F-2025-054 con el siguiente contenido:
- Producto: Monitor 24’’
- Cantidad: 2
- Precio unitario: 120 €
- IVA: 21%
- Importe total: 290,40 € (incluyendo 50,40 € de IVA)
El cliente devuelve 1 monitor.
Debes emitir una factura rectificativa así:
Factura rectificativa R-2025-012
Rectificación de factura F-2025-054 emitida el 20/04/2025
| Descripción | Cantidad | Precio Unitario | Base Imponible | IVA (21%) | Total |
| Monitor 24’’ | -1 | 120 € | -120 € | -25,20 € | -145,20 € |
Motivo: devolución por mal funcionamiento del producto
El importe total de esta factura es negativo, y deberá registrarse como tal.
¿Y si el cliente no acepta la factura rectificativa?
Es raro, pero puede pasar que el cliente no acepte una factura rectificativa, especialmente si no ha solicitado formalmente la devolución o no está de acuerdo con el importe.
Sin embargo:
- La ley obliga a emitirla si la devolución es real.
- No necesitas su autorización para corregir la factura.
- En caso de conflicto, puedes incluir las comunicaciones (email, reclamación, etc.) como prueba.
Lo importante es dejar rastro documental de que la devolución ha sido aceptada por ambas partes o justificada por contrato o garantía.
Errores comunes al emitir una factura de devolución de producto
Emitir mal una factura de devolución puede generar errores fiscales y contables importantes.
Estos son algunos de los errores más frecuentes:
- No mencionar la factura original: Toda factura rectificativa debe referenciar claramente la que corrige. No hacerlo puede invalidarla ante Hacienda.
- No usar importes negativos: Muchos autónomos emiten la devolución como una factura normal con cantidades positivas, pero eso distorsiona los ingresos y el IVA. Siempre deben ir con signo negativo.
- No aplicar la misma numeración: Usar la misma serie que las facturas ordinarias puede confundir tu contabilidad. Lo correcto es usar una serie específica para rectificativas.
- No registrarla contablemente: Emitir la factura rectificativa y no incluirla en tus libros es tan grave como no emitirla. Ambas facturas deben constar.
- Confundir nota de abono con factura rectificativa: Una nota de abono no tiene validez fiscal por sí sola. Siempre debe ir acompañada (o sustituida) por una factura rectificativa formal.
¿Puedo evitar las devoluciones?
Aunque no puedes eliminar por completo las devoluciones, sí puedes reducir su frecuencia con buenas prácticas:
- Mejora la descripción de los productos o servicios.
- Asegúrate de la calidad del envío o prestación.
- Ofrece atención postventa eficiente.
- Establece condiciones claras de devolución en tus facturas y contratos.
Y, por supuesto, utiliza un software de facturación profesional como Facturalia, que te permita generar facturas rectificativas fácilmente y evitar errores.
Conclusión ¿Cómo se emite una factura de devolución de producto paso a paso?
La devolución de productos es una parte más del ciclo comercial.
Saber cómo emitir correctamente una factura devolución producto te permitirá:
- Cumplir con tus obligaciones fiscales.
- Corregir el IVA de forma legal.
- Llevar una contabilidad clara y sin errores.
- Evitar sanciones y problemas con tus clientes.
La clave está en emitir una factura rectificativa bien estructurada, con numeración y campos adecuados, y registrarla correctamente.
Si usas una herramienta como Facturalia, este proceso es rápido, claro y sin complicaciones.
