En este artículo aprenderás cómo redactar una descripción de factura profesional, clara y precisa, que transmita confianza al cliente, facilite el trabajo administrativo y asegure el cumplimiento normativo.
Además, veremos ejemplos prácticos y recomendaciones para aplicar desde hoy en tu sistema de facturación.
La descripción de los productos o servicios en una factura es uno de los elementos más importantes del documento.
No solo explica qué está pagando el cliente, sino que también sirve como respaldo legal, fiscal y comercial.
Sin embargo, es habitual que muchas empresas y autónomos descuiden este apartado, utilizando frases genéricas o incompletas que pueden generar dudas, reclamaciones o incluso problemas con Hacienda.
Índice
Por qué es importante una descripción profesional en la factura
La descripción factura profesional no es un simple texto: es una declaración oficial que respalda la operación económica.
Una mala descripción, o una demasiado vaga, puede generar consecuencias importantes.
Aporta claridad al cliente
Un cliente que entiende exactamente qué está pagando:
- Confía más en tu trabajo.
- Evita reclamaciones innecesarias.
- Puede justificar la factura internamente o ante terceros.
Evita conflictos comerciales
Muchos conflictos surgen por falta de claridad:
- “Esto no era lo que acordamos”.
- “Pensé que incluía algo más”.
- “No sabía que había un coste extra”.
Una descripción precisa reduce estos riesgos.
Cumple con la normativa de facturación
Hacienda exige que la factura contenga:
- La descripción de los bienes entregados o servicios prestados.
- Datos suficientes para identificar la operación.
Si la descripción es demasiado genérica, puede considerarse incompleta en una inspección.
Facilita la contabilidad y el control interno
Una buena descripción permite:
- Clasificar facturas correctamente.
- Analizar ingresos por tipo de servicio.
- Hacer cierres contables más rápidos.
Mejora tu imagen profesional
Una factura bien redactada transmite profesionalidad y orden, lo que influye directamente en la percepción que el cliente tiene de tu marca.
Cómo redactar una descripción profesional en tu factura
La clave está en que la descripción sea clara, completa y comprensible. Para conseguirlo, sigue estas recomendaciones.
Sé específico: describe lo que vendiste o hiciste
Evita frases como:
- “Servicios profesionales”
- “Trabajo realizado”
- “Producto tecnológico”
En su lugar, especifica:
- Qué hiciste.
- Para qué sirve.
- Qué incluye.
- Si forma parte de un proyecto mayor.
Ejemplos:
- “Diseño de página web corporativa de 6 secciones en WordPress, incluyendo instalación, maquetación y puesta en marcha.”
- “Consultoría fiscal trimestral correspondiente al Q4 2024, incluye revisión del modelo 303, 130 y cierre contable.”
Incluye fechas o periodos de prestación para la descripción profesional de la factura
Esto es especialmente útil en servicios recurrentes, mantenimientos o facturación por suscripción.
- Ejemplos:
- “Servicio de mantenimiento web del 1 al 31 de enero de 2025.”
- “Gestión de redes sociales del periodo diciembre 2024.”
Añadir fechas demuestra transparencia y facilita auditorías internas.
Añade el detalle suficiente sin convertirlo en un contrato
Una descripción profesional debe ser clara, pero no convertirse en un documento excesivamente extenso.
Incorrecto:
- “Diseño de web con reuniones con el cliente, envío de propuestas, cambios adicionales, desarrollo de imágenes personalizadas…”
Correcto:
- “Diseño y desarrollo de página web corporativa según propuesta aprobada el 10/04/2024.”
Si el proyecto es complejo, adjuntar un presupuesto o contrato previo es más eficiente.
Especifica cantidades, unidades o entregables
Cuando proporcionas bienes o productos físicos, debes detallar:
- Cantidades exactas.
- Medidas
- Modelos
- Unidades
Ejemplos:
- “50 unidades de cuadernos A5 personalizados, portada mate 350g.”
- “10 licencias anuales del software CRM Empresa Pro.”
En servicios:
- “Consultoría de marketing – 5 horas.”
- “Sesión de formación online – 2 horas.”
Indica versiones, módulos o planes si vendes software para la descripción profesional de la factura
En facturación tecnológica, esto es especialmente importante.
Ejemplos:
- “Suscripción mensual al plan ‘Premium SaaS’ – 5 usuarios.”
- “Actualización a la versión 3.2 del sistema ERP con mejoras en inventario y facturación.”
Usa un lenguaje claro, sin tecnicismos innecesarios
La descripción debe ser comprensible para cualquiera que revise la factura:
- cliente,
- contable,
- auditor,
- inspector
Evita frases muy técnicas o internas de tu sector.
En lugar de:
- “Optimización del schema markup y refactorización del código HTML.”
Es mejor:
- “Optimización técnica del sitio web para mejorar posicionamiento SEO.”
Mantén una estructura coherente en todas tus facturas para la descripción profesional de la factura
Si cada factura tiene una redacción diferente, se pierde consistencia.
Crea un formato estándar.
Estructura recomendada:
- Acción realizada: “Diseño de…”, “Servicio de…”, “Instalación de…”
- Objeto del servicio.
- Cantidades (si aplica).
- Periodo (si aplica).
- Referencia a propuesta, contrato o pedido.
Ejemplo completo:
- “Servicio de mantenimiento mensual del sitio web (periodo: enero 2025), según plan contratado el 02/09/2024.”
Errores comunes al redactar la descripción de una factura
La mayoría de autónomos y pymes cometen errores muy frecuentes que hacen que sus facturas pierdan claridad o validez documental.
Aquí están los más importantes.
Descripciones excesivamente breves o genéricas
Ejemplo incorrecto:
- “Servicios.”
Esto no aporta nada. Con una descripción tan vaga, Hacienda podría requerir más información.
Incluir información irrelevante
Ejemplo incorrecto:
- “Trabajo realizado cumpliendo los estándares de calidad y tras muchas horas de dedicación.”
Una factura no es un mensaje comercial ni una carta explicativa.
No detallar entregables en proyectos grandes
Decir solo “Proyecto web” no aclara si incluye:
- diseño,
- desarrollo,
- mantenimiento,
- dominio,
No diferenciar conceptos
Ejemplo incorrecto:
- “Consultoría y auditoría y redacción de informes – 1 unidad.”
Mejor separar:
- Auditoría del sistema – 1 unidad
- Informe técnico final – 1 unidad
- Consultoría estratégica – 3 horas
No revisar la ausencia de errores de ortografía
Una falta ortográfica en una factura:
- resta profesionalidad,
- puede generar dudas sobre su autenticidad,
- afecta la imagen de marca.
Ejemplos de descripciones profesionales bien redactadas
A continuación te muestro descripciones correctas según distintos sectores:
Servicios profesionales
- “Asesoría fiscal trimestral correspondiente al periodo abril-junio 2025.”
- “Servicio de consultoría financiera – 3 horas.”
Marketing y comunicación
- “Gestión mensual de redes sociales (Facebook e Instagram) del mes de enero 2025: creación de contenido, programación y análisis.”
- “Diseño de cartel promocional tamaño A3 según briefing del 15/03/2025.”
Tecnología y desarrollo web
- “Desarrollo de módulo de reservas para web corporativa en WordPress, según propuesta de 20/04/2025.”
- “Suscripción SaaS – Plan Avanzado, 10 usuarios, periodo del 1 al 31 de mayo 2025.”
Formación
“Sesión de formación online sobre ciberseguridad para empleados – duración: 2 horas – fecha: 02/05/2025.”
Comercio electrónico
- “3 camisetas técnicas color azul, talla L, modelo XTR Tech 2025.”
- “Pack de 5 unidades de auriculares inalámbricos modelo SoundPro Lite.”
Cómo mejorar aún más la descripción de tus facturas usando Facturalia
Si quieres garantizar que todas tus facturas mantienen una descripción coherente, profesional y completa, un sistema digital como Facturalia te facilita enormemente el proceso.
Facturalia te permite:
- Crear plantillas de conceptos predefinidos. Así no escribes desde cero cada vez y evitas errores.
- Guardar descripciones profesionales recurrentes. Ideal si ofreces servicios mensuales o suscripciones.
- Integrar la facturación con tu tienda online. Los plugins para WooCommerce, Shopify, Prestashop y Magento rellenan automáticamente la descripción según los productos o servicios adquiridos.
- Añadir detalles automáticos. Como el periodo facturado, número de usuarios, unidades o nombre del plan.
- Cumplir con VeriFactu y la factura electrónica. Cada factura emitida está firmada digitalmente y lista para auditoría, con descripciones claras y correctas.
Conclusión: redactar una descripción profesional en la factura marca la diferencia
La descripción factura profesional es mucho más que un simple texto.
Es una declaración legal, un reflejo de tu profesionalidad y un elemento clave para que el cliente entienda exactamente qué está pagando.
Una buena descripción debe ser:
- clara,
- específica,
- comprensible,
- coherente,
- y completa.
Y con herramientas como Facturalia, puedes asegurarte de que todas tus facturas mantengan la misma calidad y profesionalidad, con descripciones ordenadas, precisas y automatizadas.
En definitiva: una buena descripción no solo mejora tu imagen, sino que también facilita la gestión, evita conflictos y asegura el cumplimiento fiscal.
