Cómo gestionar facturas en nombre de terceros

En el día a día de los negocios, no siempre quien emite una factura lo hace en su propio nombre, ¿Cómo gestionar facturas de terceros?.

En determinados casos —como representantes fiscales, gestores administrativos o empresas intermediarias— es necesario gestionar facturas en nombre de terceros.

Este tipo de operaciones requiere un conocimiento preciso de la normativa, ya que la Agencia Tributaria establece reglas específicas para garantizar la validez y trazabilidad de las facturas.

En este artículo te explicamos cuándo y cómo se puede emitir una factura por cuenta de otro, qué implicaciones fiscales tiene, y cómo simplificar todo el proceso con herramientas digitales como Facturalia, especialmente adaptadas para este tipo de gestión.

Qué significa gestionar facturas en nombre de terceros

Gestionar facturas en nombre de terceros significa emitir, registrar o presentar facturas que pertenecen a otra persona física o jurídica, ya sea un cliente, representado o empresa colaboradora.

Por ejemplo:

• Un asesor fiscal que presenta facturas de sus clientes a Hacienda.
• Un representante fiscal que emite facturas en nombre de una empresa extranjera sin establecimiento permanente en España.
• Una agencia que factura a nombre de un artista o profesional independiente.
• Una empresa matriz que gestiona las facturas de sus filiales.

En todos estos casos, aunque el gestor realice las operaciones técnicas (emisión, envío o registro), el titular de la factura sigue siendo el tercero. Por tanto, los datos fiscales y las obligaciones tributarias siguen correspondiendo a él.

Cuándo está permitido gestionar, emitir facturas por cuenta de terceros

La Agencia Tributaria contempla explícitamente esta posibilidad en el artículo 5 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Según la norma, una factura puede ser emitida por un tercero o por el propio destinatario de la operación, siempre que se cumplan determinadas condiciones:

• El empresario o profesional debe autorizar expresamente la emisión por terceros. Es decir, debe existir un acuerdo o contrato que lo permita.
• El tercero debe emitir la factura en nombre y por cuenta del empresario o profesional. Esto implica que los datos fiscales del titular deben aparecer correctamente en la factura.
• El empresario debe aceptar la factura emitida. Se recomienda conservar una copia o acuse de recibo que pruebe dicha aceptación.
• El tercero debe conservar las facturas emitidas. Tanto el emisor como el titular tienen obligación de guardar los documentos durante el plazo legal (normalmente 4 años).

Diferencia entre facturación por terceros y autofacturación

A menudo se confunden dos figuras similares: la facturación por terceros y la autofacturación.

Aunque están relacionadas, no son lo mismo.

En ambos casos, la factura sigue perteneciendo al titular de la operación, pero cambia quién la emite materialmente.

Esto es especialmente útil en sectores con cadenas de intermediación o gestión contable externalizada.

Requisitos formales de las facturas emitidas por terceros

Las facturas emitidas en nombre de otro deben cumplir todos los requisitos legales habituales, pero además incluir una mención específica que acredite su naturaleza.

Datos obligatorios:

• Número y serie de factura.
• Fecha de emisión.
• Datos del titular de la operación (nombre, NIF y domicilio).
• Datos del cliente o destinatario.
• Descripción del bien o servicio.
• Base imponible, tipo de IVA y cuota.
• Importe total.
• Referencia a la emisión por terceros.

Ejemplo de texto que debe incluirse:

“Factura emitida por [nombre del tercero] en nombre y por cuenta de [nombre del titular], según lo dispuesto en el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012.”

Esta referencia es fundamental para que la factura tenga validez fiscal y pueda ser aceptada por la Agencia Tributaria en caso de inspección.

Ejemplo práctico

Supongamos que una gestoría fiscal gestiona las facturas de varios autónomos.

Uno de ellos, Juan Pérez, es transportista.

El cliente de Juan (una empresa logística) solicita la factura por un servicio de transporte, pero Juan prefiere que su gestoría la emita directamente.

La gestoría crea la factura en su sistema, incluyendo los siguientes datos:

• Emisor (titular): Juan Pérez Transportes, NIF 12345678A
• Destinatario: Logística Europa S.L., CIF B87654321
• Concepto: Transporte de mercancías Madrid-Valencia
• Base imponible: 1.200 €
• IVA (21%): 252 €
• Total factura: 1.452 €
• Mención: “Factura emitida por Gestoría Alba S.L. en nombre y por cuenta de Juan Pérez Transportes, conforme al artículo 5 del RD 1619/2012.”

Una vez emitida, la gestoría envía copia al cliente y otra al propio Juan, quien debe conservarla y declararla en sus modelos fiscales.

Obligaciones de cada parte

Cuando se gestionan facturas de terceros, tanto el titular como el gestor tienen responsabilidades específicas ante Hacienda.

• El titular de la factura (el tercero):
• Es el responsable de declarar el IVA y el IRPF derivados de la operación.
• Debe conservar copia de la factura.
• Está obligado a aceptar y validar el contenido de las facturas emitidas por su representante.
• El gestor o emisor por cuenta ajena:
• Debe garantizar la exactitud de los datos fiscales y del contenido.
• Tiene que conservar las facturas durante el periodo legal (mínimo 4 años).
• No puede modificar ni anular facturas sin autorización del titular.

Si cualquiera de las partes incumple estas obligaciones, pueden surgir responsabilidades fiscales conjuntas, especialmente en casos de errores en el IVA o duplicidades en los registros.

Facturación por terceros y sistema VeriFactu

Con la llegada del nuevo sistema VeriFactu, que regulará la facturación electrónica certificada en España, la gestión de facturas de terceros deberá adaptarse a nuevas reglas tecnológicas.

• VeriFactu exige que cada factura emitida incluya un registro verificable y un envío automático a la Agencia Tributaria, garantizando su integridad e inalterabilidad.
• Esto significa que los asesores, agencias o plataformas que gestionen facturas en nombre de terceros deberán:
• Utilizar software homologado que cumpla los requisitos técnicos de la Agencia Tributaria.
• Emitir facturas en nombre de sus clientes con identificación clara del titular real.
• Enviar la información a Hacienda a través del sistema VeriFactu.

Facturalia, por ejemplo, ya está adaptada a estos requisitos y permite a los asesores gestionar facturas de múltiples clientes desde una sola cuenta, manteniendo la trazabilidad y seguridad de los datos.

Ventajas de gestionar facturas de terceros de forma digital

Gestionar facturas de terceros manualmente implica riesgo de errores, duplicidades o pérdida de información.

Sin embargo, los sistemas de facturación digital ofrecen grandes ventajas:

• Centralización: todas las facturas (propias y de clientes) se gestionan desde un único panel.
• Trazabilidad: cada documento queda vinculado al titular y se almacena automáticamente.
• Cumplimiento legal: las facturas incluyen automáticamente las menciones legales requeridas.
• Control contable: se pueden generar informes de ingresos, gastos y modelos fiscales por cliente.
• Automatización: cálculo de impuestos, numeración y envío electrónico a Hacienda (VeriFactu).
• Ahorro de tiempo: se eliminan tareas repetitivas de creación y envío de facturas.

Estas herramientas son especialmente útiles para gestorías, asesorías, agentes comerciales, cooperativas o empresas matrices que manejan la facturación de múltiples autónomos o filiales.

Cómo hacerlo correctamente con Facturalia

Facturalia ofrece una solución especialmente diseñada para gestionar facturas de terceros de forma segura y legal.

Con su sistema multiusuario y multiempresa, puedes:

• Emitir facturas en nombre de tus clientes (autónomos o pymes).
• Personalizar los datos fiscales y el logotipo de cada titular.
• Aplicar automáticamente la mención “emitida por cuenta de”.
• Registrar las facturas en el sistema VeriFactu.
• Enviar copias automáticas tanto al cliente final como al titular del documento.

Además, cada usuario puede acceder a su propio panel, consultar el estado de sus facturas y descargar los documentos cuando los necesite.

En definitiva, Facturalia digitaliza todo el proceso de gestión para terceros, evitando errores humanos y garantizando la validez fiscal de cada factura emitida.

Errores frecuentes al gestionar facturas de terceros

A continuación, algunos de los fallos más comunes que conviene evitar:

• No incluir la mención legal del artículo 5 del RD 1619/2012.
• Usar el NIF del gestor en lugar del titular.
• Emitir facturas sin consentimiento expreso del titular.
• No conservar copia de las facturas.
• No registrar correctamente las operaciones en los libros de IVA.
• Duplicar la numeración de facturas entre varios clientes.

Estos errores pueden provocar sanciones o la anulación de la validez fiscal de las facturas, por lo que conviene usar sistemas automatizados que validen los datos antes de emitir cada documento.

Ejemplo real: agencias de representación artística

Un caso típico de facturación por terceros se da en las agencias de representación artística o deportiva.

Cuando un actor, músico o deportista presta un servicio, la agencia gestiona el cobro al cliente final y emite la factura en nombre del artista, incluyendo la comisión correspondiente.

Por ejemplo:

• Titular: Ana López (actriz autónoma).
• Agencia: Talentos360 S.L.
• Cliente: Producciones Delta S.L.
• Concepto: Rodaje de spot publicitario.
• Base imponible: 2.000 €.
• IVA: 21 %.
• Total: 2.420 €.
• Texto: “Factura emitida por Talentos360 S.L. en nombre y por cuenta de Ana López, conforme al artículo 5 del RD 1619/2012.”

La agencia cobra al cliente, descuenta su comisión y transfiere el resto a Ana, quien declara el ingreso completo en su IRPF, y la agencia declara solo su comisión.

Responsabilidad compartida ante Hacienda

Cuando se gestionan facturas de terceros, ambas partes pueden ser responsables solidarias en caso de infracción fiscal.

Esto significa que, si el gestor comete un error al declarar o manipular una factura, Hacienda puede exigir responsabilidades tanto al emisor material como al titular real.

Por ello, se recomienda:

• Formalizar un contrato de representación o prestación de servicios que detalle el alcance de la gestión.
• Mantener copias y registros digitales de todas las facturas emitidas.
• Utilizar software certificado que garantice integridad y autenticidad de los documentos.

Conclusión Cómo gestionar facturas en nombre de terceros

Gestionar facturas de terceros es una práctica habitual en el mundo empresarial, especialmente para asesores, agencias y representantes.

Sin embargo, hacerlo correctamente requiere conocer la normativa, aplicar la mención legal correspondiente y garantizar que todos los datos del titular estén reflejados fielmente.

La digitalización ha simplificado enormemente este proceso.

Gracias a herramientas como Facturalia, es posible emitir y registrar facturas en nombre de otros profesionales con total seguridad, cumpliendo con el Reglamento de facturación y con el nuevo sistema VeriFactu.

En definitiva, gestionar facturas de terceros ya no tiene por qué ser un proceso complejo: con los medios adecuados, puede convertirse en una tarea automatizada, segura y perfectamente legal.

¿Quieres gestionar las facturas de tus clientes o representados sin complicaciones? Descubre Facturalia.info