Para cualquier autónomo, pyme o empresa, saber qué es una factura es fundamental, es uno de los documentos más importantes en su día a día.
Es el soporte legal que respalda una transacción económica y, a la vez, una pieza clave en el control contable y fiscal de un negocio.
Aunque todos hemos visto o emitido una factura en algún momento, no siempre está claro qué es una factura, qué datos debe incluir y para qué sirve realmente.
Entender bien su función y sus requisitos es fundamental para evitar problemas con los clientes y con la Agencia Tributaria.
En este artículo vamos a explicar qué es una factura y para qué sirve, cuáles son sus elementos esenciales, los distintos tipos que existen y qué errores debes evitar.
Índice
Qué es una factura
Una factura es un documento mercantil que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio, reflejando la operación realizada, su valor económico y las obligaciones fiscales que conlleva.
En España, la factura tiene validez legal y fiscal, y su emisión está regulada por la Ley 37/1992 del IVA, el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y otras normas fiscales.
Emitir una factura no es simplemente entregar un papel con un precio: es un acto administrativo con implicaciones tributarias.
Por eso, es obligatorio que contenga determinados datos y que se expida en los plazos establecidos por la ley.
Para qué sirve
Comprender para qué sirve una factura es clave para valorar su importancia.
Entre sus funciones principales encontramos:
Justificar una operación comercial
La factura es el respaldo documental de una compraventa o prestación de servicios.
Sin ella, es difícil demostrar que una transacción ha ocurrido.
Cumplir con la normativa fiscal
Las facturas permiten a la Agencia Tributaria verificar que los impuestos (IVA, IRPF, etc.) se han calculado y declarado correctamente.
Facilitar el derecho a deducciones
En el caso del IVA soportado, el comprador solo podrá deducirlo si dispone de una factura válida que lo refleje correctamente.
Registrar ingresos y gastos
En contabilidad, las facturas son la base para llevar un registro ordenado de todas las operaciones.
Proteger frente a impagos o reclamaciones
Una factura emitida correctamente es una prueba legal que puede usarse en reclamaciones judiciales.
¿Quién debe emitir una factura?
En España, todo empresario o profesional que realice una operación sujeta a IVA debe emitir una factura.
Esto incluye:
- Autónomos.
- Sociedades mercantiles (SL, SA…).
- Profesionales liberales.
- Asociaciones o fundaciones cuando realicen actividades económicas.
Existen excepciones, como ciertas operaciones con particulares o ventas en régimen especial, pero en la mayoría de casos, la emisión es obligatoria.
Elementos obligatorios
Si quieres saber qué es una factura desde el punto de vista legal, debes entender que no basta con indicar un precio.
Una factura válida debe incluir determinados campos obligatorios:
- Número y serie: Deben seguir una numeración correlativa. Las series permiten diferenciar distintos tipos de facturas (por ejemplo, por centros de trabajo o actividades).
- Fecha de expedición: Día en que se emite la factura.
- Datos del emisor: Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: Nombre o razón social, NIF y dirección (obligatorio en facturas a empresas o profesionales).
- Descripción de la operación: Bienes entregados o servicios prestados, con detalle y cantidad.
- Base imponible: Importe sobre el que se calcula el IVA.
- Tipo impositivo y cuota de IVA: Puede ser 21%, 10%, 4% o exento.
- Retenciones de IRPF (si procede): Para determinados profesionales.
- Importe total: Suma de la base imponible más impuestos, o menos retenciones.
- Referencia en caso de ser rectificativa: Si corrige una factura anterior.
Tipos de facturas
Aunque todas cumplen la misma función, no todas las facturas son iguales.
Existen varios tipos según la operación:
- Factura ordinaria: La más habitual. Recoge todos los datos obligatorios y se emite en la mayoría de operaciones.
- Factura simplificada: Sustituye a los antiguos tickets. Se puede emitir en operaciones de hasta 400 euros (o hasta 3.000 € en ciertos sectores como hostelería o transporte). Contiene menos datos, pero no sirve para deducir IVA si no se identifica al comprador.
- Factura rectificativa: Corrige una factura anterior por errores o devoluciones de producto. Es la que legalmente sustituye a la tradicional “nota de abono”.
- Factura proforma: No es una factura legal, sino una oferta comercial. No tiene validez fiscal.
- Factura recapitulativa: Agrupa varias operaciones realizadas en un mismo mes a un mismo cliente.
Plazos para emitir una factura
La ley establece plazos concretos:
- Si el cliente es empresario o profesional: antes del día 16 del mes siguiente al de la operación.
- Si el cliente es particular: en el momento de la entrega del bien o prestación del servicio.
Cumplir con los plazos es tan importante como incluir los datos correctos. Emitir tarde una factura puede provocar sanciones y problemas de cobro.
Importancia de emitir facturas correctamente
Emitir una factura correctamente no solo es una cuestión de orden administrativo.
Es la forma de:
- Evitar sanciones de Hacienda (que pueden ir de 150 € a 6.000 € por infracción).
- Garantizar que tus clientes puedan deducirse el IVA.
- Llevar un control real de tus ingresos.
- Mantener una imagen profesional.
En Facturalia, ayudamos a evitar errores en facturación gracias a un sistema que valida todos los campos antes de emitir.
Errores frecuentes al emitir una factura
A pesar de la claridad de la normativa, es habitual encontrar fallos como:
- Omisión de datos obligatorios.
- Numeración incorrecta o no correlativa.
- No aplicar el tipo de IVA correcto.
- No incluir retención cuando es obligatoria.
- Usar un formato que no cumple requisitos legales.
Estos errores pueden derivar en facturas rechazadas, retrasos en el cobro o multas.
¿Se puede facturar sin ser autónomo?
Esta es una de las preguntas más repetidas.
La respuesta es: solo en casos muy puntuales.
La regla general es que, si realizas una actividad económica habitual, debes estar dado de alta como autónomo o como sociedad.
En situaciones excepcionales (trabajos esporádicos, ingresos muy bajos y sin habitualidad), puedes emitir factura estando dado de alta en Hacienda pero no en Seguridad Social, aunque conviene consultarlo con un asesor.
¿Qué validez tiene una factura?
Una factura emitida correctamente tiene plena validez legal como:
- Documento mercantil.
- Soporte fiscal para liquidar impuestos.
- Prueba en caso de litigio.
Por eso, la ley obliga a conservarlas durante un mínimo de 4 años (plazo de prescripción fiscal) y, en algunos casos, hasta 6 o 10 años según el Código de Comercio.
Digitalización y factura electrónica
La tendencia es clara: cada vez más negocios adoptan la factura electrónica, que:
- Permite enviar y recibir facturas en formato digital firmado.
- Facilita la integración con programas de contabilidad.
- Reduce costes y tiempo de gestión.
- Será obligatoria para empresas y autónomos en los próximos años, según la Ley Crea y Crece.
El sistema VeriFactu, que conectará las facturas directamente con Hacienda, también impulsará esta digitalización.
Cómo hacer una factura paso a paso
- Reúne los datos del cliente (nombre, NIF, dirección).
- Establece la numeración siguiendo tu serie.
- Incluye fecha y lugar de emisión.
- Describe el producto o servicio de forma clara y detallada.
- Calcula la base imponible.
- Aplica IVA y, si procede, retenciones.
- Suma el importe total.
- Guarda una copia y envíala al cliente en formato físico o digital.
Conclusión ¿Qué es una factura y para qué sirve?
Ahora que sabes qué es una factura y para qué sirve, queda claro que no es un simple trámite, sino una herramienta legal, fiscal y comercial esencial para cualquier negocio.
Emitirlas de forma correcta no solo te permite cumplir con la ley, sino también transmitir profesionalidad, proteger tus ingresos y llevar un control ordenado de tu actividad.
En un contexto cada vez más digital, contar con un software de facturación como Facturalia te ayuda a cumplir con todos los requisitos, evitar errores y ahorrar tiempo en la gestión.
