Una de las dudas más frecuentes en estos casos es: ¿puedo emitir una factura si el cliente no me ha pagado?
En la actividad diaria de autónomos y pymes es habitual encontrarse con situaciones en las que el cliente tarda en pagar, pone excusas o directamente no cumple con el compromiso de abonar el importe pactado.
La respuesta es clara: sí, estás obligado a emitir factura aunque no hayas cobrado todavía. La emisión de la factura no depende del pago, sino de la prestación de un servicio o la entrega de un producto.
En este artículo vamos a profundizar en este tema, aclarando la normativa, las obligaciones fiscales y contables, las posibles soluciones ante impagos y los derechos que asisten a autónomos y pymes para reclamar sus honorarios.
Índice
La obligación de emitir factura, ¿Puedo emitir factura si el cliente no me ha pagado?
La normativa española establece que cualquier autónomo o empresa que realice una operación económica está obligado a emitir factura, con independencia de que haya cobrado o no.
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) lo deja claro:
- La factura acredita la entrega de un producto o la prestación de un servicio.
- Es obligatoria para justificar los ingresos y declarar los impuestos correspondientes.
- No depende del momento del pago, sino de la realización efectiva de la operación.
Por lo tanto, incluso si el cliente no paga, la factura debe emitirse.
Diferencia entre emitir y cobrar una factura
Uno de los errores más habituales es confundir la emisión de una factura con su cobro.
- Emitir factura: generar el documento legal y registrarlo en la contabilidad.
- Cobrar factura: recibir efectivamente el dinero del cliente.
La emisión es obligatoria en el momento de realizar la operación, mientras que el cobro depende de la voluntad del cliente y de los plazos pactados.
¿Cuándo se debe emitir la factura? ¿Puedo emitir factura si el cliente no me ha pagado?
Según la ley, las facturas deben emitirse en el momento de la operación o dentro de los plazos establecidos:
Generalmente, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación.
En entregas continuadas (ejemplo: servicios mensuales), se pueden emitir facturas periódicas.
Esto significa que aunque el cliente no pague en la fecha acordada, la factura debe haberse emitido y declarado.
Impacto fiscal: declarar una factura no cobrada
Uno de los grandes problemas para autónomos y pymes es que, aunque no hayan cobrado, deben cumplir con sus obligaciones fiscales.
- IVA → se debe declarar y liquidar en el modelo 303 en el trimestre en que se emite la factura, aunque el cliente no haya pagado.
- IRPF o Impuesto sobre Sociedades → también se debe declarar el ingreso correspondiente.
Esto puede generar tensiones de tesorería, ya que implica adelantar impuestos sobre una cantidad que aún no se ha cobrado.
La excepción: régimen especial del criterio de caja en IVA
Existe un régimen opcional para paliar este problema: el Régimen Especial del Criterio de Caja en IVA.
Permite declarar el IVA en el momento del cobro y no en el de la emisión.
Es opcional y debe comunicarse a Hacienda.
Aplica tanto para el IVA repercutido como para el soportado.
Está pensado para autónomos y pymes con facturación inferior a 2 millones de euros anuales.
Sin embargo, no exime de declarar el ingreso en IRPF o Sociedades en el ejercicio correspondiente.
Qué hacer si el cliente no ha pagado la factura
- Emitir la factura no garantiza el cobro.
- Ante una factura cliente no ha pagado, conviene seguir una estrategia:
- Recordatorio amistoso
- Contactar al cliente de forma cordial (correo, llamada).
- Confirmar si hay algún problema administrativo o de datos en la factura.
- Reclamación formal
- Enviar un requerimiento por escrito con los detalles de la factura y el plazo vencido.
- Puede incluirse un aviso de acciones legales si no se paga.
Reclamación judicial
- Procedimiento monitorio: sencillo y rápido para reclamar deudas inferiores a 6.000 €.
- Demanda civil para cantidades mayores.
- Gestión a través de empresas de recobro o mediación
- Externalizar la reclamación si el importe lo justifica.
¿Se puede recuperar el IVA de una factura impagada?
Sí, pero bajo ciertas condiciones.
Cuando una factura no se cobra, existe la posibilidad de recuperar el IVA ingresado en Hacienda, siempre que:
- Hayan pasado 6 meses desde la emisión (para pymes) o 1 año (para grandes empresas).
- La deuda se haya reclamado judicialmente o mediante requerimiento notarial.
- Se emita una factura rectificativa para ajustar el IVA.
Este mecanismo permite aliviar parte del impacto fiscal de los impagos.
Cómo prevenir impagos en clientes
La mejor estrategia frente a las facturas impagadas es la prevención.
Algunos consejos:
- Verifica la solvencia del cliente antes de aceptar un trabajo.
- Firma un contrato que detalle plazos y condiciones de pago.
- Solicita anticipos o pagos parciales en proyectos largos o costosos.
- Establece métodos de pago seguros (transferencia, domiciliación, pasarelas online).
- Mantén un seguimiento cercano de las facturas emitidas y vencimientos.
Papel de la factura electrónica en la gestión de cobros ¿Puedo emitir factura si el cliente no me ha pagado?
La llegada de la factura electrónica obligatoria entre 2025 y 2026 en operaciones B2B facilitará el control y la trazabilidad de los pagos:
- Registro automático de la fecha de emisión y recepción.
- Mayor seguridad frente a excusas de pérdida o no recepción.
- Posibilidad de integrarse con plataformas de cobro y seguimiento.
Aunque no evita impagos, sí reduce los problemas administrativos y mejora la transparencia.
Ejemplo práctico
Un diseñador gráfico emite en enero una factura de 1.000 € + IVA (210 €), total 1.210 €, con vencimiento a 30 días.
Enero: emite y registra la factura.
Febrero: el cliente no paga en la fecha acordada.
Marzo: el autónomo debe incluir los 210 € de IVA en el modelo 303, aunque no haya cobrado.
Julio: tras 6 meses sin pago, inicia un procedimiento judicial y emite factura rectificativa para recuperar el IVA.
Este ejemplo refleja cómo el autónomo debe cumplir con Hacienda pese al impago, pero también cómo puede defenderse legalmente.
Conclusión ¿Puedo emitir factura si el cliente no me ha pagado?
La respuesta a la pregunta “¿puedo emitir factura si el cliente no me ha pagado?” es un rotundo sí, y además estás obligado a hacerlo.
La emisión de la factura depende de la realización del servicio, no del pago.
Aunque no se cobre, hay que declararla en IVA e IRPF.
Los impagos pueden reclamarse judicialmente y, en algunos casos, se puede recuperar el IVA ingresado.
Prevenir es clave: contratos, anticipos y seguimiento ayudan a reducir riesgos.
La factura electrónica será un aliado en la trazabilidad y gestión de cobros.
En definitiva, aunque emitir una factura cliente no ha pagado pueda ser frustrante, hacerlo correctamente es la única manera de protegerse legalmente, cumplir con Hacienda y reclamar lo que corresponde.
