El mundo del desarrollo personal, de los coaches, los terapeutas y los formadores profesionales ha experimentado un crecimiento notable en los últimos años, la facturación es una actividad fundamental.
Cada vez más personas deciden emprender como coaches, terapeutas o formadores, ya sea ofreciendo servicios individuales, talleres, cursos online o programas de acompañamiento.
Sin embargo, muchos de estos profesionales se enfrentan a un obstáculo común: la gestión de la facturación.
No basta con ser un buen profesional en tu área, también debes cumplir con las obligaciones legales y fiscales que implica facturar correctamente tus servicios.
En este artículo vamos a explicar cómo funciona la facturación para coaches, terapeutas y formadores, cuáles son sus particularidades, qué impuestos deben aplicar, cómo emitir facturas válidas y qué herramientas pueden facilitar este proceso.
Índice
La importancia de la facturación correctamente para coaches, terapeutas y formadores
En muchas profesiones de servicios, y especialmente en el ámbito del coaching, la terapia o la formación, la tentación de trabajar sin facturar o con facturas incompletas es alta, sobre todo al comenzar.
Sin embargo, facturar de forma correcta aporta múltiples beneficios:
- Cumplimiento legal: evitas sanciones y problemas con Hacienda.
- Profesionalidad: el cliente percibe mayor seriedad al recibir una factura oficial.
- Acceso a deducciones: puedes deducir gastos relacionados con tu actividad (espacio de trabajo, material, software, formación propia).
- Credibilidad en el sector: muchos clientes corporativos solo contratan servicios a proveedores que emiten factura.
Por tanto, la facturación coaches terapeutas formadores no es solo un trámite obligatorio, sino una ventaja competitiva.
Requisitos previos para poder facturar
Antes de poder emitir facturas, estos profesionales deben cumplir una serie de requisitos administrativos:
- Darse de alta como autónomo en Hacienda mediante el modelo 036 o 037.
- Inscribirse en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas) en el epígrafe correspondiente:
- Coaching y terapias: epígrafes relacionados con actividades profesionales.
- Formación: epígrafes de enseñanza no reglada o formación profesional.
- Alta en la Seguridad Social como trabajador autónomo (RETA).
- Contar con un sistema de facturación (manual o digital) que cumpla con los requisitos legales.
Datos que debe contener la facturación de coaches, terapeutas y formadores
Una factura emitida por un coach, terapeuta o formador debe incluir:
- Número y serie correlativa de factura.
- Fecha de emisión.
- Datos fiscales del profesional (nombre, apellidos, NIF y domicilio).
- Datos del cliente (nombre, NIF y dirección).
- Descripción del servicio (ejemplo: “Sesión de coaching individual de 60 minutos”, “Taller grupal de mindfulness”, “Curso de liderazgo de 10 horas”).
- Base imponible (importe antes de impuestos).
- IVA aplicado (si corresponde).
- IRPF (si corresponde).
- Importe total a pagar.
IVA en la facturación de coaches, terapeutas y formadores
Uno de los aspectos más importantes es determinar si deben aplicar IVA o no.
- Coaches: normalmente deben aplicar 21% de IVA, ya que se considera una prestación de servicios profesionales.
- Terapeutas: si cuentan con titulación oficial sanitaria y su actividad está reconocida como tal, pueden estar exentos de IVA. En caso contrario, deben aplicar el 21%.
- Formadores: la enseñanza está exenta de IVA cuando se trata de formación reglada o formación privada homologada por el Ministerio de Educación. En el resto de casos (talleres, cursos propios, programas online), se debe aplicar el 21% de IVA.
IRPF en la facturación
Los profesionales autónomos incluidos en actividades profesionales deben aplicar retención de IRPF en sus facturas cuando facturan a empresas o profesionales (no a particulares).
- Tipo general: 15%.
- Tipo reducido para nuevos autónomos: 7% durante los tres primeros años de actividad.
Ejemplo:
Una sesión de coaching facturada a una empresa por 100 € →
- Base imponible: 100 €
- IVA (21%): 21 €
- IRPF (15%): -15 €
- Total a cobrar: 106 €
Casos especiales en la facturación de coaches, terapeutas y formadores
Sesiones online a clientes en el extranjero: si el cliente es de la Unión Europea y tiene NIF intracomunitario, se aplica inversión del sujeto pasivo (sin IVA).
Si es un particular de fuera de la UE, tampoco se aplica IVA, pero se debe reflejar en la factura.
- Bonos de sesiones: deben facturarse en el momento de la compra, no tras cada sesión.
- Cursos grabados o productos digitales: deben facturarse como servicios electrónicos, con sus reglas específicas de IVA según el país del comprador.
Ejemplo de factura para un coach
- Factura Nº 2025-045
- Emisor: Laura Pérez García – NIF 12345678A – Domicilio fiscal…
- Cliente: Empresa XYZ S.L. – CIF B87654321 – Domicilio…
- Concepto: Programa de coaching ejecutivo (5 sesiones)
- Base imponible: 500 €
- IVA (21%): 105 €
- IRPF (15%): -75 €
- Total: 530 €
Herramientas para facilitar la facturación a coaches, terapeutas y formadores
La facturación coaches terapeutas formadores puede simplificarse con software específico.
Algunas opciones recomendadas:
- Facturalia → pensada para autónomos y pymes, adaptada a la normativa española y preparada para VeriFactu.
- Quipu → permite digitalizar tickets y gastos, además de emitir facturas.
- Holded → ideal para formadores con gestión de cursos, clientes y facturas.
- Billin → intuitiva, con plantillas personalizables.
- Stripe / PayPal → útiles si vendes sesiones o cursos online, aunque deben complementarse con facturación oficial.
Relación con la factura electrónica y VeriFactu
La factura electrónica obligatoria será exigida en operaciones B2B (entre empresas y autónomos) en los próximos años.
El sistema VeriFactu, obligatorio desde 2026, afectará también a coaches, terapeutas y formadores: deberán usar programas de facturación verificables que informen a Hacienda en tiempo real.
Esto significa que será imprescindible adaptarse cuanto antes a programas homologados.
Consecuencias de no facturar correctamente
- Sanciones económicas por incumplimiento del reglamento de facturación.
- Problemas fiscales al no poder justificar ingresos y deducciones.
- Pérdida de credibilidad profesional.
- Dificultades legales en caso de conflicto con un cliente.
Consejos prácticos para coaches, terapeutas y formadores
- Define bien tu actividad fiscal antes de empezar (coaching, terapia o formación).
- Consulta si tu actividad está exenta de IVA o no.
- Usa siempre facturas con numeración correlativa.
- Aplica IRPF cuando corresponda.
- Digitaliza tu facturación cuanto antes para prepararte para 2026.
Conclusión Facturación para coaches, terapeutas y formadores
La facturación coaches terapeutas formadores no es un simple trámite administrativo, sino un aspecto clave para la sostenibilidad de la actividad profesional.
Permite cumplir con la normativa fiscal y evitar sanciones.
Mejora la imagen profesional frente a clientes.
Facilita la gestión de ingresos y gastos.
Prepara a los profesionales para la digitalización obligatoria que llega con la factura electrónica y VeriFactu.
En definitiva, ser buen coach, terapeuta o formador implica también ser buen gestor de tu negocio. Facturar correctamente es un paso esencial para crecer con solidez y confianza.
