Factura electrónica: qué es y para qué sirve

Con el objetivo de conocer más a fondo qué es una factura electrónica y para qué sirve, debemos repasar primero qué es una factura.

Como explicamos en este artículo hace algunas semanas, una factura es un documento que confirma la compra o la venta de determinado producto o servicio. En las facturas especificamos la cantidad de producto o servicio que adquiere nuestro cliente y el precio de estos.

La Agencia Tributaria regula los procesos de facturación de las empresas y trabajadores por cuenta propia mediante un Reglamento que regla las obligaciones, tanto del emisor como del receptor.

Además, las facturas se diferencian unas de otras según sus características. Existen distintos tipos de factura: completa o simplificada, rectificativa, recapitulativa, proforma, etc.

Una vez hemos recordado los principales puntos relacionados con las facturas, en Facturalia te ayudamos a conocer qué es una factura electrónica, para qué sirve y cuáles son sus beneficios, etc.

Para realizar facturas electrónicas, se utilizan plataformas o aplicaciones de facturación online como Facturalia, que además nos permite su almacenamiento, en lugar de necesitar un soporte físico para ello.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital, pero, por encima de todo, es una factura, con la diferencia de que se emite y se recibe en formato electrónico.

Estas facturas tienen las mismas características legales que las facturas en papel y, por tanto, una factura electrónica es, principalmente, una alternativa a la factura tradicional.

Las facturas electrónicas, así como las tradicionales, se encuentran reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre y la especificación de “electrónica” solo afecta a la forma en la que se emite.

Al igual que las facturas tradicionales, las electrónicas deben contar con:

• Número de la factura (y serie numérica, que ha de ser secuencial y sin saltos).
• Fecha de emisión.
• Fecha en la que se ha llevado a cabo la operación de compraventa en caso de que no coincida con la fecha de emisión.
• Datos del emisor de la factura, así como del destinatario: nombre o razón social completos, NIF (en caso de autónomos) o CIF (en caso de empresas) y dirección.
• Descripción de las operaciones, junto a su precio por unidad antes de impuestos (base imponible).
• Tipo impositivo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF en las circunstancias que indica la normativa).
• Cuota tributaria.
• El importe final que pagar.

Tipos de factura electrónica

Existen dos tipos distintos de factura electrónica, cuya principal diferencia es que una facilita su tratamiento automatizado y la otra no:

• Facturas con formato estructurado: Las facturas con este formato contienen datos y pueden ser generadas de forma automática por los sistemas informáticos de facturación del emisor. También pueden ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor
• Facturas con formato no estructurado: Estas facturas electrónicas consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor implica una intervención manual o un proceso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres. Un ejemplo de este tipo de facturas son los ficheros PDF.

¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica?

La facturación electrónica cuenta con numerosos beneficios, tanto económicos como de ahorro de tiempo.

Gracias a la factura electrónica es posible:

• reducir los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
• acotar errores humanos;
• suprimir costes de impresión y envío postal;
• generar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
• reducir el espacio necesario para el almacenamiento;
• progresar con el servicio al cliente;
• favorecer la lucha contra el fraude;
• cubrir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
• ser partícipe de la innovación y la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Asimismo, las facturas electrónicas también implican numerosas ventajas a nivel económico, que van más allá de los ahorros que nos permite.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Con Facturalia, el proceso de generación de facturas electrónicas es rápido, sencillo y eficaz. Tan solo deberás seguir los pasos que te indicamos a continuación:

1. En primer lugar, debes acceder al menú principal y hacer clic en la opción Facturas. Una vez hayas dado este paso, encontrarás todas las facturas que hayas creado, ordenadas según tus preferencias (por fecha de facturación, por cliente…).
2. Así, si deseas generar una nueva factura, debes pinchar en la opción de Añadir, que encontrarás en la parte superior izquierda de la pantalla.
3. Cuando hayas realizado este paso, deberás elegir la línea de facturación que se corresponda con la factura que deseas crear y después seleccionarás a qué cliente quieres facturarle. Tendrás la opción de elegir entre los clientes ya creados o podrás generar uno nuevo.
4. Una vez elegido el cliente, verás la opción de editar la fecha de la factura, así como la de vencimiento.
5. El siguiente paso será incluir todos los productos o servicios, según tu actividad, que necesite tu factura. Podrás elegir la lista de productos ya creados o crear nuevos productos en el momento.
6. Cuando hayas seleccionado el producto o servicio, podrás editar las cantidades, e incluso fijar un descuento si lo deseas. 
7. Tras esto, tienes la opción de especificar el Recargo de Equivalencia o las Retenciones si fuese necesario, así como visualizar el desglose del IVA.
8. Una vez realizado este paso, lo siguiente será editar o fijar las condiciones de pago. Para ello, podrás seleccionar condiciones ya existentes o crear unas nuevas. Asimismo, podrás añadir el asunto de la factura y una descripción de esta.

Y así, tu factura estará creada y preparada para enviar a tus clientes cuando lo desees.

¿Qué es FAce?

FACe es la página web general que regula la entrada de facturas electrónicas, gestionada por la Administración General del Estado. Mediante la utilización de FACe las compañías presentarán sus facturas electrónicas.

La Administración General del Estado proporciona a sus proveedores de un punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva.

El punto ofrece un Portal web para la presentación de las facturas y permite a los proveedores conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática.

Además, el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas.

Para cualquier otra duda de cómo se hace una factura electrónica no dudes en contactar con Facturalia, tu plataforma de confianza y cien por cien gratuita.