Como explicábamos en nuestro anterior artículo, una factura es un documento que confirma la compraventa de un producto o servicio y donde se concreta qué cantidad de producto o servicio recibe el comprador, así como el precio de cada producto o servicio.
En esta ocasión, desde FACTURALIA te contamos cómo se hace una factura y los datos que deben componerla para ser considerada válida.
Índice
¿Cómo se hace una factura?
A pesar de que, tradicionalmente, las facturas eran documentos en papel que se enviaban por correo o se entregaban en mano de los clientes, las nuevas tecnologías han ayudado a que este sistema evolucione.
En la actualidad, gracias a programas de facturación como FACTURALIA, los autónomos y empresarios tienen la oportunidad de generar facturas casi de manera automática.
No obstante, a pesar de que existe esa posibilidad, debemos conocer los datos que componen las facturas para que sean consideradas válidas.
Datos que componen las facturas
Los datos del emisor y del cliente
En una factura deben aparecer los datos de ambas partes.
Los nombres y apellidos o razón social. También debemos añadir los números de identificación fiscal, NIF o CIF según el caso, y el domicilio fiscal completo, tanto del emisor como del receptor.
El número de factura y en su caso, su serie
Es necesario darle un número a cada una de nuestras facturas. Estos números deben ser correlativos y pueden existir distintas series separadas.
Es importante que no haya ningún salto entre un número de factura y otra.
La fecha de expedición de la factura
Es necesario darle una fecha válida a nuestro documento, que será la del momento en el que se realice la operación.
El concepto
Es la descripción de la factura tiene que aparecer el concepto de esta. Esto es el producto o servicio que estamos prestando o vendiendo a la otra parte, incluyendo todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, la cuantía de la factura sin impuestos, la cantidad, el precio unitario y cualquier descuento o rebaja no incluido en éste.
El tipo impositivo de IVA y las retenciones en el IRPF
Si hay más de un tipo impositivo de IVA desglosaremos las bases imponibles por los diferentes tipos, así como las retenciones en el IRPF si fuera necesario.
La cuota tributaria
Deberá consignarse por separado.
El importe total a pagar
Esto será la suma de la base imponible, es decir, el precio del producto ofrecido antes de impuestos, los impuestos y las retenciones.
Los datos registrales
Es interesante añadir los datos registrales de nuestra sociedad, que servirán para identificarnos de una forma mucho más precisa.
Si somos autónomos rellenaremos nuestros datos; nuestro nombre, DNI y dirección. En cambio, si somos una Sociedad Limitada, especificaremos datos como el protocolo o la hoja
Otros
También podremos añadir otros datos de nuestra elección como la fecha de vencimiento o el método de pago, si es al contado o mediante transferencia.
¿Quién emite las facturas?
Según la ley, para poder emitir una factura, el sujeto debe estar registrado como empresario o autónomo para que la Agencia Tributaria tenga constancia de ello. Cuando el profesional esté registrado, podrá comenzar a emitir facturas.
Por tanto, todos los empresarios y autónomos están obligados a emitir facturas cuando:
- Su cliente sea otro autónomo o empresario.
- Su cliente, aunque sea particular, solicite la factura para fines tributarios
- A no ser que la tienda sea libre de impuestos, es obligatorio emitir factura para exportar bienes que están exentos de IVA.
- En caso operaciones intracomunitarias.
- Si su cliente pertenece a la Administración pública o se trata de una persona jurídica que no sea empresario o autónomo.
- Para vender bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
- En caso de ventas que se lleven a cabo a distancia y también aquellas que se encuentren sujetas a impuestos especiales.
- El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.
¿Cómo empezar a emitir facturas?
Una vez sepamos cómo hacer una factura y conozcamos cuando estamos obligados a emitirla, comenzamos con la obligación real de expedir y entregar facturas, por aquellas operaciones que realizamos durante nuestra actividad.
Recordemos que es importante mantener una copia de la factura o documento que entreguemos y que debemos estar dados de alta en Hacienda como empresarios o autónomos.
Asimismo, tenemos la obligación de conservar las facturas que recibamos de otros empresarios o profesionales.
Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitamos y conservemos aquellas facturas en las que recojamos los datos y las operaciones del IVA que implica nuestra actividad, así como si nos acogemos a un régimen especial de IVA, debemos destacarlo en la factura.
Así, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es obligatorio emitir facturas, dando lugar a algunas excepciones que afectan, especialmente, a las operaciones con particulares:
- Se trata de operaciones exentas de IVA
- Las que hayan llevado a cabo empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas por empresarios o autónomos que se encuentren en régimen simplificado del IVA, a no ser que que la determinación de las cuotas devengadas se realice en atención al volumen de ingresos.
- Las expedidas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Idioma y moneda para emitir facturas
Ahora, una vez conocemos cuándo y cómo debemos empezar a emitir facturas, es importante saber qué idioma, moneda o medios tenemos que usar para comenzar con nuestra emisión de facturas.
Idioma
La realidad es que las facturas pueden realizarse en cualquier idioma. En algún caso, es posible que la Agencia Tributaria solicite su traducción al castellano o a otra lengua oficial de España, pero no existe la obligatoriedad de hacerla en un idioma concreto.
Tipo de moneda
El importe que expresemos en nuestra factura podrá expresarse en cualquier tipo de moneda con la condición de que el importe del impuesto sea expresado en euros.
Medios para emitir facturas
Siempre y cuando garanticemos la autenticidad y veracidad del origen de la factura, podremos emitirla por cualquier medio: en papel, en formato electrónico…
