Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica sin estrés

La factura electrónica dejará de ser una opción para convertirse en una obligación legal en España y debes preparar tu empresa.

La nueva normativa —impulsada por la Ley Crea y Crece y el sistema VeriFactu— exigirá a todas las empresas y autónomos emitir facturas digitales verificadas y compatibles con la Agencia Tributaria.

Aunque la digitalización es positiva, muchos negocios temen el cambio: nuevas herramientas, procedimientos, certificados digitales…

Pero, con una buena planificación, preparar tu empresa para la factura electrónica puede ser un proceso sencillo, rápido y sin estrés.

En este artículo te explicamos qué pasos seguir, qué requisitos cumplir y cómo hacerlo de forma práctica para que tu empresa esté lista cuando la ley entre plenamente en vigor.

Qué es la factura electrónica y por qué será obligatoria

La factura electrónica es un documento digital que cumple las mismas funciones que una factura tradicional en papel, pero con una diferencia clave: está firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad, integridad y trazabilidad.

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que todas las operaciones entre empresas y autónomos en España deberán realizarse mediante facturas electrónicas.

Los objetivos principales de esta ley son:

• Reducir la morosidad empresarial.
• Combatir el fraude fiscal.
• Impulsar la digitalización del tejido empresarial.

En paralelo, el sistema VeriFactu (Facturación Verificada) permitirá a Hacienda recibir los datos de las facturas en tiempo real o diferido, asegurando que cada factura es auténtica y no ha sido manipulada.

A quién afecta la factura electrónica obligatoria

La obligación se aplicará a todas las empresas y autónomos que realicen actividades económicas, independientemente de su tamaño o sector.

No solo afectará a grandes corporaciones: las pymes, comercios locales, profesionales y autónomos también deberán emitir y recibir facturas electrónicas.

La entrada en vigor será progresiva:

• Grandes empresas (facturación anual superior a 8 millones €):→ Deberán adaptarse en primer lugar, previsiblemente en 2025.
• Pymes y autónomos:→ Contarán con un plazo adicional (hasta 2026) para implementar la factura electrónica de forma obligatoria.

Por tanto, ahora es el mejor momento para prepararse, antes de que los plazos sean estrictos y la adaptación urgente.

Ventajas de preparar la factura electrónica con antelación

Anticiparse al cambio tiene múltiples beneficios.

Preparar tu empresa con tiempo te permitirá:

• Evitar el estrés de los plazos legales.
• Elegir con calma el software más adecuado.
• Formar a tu equipo en el uso del sistema.
• Proyectar una imagen moderna y profesional.
• Reducir costes administrativos (menos papel, impresión y archivo).
• Ganar control y trazabilidad sobre tus finanzas.
• Cumplir automáticamente con los requisitos de VeriFactu y la Agencia Tributaria.

En resumen, preparar la factura electrónica no es solo una obligación, sino también una oportunidad para modernizar la gestión y ahorrar tiempo y dinero.

Primer paso: diagnostica tu situación actual

Antes de empezar la transición, conviene analizar cómo estás gestionando actualmente tu facturación.

Hazte estas preguntas:

• ¿Emites facturas con un programa o manualmente?
• ¿Tus facturas cumplen todos los requisitos legales?
• ¿Tienes copia digital y respaldo de tus documentos?
• ¿Puedes exportar tus datos fácilmente si cambias de sistema?
• ¿Tu software es compatible con VeriFactu o con la factura electrónica estructurada (XML, Facturae)?

Este diagnóstico inicial te permitirá saber qué debes mejorar y qué herramientas necesitas para dar el salto.

Segundo paso: elige un software de facturación adaptado

El siguiente paso es elegir una herramienta digital que cumpla con los requisitos legales y sea fácil de usar.

No todos los programas de facturación servirán. La ley exigirá que los sistemas:

• Generen facturas electrónicas verificables.
• Incorporen firma digital o certificado electrónico.
• Sean compatibles con VeriFactu.
• Permitan el envío automático o diferido de datos a la Agencia Tributaria.

Facturalia: una opción sencilla y segura

Facturalia es un software ya adaptado a estas exigencias. Te permite:

• Emitir facturas electrónicas con un clic.
• Añadir firma digital certificada.
• Enviar facturas directamente al cliente o a Hacienda.
• Cumplir con el estándar VeriFactu.
• Generar informes automáticos de IVA, IRPF y balances.

De esta forma, podrás preparar tu factura electrónica sin complicaciones, sin depender de varios programas ni de conocimientos técnicos.

Tercer paso: obtener un certificado digital

Para emitir una factura electrónica válida, necesitas un certificado digital que garantice tu identidad.

Este certificado se asocia a tu NIF o CIF y te permite firmar electrónicamente cada documento.

Cómo conseguirlo

Puedes solicitarlo a través de:

• FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
• Cámaras de Comercio.
• Autoridades certificadoras privadas (como Camerfirma o ACCV).

El proceso es sencillo:

• Solicitas el certificado online.
• Acreditas tu identidad presencialmente.
• Descargas e instalas el certificado en tu ordenador o software de facturación.

Una vez instalado, podrás usarlo para firmar facturas, declaraciones o documentos administrativos.

Cuarto paso: adapta tus procesos internos

Pasar de la factura en papel a la factura electrónica no es solo un cambio tecnológico: también implica ajustar tus procedimientos internos.

Revisa:

• Quién genera las facturas (persona o departamento).
• Cómo se aprueban y envían.
• Cómo se archivan y cuánto tiempo se conservan.
• Qué canales se usan para enviarlas (correo electrónico, portal, etc.).
• Aprovecha la transición para automatizar tareas repetitivas como:
• Envío de facturas por email.
• Registro contable.
• Recordatorios de pago.

Con herramientas como Facturalia, estos procesos pueden integrarse automáticamente en tu flujo de trabajo.

Quinto paso: forma a tu equipo

La resistencia al cambio es normal. Muchos empleados se sienten inseguros ante la tecnología, por lo que es fundamental ofrecer formación práctica.

Explica a tu equipo:

• Qué es la factura electrónica y por qué se implementa.
• Qué beneficios tiene para la empresa y para ellos.
• Cómo usar el nuevo sistema paso a paso.
• Organiza sesiones cortas de entrenamiento o tutoriales con el software elegido.
• Cuanto más familiarizado esté el personal, más fluida será la transición.

Sexto paso: comunica el cambio a tus clientes y proveedores

Tus clientes y proveedores también deberán adaptarse a la factura electrónica.

Por eso, es conveniente avisarles con antelación. Puedes hacerlo mediante:

• Un correo informativo explicando el cambio.
• Un aviso en tus facturas actuales.
• Una nota en tu web o tienda online.

Ejemplo de mensaje:

“En cumplimiento de la Ley Crea y Crece, a partir de [fecha], todas nuestras facturas se emitirán en formato electrónico. Esto nos permitirá ofrecerte un servicio más ágil, transparente y sostenible.”

De esta forma, proyectas una imagen de empresa moderna y responsable, además de facilitar la adaptación de tus socios comerciales.

Séptimo paso: prueba el sistema antes de hacerlo obligatorio

Antes de que la factura electrónica sea obligatoria, conviene hacer pruebas internas.

Puedes simular el proceso completo:

• Emisión de factura electrónica.
• Firma digital.
• Envío al cliente.
• Registro en el sistema contable.
• Archivo digital.

Así podrás detectar posibles errores (como incompatibilidades o fallos de envío) y solucionarlos sin presión.

Facturalia ofrece entornos de prueba que permiten emitir facturas simuladas antes de pasar al sistema real.

Octavo paso: digitaliza tu archivo contable

Una de las grandes ventajas de la factura electrónica es el almacenamiento digital seguro.

Aprovecha este cambio para eliminar el papel y tener todos tus documentos en la nube.

Los programas modernos como Facturalia guardan automáticamente:

• Facturas emitidas y recibidas.
• Modelos tributarios (303, 130, 390, 347…).
• Justificantes de pago.

De este modo, podrás acceder a toda tu documentación desde cualquier lugar, sin riesgo de pérdida o deterioro.

Qué pasa si no te preparas a tiempo

No adaptar tu empresa a tiempo puede generar problemas importantes:

• Multas por incumplimiento de las obligaciones de facturación.
• Dificultades para emitir o recibir facturas válidas.
• Bloqueo en el flujo de cobros y pagos.
• Pérdida de imagen ante clientes y proveedores.

Además, cuando el sistema VeriFactu sea obligatorio, solo se aceptarán facturas generadas por software certificado.

Si tu empresa sigue usando un sistema antiguo, no podrá enviar información válida a Hacienda.

Por eso, preparar la factura electrónica ahora te evita contratiempos futuros y asegura una transición tranquila.

Cómo elegir el mejor software para tu empresa

Al buscar una herramienta para emitir facturas electrónicas, fíjate en estos aspectos:

Facturalia cumple todos estos requisitos, ofreciendo un sistema completo para emisión, gestión y almacenamiento de facturas electrónicas, sin complicaciones ni costes ocultos.

La factura electrónica como herramienta de eficiencia

Lejos de ser una carga, la factura electrónica puede convertirse en una aliada estratégica para tu empresa.

Con ella podrás:

• Controlar en tiempo real tus ingresos y gastos.
• Reducir errores humanos.
• Acelerar los cobros y pagos.
• Mejorar la trazabilidad y el control fiscal.
• Optimizar la relación con tus clientes y proveedores.

Además, la digitalización te prepara para otros cambios futuros, como la presentación automática de impuestos o la integración con bancos y sistemas ERP.

Consejos finales para una transición sin estrés

• Empieza ya. Cuanto antes te adaptes, más fácil será.
• Elige un software certificado y de confianza.
• Centraliza tu facturación y contabilidad en una sola plataforma.
• Forma a tu equipo y haz pruebas previas.
• Digitaliza todo tu archivo contable.
• Apóyate en expertos o asesores si lo necesitas.

La clave está en planificar y automatizar.

Con las herramientas adecuadas, el cambio a la factura electrónica no solo será fluido, sino que te ahorrará tiempo y preocupaciones a largo plazo.

Conclusión Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica sin estrés

La llegada de la factura electrónica marcará un antes y un después en la gestión empresarial española.

Aunque muchos la ven como una carga, lo cierto es que ofrece grandes beneficios: simplificación administrativa, transparencia fiscal, ahorro y profesionalización.

Preparar tu empresa para la factura electrónica sin estrés es posible si sigues estos pasos: analiza tu situación, elige el software adecuado, obtén tu certificado digital y forma a tu equipo.

Con soluciones como Facturalia, podrás emitir facturas electrónicas verificadas en segundos, cumplir con el sistema VeriFactu y mantener el control total de tu negocio sin complicaciones.

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